Erfassungsvorlagen
Beschreibung
Hier können Erfassungsvorlagen verwaltet werden. Neue Erfassungsvorlagen werden normalerweise direkt in der Erfassung angelegt und an geänderte Dokumente angepasst, jedoch sind hier in der Administration der Erfassungsvorlagen noch weitere Funktionalitäten möglich, z.B. die Erfassungsvorlagen zu exportieren und importieren.
Liste der Erfassungsvorlagen
In der Liste der Erfassungsvorlagen sind mehr als die üblichen Funktionalitäten enthalten, weshalb hier nochmal speziell auf die Toolbar der Liste eingegangen werden soll.
Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Aktualisieren der Liste | |
Neue Erfassungsvorlage erstellen | |
Neue Erfassungsvorlage erstellen basierend auf der ausgewählten Erfassungsvorlage | |
Ausgewählte Erfassungsvorlage löschen | |
Reihenfolge der ausgewählten Erfassungsvorlage ändern | |
Erfassungsvorlagen importieren | |
Erfassungsvorlagen exportieren | |
Kennzeichen, ob in der Liste auch die gelöschten Erfassungsvorlagen angezeigt werden sollen (Erfassungsvorlagen werden nur logisch gelöscht und können somit jederzeit wiederhergestellt werden) | |
Erfassungsvorlage suchen | |
Erfassungsvorlage nach einer bestimmten COG (Capture Organisation Group) | |
System-Dokumentation für Erfassungsvorlagen erstellen |
Toolbar
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Wiederherstellen Die Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn ein gelöschter Listeneintrag ausgewählt wurde. | |
Speichern | |
Erfassungsvorlage mit der Dokumentenansicht öffnen Öffnet die Erfassungsvorlage in der Dokumentenansicht, so dass z.B. auch die Positionen von Attributen verändert und Tabellen angepasst werden können | |
Hilfe > Hier wird automatisch auf die Wiki-Seite verlinkt |
Eigenschaften
Allgemein
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Vorlagenname | Name der Erfassungsvorlage |
ID | Interne ID der Erfassungsvorlage |
Beschreibung | Detaillierte Beschreibung der Erfassungsvorlage |
Organisationsgruppe | COG, welcher die Erfassungsvorlage zugehören soll |
Tab Attribute
In diesem Bereich können vorhandene Identifier und Attribute zur Erfassungsvorlage eingesehen und verändert werden.
Die Konfiguration von Attributen in der Erfassungsvorlage ist auf der Seite Tab: Attribute der Erfassungsvorlage detailliert beschrieben.
Tab Tabelle
Im Tab Tabelle kann die Erkennung von Tabellenpositionen konfiguriert werden.
Die Konfiguration von Tabellen in der Erfassungsvorlage ist auf der Seite Tab: Tabelle in der Erfassungsvorlage detailliert beschrieben.
Tab Einstellungen
Im Tab Einstellungen kann u.a. ein Export der erfassten Daten konfiguriert werden. Bei einem Export der erfassten Daten können diese dann durch ein Drittsystem (z.B. [accantum] Workflow Management System) weiterverarbeitet werden.
Die Konfiguration von Einstellungen in der Erfassungsvorlage ist auf der Seite Tab: Einstellungen der Erfassungsvorlage detailliert beschrieben.
Tab [accantum] DMS
Im Tab [accantum] DMS kann neben den Zuordnungen der Erfassungsattributen zu den DMS Dokument-Attributen auch das Verhalten für die Dokumentablage konfiguriert werden. Details hierzu sind auf der Seite Tab: Accantum-Einstellungen der Erfassungsvorlage näher beschrieben.
Erfassungsvorlage mit der Dokumentansicht öffnen
Mit der Schaltfläche Erfassungsvorlage mit der Dokumentenansicht öffnen kann zusätzlich zu den linken Angaben der Erfassungsvorlage (Tabs: Attribute, Tabelle, Einstellungen, Accantum) noch zusätzlich ein dazugehöriges Dokument eingeblendet werden.
Bei jeder Bearbeitung der Erfassungsvorlage wird das angezeigte Dokument bei der Erfassungsvorlage gespeichert, so dass damit immer ein passendes Dokument zur Verfügung steht. Sollte das Dokument jedoch nicht mehr existieren (z.B. weil es gelöscht wurde), dann wird in der Ansicht kein Dokument dargestellt. Stattdessen wird die Meldung „Es ist kein Dokument hinterlegt…“ angezeigt.
Über die Schaltfläche Ein anderes Dokument zur Anwendung der Erfassungsvorlage öffnen kann dann aus dem System ein anderes Dokument ausgewählt werden.
Es öffnet sich ein Suchdialog, in dem das entsprechende Dokument im System gesucht und ausgewählt werden kann.
Sobald das Dokument ausgewählt und bestätigt wurde, wird dieses in der Erfassungsvorlage angezeigt.
Zur besseren Ansicht beider Bereiche (linker Bereich die Tabs: Attribute, Tabelle, Einstellungen, Accantum / rechter Bereich: die Ansicht des Dokuments) kann der Trennbalken zwischen beiden Fenstern entsprechend verschoben werden.
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