Ablagevorlagen
Beschreibung
<Kurzbeschreibung>
Ablagevorlagen, die in der Administration erstellt werden, stehen allen Benutzern des Archives zur Verfügung. Im Bereich persönliche Ablagevorlagen erstellte Ablagevorlagen stehen nur dem aktuell angemeldeten Benutzer zur Verfügung.
Inhalt |
|---|
Toolbar
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
 | Wiederherstellen Die Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn ein gelöschter Listeneintrag ausgewählt wurde. |
Speichern | |
Hilfe > Hier wird automatisch auf die Wiki-Seite verlinkt |
Eigenschaften
Allgemein
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Name | Name der Ablagevorlage |
ID | Interne ID der Ablagevorlage |
Tab Eigenschaften
Im Tab Eigenschaften wird das Verhalten der Ablagevorlage konfiguriert.
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Beschreibung | Detaillierte Beschreibung der Ablagevorlage |
Nur für die Analyse | Wenn diese Option aktiviert ist, kann die Ablagevorlage nur in den administrativen Abläufen verwendet werden (Beispiel: Angabe der Ablagevorlage in einer Analyseregel), nicht aber bei der manuellen Ablage von Dokumenten. |
Workflow starten | Hier kann ein Workflow ausgewählt werden, welcher beim Ausführen der Ablagevorlage gestartet werden soll. Befindet sich ein Dokument bereits in einem Workflow, wird der Workflow nicht gestartet. |
Existierende Links entfernen | Mit dieser Option werden bereits vorhandene Links (Ablageorte mit denen das Dokument bereits verknüpft ist) entfernt und nur Links für die bei der Ablagevorlage angegebenen Ablageorte erstellt. |
Ablage | Hier wird gesteuert, ob das Dokument nur abgelegt oder ob das Dokument abgelegt und auf archiviert gesetzt werden soll. Ein Dokument, das sich bereits im Archivbereich (Ordner unterhalb des Hauptordners „Ablageorte“) befindet, kann nicht wieder in den Posteingangsbereich zurück verschoben werden. |
Ablageziel | Hier wird ein oder mehrere Pfade angegeben, in dem ein Dokument abgelegt werden soll. |
Auswahl des Ablageziels
Mit der Favoriten-Schaltfläche ist es möglich, einen Ablageort aus den zuletzt besuchten Ablageorte auszuwählen
Wenn ein Ablageort ausgewählt wurde, kann dahinter eine manuelle Pfadangabe oder eine dynamische Angabe via Attribut-Platzhalter erfolgen. Platzhalter werden automatisch vom System mit den Inhalten der angegebenen Dokument-Attribute ersetzt. Weitere Details zu den Platzhaltern können Platzhalter Übersicht nachgelesen werden.
Tab Attribut-Vorbelegung
Mit der Attribut-Vorbelegung können Dokument-Attribute automatisch bei der Ausführung der Ablagevorlage befüllt werden.
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
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Hinzufügen / Entfernen von Attributen | Mit dieser Schaltfläche lassen sich weitere Dokument-Attribute in die Auflistung hinzufügen bzw. wieder entfernen. In dem Dialog Attributliste konfigurieren werden die gewünschten Attribute ausgewählt, die mit der Ablagevorlage verändert werden sollen. |
Kategorie | Wenn eine Kategorie ausgewählt wurde, werden beim Hinzufügen eines weiteren Dokument-Attributs nur die zur angegeben Kategorie dazugehörenden Attribute aufgelistet. |
Alle Überschreiben | Mit dem übergeordneten Auswahlfeld können die Überschreiben-Option aller Attribute aktiviert bzw. deaktiviert werden. |
Überschreiben | Diese Option wird verwendet, wenn in den Dokument-Attributen bereits Werte vorhanden sind und diese mit den hier konfigurierten Werte überschrieben werden sollen. Da beim Dokument immer eine Kategorie vorbelegt ist, wird eine hier ausgewählte Kategorie immer beim Dokument überschrieben. Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, werden die hier konfigurierten Werte nur dann übernommen, wenn beim Dokument noch kein Wert vorhanden ist. |
Wenn ein Attribut ausgewählt wurde, kann ein Wert in das Feld geschrieben werden. Bei Text-Attributen können auch Platzhaltern verwendet werden. Platzhalter werden automatisch vom System mit den entsprechenden Inhalten ersetzt. Weitere Details zu den Platzhaltern können Platzhalter Übersicht nachgelesen werden.