Dokumenten Management System (DMS)
Digitale Archivierung…
…revisionssicher und gesetzeskonform
Die Flut an Daten — egal ob klassisch auf Papier, digital oder per E-Mail — wächst ständig. Vor diesem Hintergrund sowie aufgrund verschärfter Compliance-Richtlinien und beschränkter Budgets gewinnt die gesetzeskonforme und kostensparende digitale Langzeitarchivierung von Daten zunehmend an Bedeutung.
Digitale Archivierung bietet im Vergleich zur klassischen Dokumentenbearbeitung / -ablage eine Reihe von Vorteilen. Die frühzeitige Erfassung ermöglicht die schnelle Verfügbarkeit von Dokumenten und verkürzt Prozessdurchlaufzeiten. Verteilerkopien sind nicht mehr notwendig, da alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die Dokumente der Datenbank haben. Der Wegfall der Ordnerablage für die meisten Dokumente verringert den Platzbedarf und Aufwand für die manuelle Ablage.
Die digitale Akte schafft für das Unternehmen Transparenz über seine Dokumente und damit verbundene Informationen. Personal- und Vertragsdokumente enthalten hochsensible Daten, deren Schutz besonders wichtig ist, und deren Zugriff genau gesteuert und protokolliert werden sollte. Dies erfordert eine rechtegesteuerte Verwaltung sowie die Beachtung von IT-Compliance und Gesetzesvorgaben wie der GoDB und DSGVO.
Zusätzlich stellen sog. Aufgaben sicher, dass kein Termin versäumt wird. Filter- und Reportfunktionalitäten ermöglichen einen schnellen Überblick.
Aufbau [accantum] DMS
DMS-Plattform | Dieser zentrale Baustein läuft als eigenständiger Windowsdienst im Hintergrund und stellt alle benötigten Subsysteme zur Verfügung. Die Plattform verwendet eine MS SQL Datenbank. |
Module / AddIns | Erweitern die Plattform um zusätzliche Möglichkeiten. Dies reicht vom E-Mail Connector über die Dropzone (einfaches Einbringen von Dokumenten) bis zur Integration in Anwendungen von Drittherstellern (z.B. ERP, SAP, etc.) |
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