Kategorien
Beschreibung
Mit Kategorien können Dokumente kategorisiert werden. Da den Kategorien unterschiedliche Attribute zugewiesen werden können, sind bei Dokumenten unterschiedlicher Kategorie auch unterschiedliche Attribute sichtbar. Unabhängig davon können bei Kategorien auch unterschiedliche Verhalten konfiguriert werden (z.B. Workflows gestartet bzw. andere Module benachrichtigt werden). Ebenso lassen sich Berechtigungen auf Dokument-Kategorien vergeben.
Toolbar
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
 | Wiederherstellen Die Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn ein gelöschter Listeneintrag ausgewählt wurde. |
Speichern | |
Hilfe > Hier wird automatisch auf die Wiki-Seite verlinkt |
Eigenschaften
Allgemein
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Name | Name der Kategorie |
ID | Interne ID der Kategorie |
Tab Eigenschaften
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Aufbewahrungsfrist | Die „Aufbewahrungsfrist“ eines Dokuments legt fest, wie lange ein Dokument mindestens im Archiv (zwingend) aufbewahrt werden muss. Das Ausgangsdatum für die Berechnung ist der erste vorhandene Datumswert (Dokumentdatum) eines Dokuments. Das aktuelle Datum wird auf den angegebenen Beginn der Aufbewahrungsfrist (Tag - Monat) summiert und anschließend die Aufbewahrungsfrist in Jahren hinzugefügt.
Beispiel: 10 Jahre Aufbewahrungsfrist: „Beginn der Aufbewahrungsfrist“ am 01.01. 10 Jahre Aufbewahrungsfrist: „Beginn der Aufbewahrungsfrist“ am 01.01.
|
Beginn der Aufbewahrungsfrist | Normalerweise beginnt die Aufbewahrungsfrist immer zum 01.01. Jedoch kann es vorkommen, dass der Stichtag für die Aufbewahrungsfrist davon abweicht. In diesem Fall kann hier ein abweichender Stichtag eingegeben werden. |
OCR für Anhänge unterdrücken | Ist diese Einstellung aktiviert, wird für nachträglich hochgeladene Dateien zum Dokument im Archivsystem, keine OCR-Verarbeitung durchgeführt. Im Falle einer E-Mail-Nachricht inklusive Anhang wird für die anhängende Datei der E-Mail keine OCR-Verarbeitung durchgeführt. Die Einstellungsbereiche für Anhänge betreffen entweder Anhänge, die nachträglich zum Dokument hochgeladen werden oder im Falle einer E-Mail-Nachricht die anhängten Dateien. |
Anhänge nicht archiviert setzen | Ist diese Einstellung aktiviert, wird für nachträglich hochgeladene Dateien zum Dokument im Archivsystem kein Setzen der Revisionssicherheit durchgeführt. Im Falle einer E-Mail-Nachricht inklusive Anhang wird für die anhängende Datei der E-Mail keine Aktivierung der Revisionssicherheit durchgeführt. Sollte die Revisionssicherheit nicht gesetzt sein, können die Anhänge zu einem revisionssicher gesetzten Dokument beispielweise entfernt werden. |
Beim Ablegen Workflow starten | Ist diese Einstellung aktiviert, wird für ein Dokument der ausgewählte Workflow gestartet. Voraussetzung für den Workflowstart ist zunächst die Zuordnung der entsprechenden Kategorie und weiterhin das Verschieben des Dokuments unterhalb der Ablageorte (Ordner) im Archiv. |
Zulassen für archivierte Dokumente | Ändern von Dokumenteigenschaften Hinzufügen/Entfernen von Stempeln Hinzufügen/Entfernen von Anhängen Neue Dokumentversion erstellen |
Archivierte Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch löschen | Ist diese Einstellung aktiviert, werden die Dokumente automatisch in den Papierkorb verschoben sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Das automatische Löschen sollte mit Bedacht gewählt werden. Da die Aufbewahrungsfrist anhand des Dokumentdatums berechnet wird, kann es beim Archivieren von älteren Dokumenten passieren, dass diese unvermittelt gelöscht werden, wenn die (z.B. anhand der ermittelten Kategorie) berechnete Aufbewahrungsfrist zum Zeitpunkt des Dokumenteingangs bereits überschritten wurde. Die automatisch gelöschten Dokumente liegen nach dem Löschen im Papierkorb und können wiederhergestellt werden. Jedoch werden diese am nächsten Tag bzw. nach einem Dienste-Neustart erneut gelöscht, wenn die Aufbewahrungsfrist nicht manuell verlängert wurde. Automatisch verschobene Dokumente können wiederhergestellt werden. Sollte die Aufbewahrungsfrist nicht manuell geändert werden, wird das Dokument am folgen Tag wieder gelöscht. |
Tab Zuordnungen
Hier können der Kategorie benutzerdefinierte Attribute zugeordnet werden.
Tab Benachrichtigungen
Beim Eintreten von bestimmten Ereignissen können je Kategorie andere Module benachrichtigt werden. Dies dient z.B. dazu, dass Dokumente nach der Ablage z.B. durch das [accantum] Workflow Management System weiter verarbeitet werden. Bei der Auswahl der Module stehen nur lizenzierte Module zur Verfügung, die eine Benachrichtigung unterstützen. Es können mehrere Module pro Ereignis ausgewählt werden.
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Nach Ablage | Das Ereignis tritt ein, wenn ein Dokument vom Posteingang ins Archiv (= Ordner unterhalb der Ablageorte) abgelegt wird. |
Nach Archivierung | Das Ereignis tritt ein, wenn ein Dokument revisionssicher archiviert wird. |
Nach Abschluss eines Workflows | Das Ereignis tritt ein, wenn die letzte Aufgabe eines Workflows beendet wird. |
Erfassung auf COG beschränken | Diese Auswahlliste steht nur zur Verfügung, wenn bei einem der Ereignisse der ACC Capture-Process benachrichtigt werden soll. In diesem Fall muss hier noch die COG (Capture Organisationsgruppe) bestimmt werden. |
Tab Berechtigungen
Im Tab „Berechtigungen“ können Rechte von Gruppen und Benutzern auf die Kategorie vergeben bzw. eingeschränkt werden. Mit den Kategorie-Berechtigungen können Zugriffe auf Dokumente dieser Kategorie gezielt vergeben werden (z.B. Personal-Dokumente, Rechnungen, Verträge). Weitere Informationen zu den Berechtigungen können bei den Ordner-Berechtigungen nachgelesen werden.
Tab Attribut-Vorbelegung
Hier können verschiedene Attribute festgelegt werden. Wird einem Dokument diese Kategorie zugewiesen, dann werden diese Werte automatisch an das Dokument übertragen. Beim Dokument können diese vorbelegten Werte nachträglich noch verändert werden.
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Umsatzsteuer | Kennzeichen, ob das Dokument für die Umsatzsteuer relevant ist. |
Einkommensteuer | Kennzeichen, ob das Dokument für die Einkommensteuer relevant ist. |
Sozialversicherung | Kennzeichen, ob das Dokument für die Sozialversicherung relevant ist. |
Datenschutz nach DSGVO | Datenschutzstufe nach DSGVO |