Suchvorlagen
- Heinz Zimmermann
Beschreibung
Für die Suche nach Dokumenten können verschiedene Suchvorlagen definiert werden. Damit lassen sich bereits im Vorfeld ausgeklügelte Suchen konfigurieren, so dass der Benutzer bei der Anwendung der Suchvorlagen optimierte Suchergebnisse erhält.
Bei der Anlage einer Suchvorlage muss zunächst unterschieden werden, ob eine Vorlage zur erweiterte Suche oder eine Attributsuche erstellt werden soll
Bei der erweiterten Suche kann nach genau einem Suchbegriff innerhalb von Dokumentattibuten suchen. Der Suchbegriff selbst kann mehrere Wörter (getrennt durch Leerzeichen) enthalten, bei der je nach Einstellung (Und- bzw. Oder-Suche) nur ein Wort bzw. alle Wörter in einem Attribut vorkommen müssen. Die erweiterte Suche wird hauptsächlich dazu verwendet, um eine Suche nach einem Wert abzusetzen, ohne genau zu wissen, ob und in welchem Attribut der gesuchte Wert hinterlegt ist.
Im Gegensatz dazu kann bei der Attributsuche in mehreren Attributen gezielt nach unterschiedlichen Begriffen gesucht werden. So ist es z.B. möglich, im Attribut Projektnummer eine Projektnummer anzugeben und beim Attribut Kundennummer eine Kundennummer. Die Verwendung der Attributsuche setzt voraus, dass bei den Dokumenten die Metadaten (z.B. Projektnummer, Kundennummer) sauber gepflegt und lückenlos vorhanden sind. Ist das gewährleistet, dann kann damit eine zielgerichtete und sehr exakte Suche durchgeführt werden.
Suchvorlagen, die in der Administration erstellt wurden, stehen allen Benutzern des Archivs zur Verfügung. Die unter Optionen > Persönliche Suchvorlagen erstellte Suchvorlagen stehen nur dem aktuellen Benutzer zur Verfügung.
Suchvorlagen können auch dazu verwendet werden, um die Zugriffsrechte eines Benutzers einzuschränken. Hierzu kann beim Benutzer unter “Filter der Suchvorlage” eine Suchvorlage ausgewählt werden. Hierbei werden jedoch nur die Suchfilter der Suchvorlage verwendet, nicht jedoch Einschränkungen nach Pfaden oder die Konfigurationen unter dem Tab “Einstellungen”.
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