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Name

Name des Workflows

ID

Interne ID des Workflows

Beschreibung

Dieses Feld dient der Beschreibung des Workflows und welche Ziele dieser hat.

Workflow-Verwalter

Hier kann ein Workflow-Verwalter für den Workflow zugewiesen werden. Ein Workflow-Verwalter kann z.B. benachrichtigt werden, wenn ein Workflow eskaliert.

Workflow-Eskalation

Kennzeichen, ob der Workflow-Verwalter per E-Mail benachrichtigt werden soll, wenn ein Workflow eskaliert (bezogen auf den gesamten Workflow, nicht zu verwechseln mit der Eskalation einer einzelnen Aufgabe des Workflows)

MS Teams Benachrichtigungen

Wenn bei einer Eskalation eine Benachrichtigung an einen MS Teams Kanal geschickt werden soll, kann hier ein Teams Kanal ausgewählt werden.

Teams Kanäle können bei der Administration der Teams Kanäle konfiguriert werden.

Export-Pfad

Hier kann ein bereits angelegter Export-Pfad angegeben werden (Export-Pfade werden bei der Administration der Export-Pfade angelegt).

Anzahl Tage bis zur Eskalation

Hier kann ein Zeitraum in Tagen, Stunden und Minuten angegeben werden, bis der gesamte Workflow durchlaufen werden muss, bevor dieser eskaliert. Die Zeit beginnt zu laufen, sobald ein Workflow gestartet wurde. Der angegebene Zeitraum kann nicht kürzer sein, als der längste Eskalalationszeitraum einer einzelnen Aufgabe.

Hinzufügen einer Aufgabe

Löschen einer Aufgabe

Wiederherstellen einer Aufgabe. Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn in der Liste eine gelöschte Aufgabe ausgewählt wurde.

Gelöschte Elemente anzeigen

Kennzeichen, ob in der Liste auch gelöschte Aufgaben angezeigt werden sollen.

Spalte Name der Liste

Der Name der Aufgabe ist mit einem Link versehen, über den eine bestehende Aufgabe bearbeitet werden kann.

Nummer / Name

Hier wird die Nummer und der Name der Aufgabe eingetragen. Auch wenn es nicht zwingend erforderlich ist, sollte darauf geachtet werden, dass die vergebene Nummer eindeutig ist.

Beschreibung

Hier kann beschrieben werden, welche Tätigkeit mit dieser Aufgabe ausgeführt werden muss. Die hier eingetragene Beschreibung sieht der Anwender des Workflows (hier könnte also die Workflowanweisung stehen).

Wenn in der Beschreibung einer Aufgabe ein Link angegeben wird, dann wird dieser bei der Aufgabe als Link angezeigt. Wird dieser Link angeklickt, so öffnet sich die damit verlinkte Webseite in einem neuen Tab des Browsers. Damit könnte eine umfangreiche Verfahrensanweisung für die Erledigung der Aufgabe verlinkt werden.

Zu bearbeiten durch

Hier wird festgelegt, ob ein einzelner Benutzer oder eine Gruppe die Aufgabe bearbeiten muss.

Aktuellen Benutzer bevorzugen

Wenn diese Option aktiv ist, dann wird der aktuelle Benutzer, welcher den Workflow startet, als Bearbeiter für die erste Aufgabe bestimmt. In diesem Fall wird die Einstellung Zu bearbeiten durch ignoriert.

Anzahl der erforderlichen Zustimmungen

Diese Option ist nur dann verfügbar, wenn bei dem Feld Zu bearbeiten durch eine Gruppe ausgewählt wurde. Hier kann festgelegt werden, wie viele Zustimmungen erforderlich sind, damit die Aufgabe weiterbearbeitet oder abgeschlossen werden kann.

Max. Bearbeitungszeit

Hier kann ein Zeitraum festgelegt werden, innerhalb dessen die Aufgabe abgeschlossen werden muss. Wird die Bearbeitungsdauer überschritten, eskaliert die Aufgabe und es werden je nach Konfiguration Benachrichtigungen versendet.

Aufgaben-Verwalter

Hier kann ein Aufgaben-Verwalter für die Aufgaben zugewiesen werden

Benachrichtigungen

E-Mail-Benachrichtigung des Workflow-Verwalters bei Überschreitung der max. Bearbeitungsdauer einer Aufgabe erfolgen, wenn die Bearbeitungsdauer der Aufgabe überschritten wird. Diese Optionen wird erst aktiv, wenn ein Aufgaben-Verwalter ausgewählt wurde.

Mit der Option E-Mail-Benachrichtigung, sobald eine Aufgabe in der Aufgabenliste angezeigt wird wird der Benutzer oder die Gruppe, die bei dem Feld Zu bearbeiten durch eingestellt wurde, benachrichtigt, wenn die Aufgabe aktiv wird.

MS Teams Benachrichtigung

Hier kann jeweils ein MS Teams Kanal ausgewählt werden, in den bei einer Eskalation bzw. beim Start einer Aufgabe eine Benachrichtigung geschickt werden soll.

Hinzufügen einer Schaltfläche

Gelöschte Elemente anzeigen

Kennzeichen, ob in der Liste auch gelöschte Aufgaben angezeigt werden sollen.

Ändern der Reihenfolge der Schaltflächen

Löschen einer Schaltfläche

Wiederherstellen einer gelöschten Schaltfläche

Name der Schaltfläche

Bezeichnung der Schaltfläche. Die Bezeichnung wird auf der Schaltfläche angezeigt.

Nächster Schritt

Hier kann eine Folgeaufgabe angegeben werden, welche nach dem Drücken der Schaltfläche aufgerufen wird.

Abbrechen

Hier kann definiert werden, bei welcher Schaltfläche der Workflow als „abgebrochen“ gekennzeichnet wird. Dieser Zustand tritt dann in Kraft, wenn bei der Aufgabe eine „Mehrfachzustimmung“ eingestellt ist und eine Pattsituation entstehen könnte (Beispiel: Zwei Zustimmungen erforderlich: einer stimmt zu – einer lehnt ab).

Ablagevorlage

Hier kann gewählt werden, ob eine Ablagevorlage (zur Definition des Zielordners des Dokuments oder zum Start eines Folgeworkflows) verwendet werden soll.

Benachrichtigung

Hier kann gewählt werden, ob weitere Module (für Folgeaktionen mit dem Dokument) benachrichtigt werden sollen.

Export

Hier kann angegeben werden, welche Daten zu einem Dokument beim Drücken der Schaltfläche exportiert werden sollen. Es stehen folgende Daten für den Export zur Verfügung:

• Metadaten
  Metadaten werden in einer XML-Struktur exportiert, damit sie z.B. in externen Systemen weiterverarbeitet werden können.

• Dokument (inkl. Stempel & Notizen)
  Das Dokument wird inklusive den aufgebrachten Stempeln und Notizen exportiert. Ein im Original enthaltenes Zertifikat ist nicht mehr vorhanden.

• Original
  Es wird das Original-Dokument exportiert.

• Anhänge
  Es werden alle beim Dokument enthaltenen Anhänge exportiert

Weitere Informationen zur Einrichtung von Export-Pfaden können bei der Administration der Export-Pfade nachgelesen werden.

Auswahlliste

Auswahl der Kategorie, um die Liste der Attribute nach den der Kategorie zugeordneten Attributen zu filtern.