E-Mailregeln
- Heinz Zimmermann
Beschreibung
Mit einer E-Mailregel wird definiert, welche E-Mails archiviert werden sollen. Die E-Mailregeln werden im E-Mail-Connector angewendet, welcher E-Mail-Postfächer im Exchange ausliest oder E-Mails per POP3 von anderen E-Mailserver abruft.
Inhalt |
|---|
Toolbar
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
 | Wiederherstellen Die Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn ein gelöschter Listeneintrag ausgewählt wurde. |
Speichern | |
Hilfe > Hier wird automatisch auf die Wiki-Seite verlinkt |
Eigenschaften
Allgemein
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Name | Name der E-Mailregel |
ID | Interne ID der E-Mailregel |
Tab Eigenschaften
Hier wird das allgemeine Verhalten der E-Mailregel konfiguriert.
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Ausschluss | Mit dieser Option kann eingestellt werden, dass E-Mails, auf die diese Regel zutrifft, nicht verarbeitet werden. Sollten nachfolgend noch weitere Regeln vorhanden sein, werden diese nicht mehr für die aktuell verarbeitete E-Mail berücksichtigt. |
Regel Abbruchbedingung | Beim Setzen dieser Option werden weitere Regeln nicht mehr beachtet. |
OCR für Anhänge unterdrücken | Wird diese Option gesetzt, werden Anhänge nicht durch die OCR verarbeitet. |
Anhänge extrahieren | Wird diese Option verwendet, werden alle Anhänge der E-Mail getrennt und als eigenständige Dokumente archiviert. |
Benachrichtigung | Hier können externe bzw. interne Module (z.B. Capture) für die Benachrichtigung ausgewählt werden, um die E-Mail nach der Analyse automatisch weiterverarbeiten zu lassen. |
Analyseregel für extrahierte Anhänge | Hier kann eine Analyseregel ausgewählt werden, mit der die extrahierten Anhänge verarbeitet werden sollen. Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn die Option Anhänge extrahieren aktiviert ist |
Pfad für exportierte Anhänge | Hier kann ein windowsbasierter Pfad angegeben werden, wohin der exportierte Anhang gespeichert werden soll (z.B.: „C:\Email\Anhänge“). Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn die Option Anhänge extrahieren aktiviert ist. |
Dateifilter für Anhänge | Hier kann definiert werden, welche Dateiformate erlaubt sind. Es können mehrere Filter angegeben werden (Filter getrennt mit “;” (Strichpunkt)). Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn die Option Anhänge extrahieren aktiviert ist. |
Dateifilter für auszuschließende Anhänge | Hier kann definiert werden, welche Dateiformate nicht erlaubt sind. Es können mehrere Filter angegeben werden (Filter getrennt mit “;“ (Strichpunkt)). Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn die Option Anhänge extrahieren aktiviert ist. |
Beispiel für Dateifilter:
*.* > alle Dateiformate sind erlaubt
*.pdf > nur PDF Dateien sind erlaubt
*.tif > nur tif Dateien sind erlaubt
Rechnung.* > nur Dateien in denen „Rechnung“ im Dateinamen vorkommt, sind erlaubt (egal welcher Dateityp).
Der Dateifilter, der alle Dateitypen erlaubt, sollte mit Bedacht verwendet werden, da in diesem Fall sämtliche Anhänge in der E-Mail durch die OCR verarbeitet werden! Firmenlogos bzw. Bilder von Facebook, XING uvm. werden ebenfalls als E-Mailanhang interpretiert.
Tab E-Mail-Filter
In diesem Tab werden die Filter für die E-Mails festgelegt, welche archiviert werden sollen.
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Filtertyp | Typ des Filters. Es wird zwischen Einzelfeld- und Listenfilter unterschieden. Je nach Filtertyp können weitere Felder konfiguriert werden. Die Unterschiede werden nachfolgend beschrieben. |
Einzelfeld-Filter
Filterbereich | Beschreibung |
|---|---|
Absender |
|
Empfänger |
|
Betreff |
|
Text-Inhalt |
|
Anhänge |
|
Bei einem Einzelfeld-Filter können die einzelnen Filterbereiche mit unterschiedlichen Filtern versehen werden.
Filtertyp | Beschreibung |
|---|---|
Filter mit Platzhaltern | Hier können E-Mail-Adressen mit Platzhaltern angegeben werden. Es ist möglich mit * (Stern) Teile von E-Mail-Adressen zu ignorieren. Beispiel Filterausdruck *@accantum* im Filterbereich Absender: Hier werden alle E-Mails berücksichtigt, die @accantum im Absender enthalten. Ferner kann mit einem | (Pipe) z.B. eine weitere Adresse hinterlegt werden: *@accantum*|*@contopor* Erklärung: | (Pipe) wird als „Oder“ interpretiert. Weitere Details zu den Platzhaltern können in der Übersicht der Platzhalter nachgelesen werden: |
Filter mit regulärem Ausdruck | Über diese Filtereinstellung ist es möglich, E-Mails mit einem regulären Ausdruck zu filtern. Weitere Informationen zu regulären Ausdrücken finden Sie hier. |
Listenfilter | Folgende Filter stehen zur Verfügung:
|
Erweiterter Filterausdruck
Bei dieser Einstellung ist es möglich, Platzhalter im Filterausdruck zu verketten.
Es stehen folgende Platzhalter zur Verfügung:
FROM Absender
TO Empfänger
SUBJECT Betreff
BODY Textinhalt
ATTACHMENT Anhang
!= Ungleich
Tab Ablage
In diesem Tab kann konfiguriert werden, wie die E-Mail abgelegt und ob ein Workflow gestartet werden soll
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Workflow starten | Auswahl eines Workflows, welcher nach der Archivierung der E-Mail gestartet werden soll. |
Ablage | Hier wird angegeben, ob die E-Mail in den Posteingang oder in einen Ablageort abgelegt werden soll und ob die E-Mail sofort auf archiviert gesetzt werden soll. |
Ablageziel | Hier können ein oder mehrere Pfade angegeben werden, in dem die E-Mail abgelegt werden soll. |
Weitere Informationen zur Konfiguration von Ablagen finden Sie auch bei der Konfiguration der Ablagevorlagen.
Tab Attribut-Vorbelegung
In diesem Tab kann konfiguriert werden, ob bei der Archiverung der E-Mail ausgewählte Dokumentattribute mit Werten vorbelegt werden sollen. Eine detaillierte Beschreibung zur Konfiguration der Attribut-Vorbelegung finden Sie bei der Konfiguration der Ablagevorlagen.
Verwandte Themen