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Persönliche Ordner autom. erstellen

Hier wird eingestellt, ob der persönliche Ordner eines neuen Benutzers automatisch erstellt werden soll.

Berechtigungen für persönliche Ordner

Hier kann konfiguriert werden, welche Berechtigungen auf persönliche Ordner angewendet werden sollen.

Binärdaten-Cache unterdrücken

Empfohlen wird hier die Deaktivierung, damit die Binärdaten gecached werden, um die Geschwindigkeit beim Aufbereiten der Dokumentendaten zu beschleunigen. Die Binärdaten werden als temporäre Datei in den Cache gelegt, dadurch wird ein wesentlich schnellerer Zugriff auf die Daten möglich.

Binärdaten-Cache-Dauer (in Minuten)

Die Binärdaten Dauer gibt an, wie lange die Datei im Cache behalten wird.

Binärdaten-Cache Lesetimeout (in Minuten)

Der Timeout, der beim Lesen der wiederherzustellenden Binärdaten verwendet werden soll, so dass weitere verschiedene Prozesse darauf zugreifen können. Je höher der Wert ist, umso länger warten die Prozesse auf die Antwort. Wenn es Fehlermeldungen gibt, dass Zugriffsverletzungen auf die Cachedateien aufgetreten sind, dann sollte der Wert nach oben gesetzt werden. Beispiel: Wenn die CPU komplett mit der OCR Verarbeitung ausgelastet ist, bleibt zu wenig Zeit um die Dateien wiederherzustellen.

Hashcode beim Laden von binären Daten autom. prüfen (nur mit Cache)

Beim Wiederherstellen von Dateien aus dem Storage, wird der Hashcode für alle Dateien geprüft, wenn der Wert aktiviert ist (Ressourcenlastig). Der Binärdaten Cache darf nicht unterdrückt sein.

Liste mit Dateiendungen für OCR-Inhalte

Das sind die unterstützen Dateiendungen seitens ABBYY, hier kann z.B. eine Dateiendung für Bilder bei E-Mail-Anhängen entfernt werden, damit diese Dateien nicht durch die Texterkennung laufen.

Minimale Größe der OCR-Inhalte

Hier wird eingestellt, wie groß eine Datei sein muss (in Bytes), damit diese durch die Texterkennung läuft.

AD-Import automatisch bei Anmeldung

Wird diese Option aktiviert, wird bei jeder Anmeldung mit Windows-Authentifizierung in [accantum] versucht, den aktuellen Benutzer aus dem „Active Directory“ zu importieren sofern dieser noch nicht existiert. Die nachfolgenden Einstellungen werden dafür ebenfalls verwendet.

AD-Import Gruppe

Hier wird der Name der AD-Gruppe vom AD angegeben.

AD-Import Server

Hier wird der Server (z.B. Domain-Controller), der für den AD-Import genutzt wird hinterlegt.

Zu verwendender Benutzertyp (AD-Import)

Bei dieser Einstellung kann konfiguriert werden, welcher Accantum-Benutzertyp auf die importierten Benutzer angewendet werden soll.

Weitere Details zu den Accantum-Benutzertypen, können hier nachgelesen werden: Benutzertyp (Lizenztyp) Übersicht.

Impressum

Hier kann ein Weblink vom Impressumsbereich einer Website angegeben werden. Der Zugriff auf die Website erfolgt mit Klick auf den Knopf am Ende des Feldes.

Datenschutz

Hier kann ein Weblink vom Datenschutzbereich einer Website angegeben werden. Der Zugriff auf die Website erfolgt mit Klick auf den Knopf am Ende des Feldes.

Rechtliches

Hier kann ein Weblink vom rechtlichen Bereich einer Website angegeben werden. Der Zugriff auf die Website erfolgt mit Klick auf den Knopf am Ende des Feldes.

Gültigkeitsdauer des Passworts (in Tagen)

Hier kann konfiguriert werden, wie vielen Tage das Passwort gültig ist.

Minimale Länge des Passworts

Hier kann konfiguriert werden, wie viele Zeichen mindestens das Passwort eines Benutzers haben muss.

Minimale Anzahl Kleinbuchstaben

Hier kann konfiguriert werden, wie viele Zeichen Kleinbuchstaben mindestens das Passwort eines Benutzers haben muss.

Minimale Anzahl an Großbuchstaben

Hier kann konfiguriert werden, wie viele Großbuchstaben mindestens das Passwort eines Benutzers haben muss.

Minimale Anzahl Ziffern

Hier kann konfiguriert werden, wie viele Ziffern mindestens das Passwort eines Benutzers haben muss.

Minimale Anzahl Sonderzeichen

Hier kann konfiguriert werden, wie viele Sonderzeichen mindestens das Passwort eines Benutzers haben muss.

Ablagevorlage für nicht erkannte Dokumente

Hier kann eine Ablagevorlage für nicht erkannte Dokumente hinterlegt werden.

Bei “nicht erkannten Dokumenten” handelt es sich um Dokumente, für die keine passende Erfassungsvorlage gefunden werden konnte. Wenn bei einer COG eine Standard-Vorlage hinterlegt ist, dann gilt das Dokument als “erkannt”.

Benachrichtigung nur bei nicht erkannten Dokumenten

Angabe der Module, die zu benachrichtigen sind, wenn ein Dokument nicht erkannt wurde.

Nur nicht erkannte Dokumente auf Status 'Abgeschlossen' setzen

Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten nicht erkannte Dokumente im Capture den Status „Abgeschlossen“.

Ablagevorlage bei Auftreten eines Fehlers

DMS 7.0.6

Hier kann eine Ablagevorlage beim Auftreten eines Fehlers hinterlegt werden.

Ein Fehler tritt dann auf, wenn es sich um ein ungültiges bzw. Passwort-geschütztes PDF-Dokument handelt, welches nicht verarbeitet werden kann. Ebenso als Fehler gilt, wenn z.B. ein im Capture ermittelter Wert nicht in das zugewiesene Dokumentenattribut gespeichert werden kann, da sich der Wert nicht in der vorgegebenen Auflistung befindet.

Benachrichtigung bei Auftreten eines Fehlers

DMS 7.0.6

Angabe der Module, die zu benachrichtigen sind, wenn ein Fehler aufgetreten ist

Abschließen bei Auftreten eines Fehlers

DMS 7.0.6

Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten Dokumente, bei denen in der Verarbeitung ein Fehler aufgetreten ist, im Capture den Status „Abgeschlossen“.

Benachrichtigung bei nicht erfolgreich erkannten Dokumenten

Angabe der Module, die zu benachrichtigen sind, wenn ein Dokument nicht erfolgreich erkannt wurde.

Nicht erfolgreich erkannte Dokumente auf Status 'Abgeschlossen' setzen

Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten nicht erfolgreich erkannte Dokumente im Capture den Status „Abgeschlossen“.

Zusätzliche spezifische Sprachen für die Erfassung

Hier können Ausführungen diverser Sprachen angegeben werden, damit landesspezifische Begrifflichkeiten über die Erfassung erkannt werden können.

Standard-COG

Wurde eine Standard-COG auswählt, wird bei jeder Auswahl einer COG (z.B. im Dialog "Erfassung auf COG beschränken" oder bei der Konfiguration einer Benachrichtigung für die Erfassung) die leere Auswahl ("-") entfernt und die Standard-COG vorausgewählt. Somit wird damit erzwungen, dass der Benutzer immer eine COG auswählen muss (bzw. es bei der vorselektierten Default-COG belässt).

Wurde eine Standard-COG angegeben, so werden bei der Ausführung einer Formular-Erkennung nur Erfassungsvorlagen berücksichtigt, welche der COG zugewiesen sind. Erfassungsvorlagen, welche noch keiner COG zugewiesen wurden, werden bei der Formular-Erkennung nicht berücksichtigt.

Ohne Angabe einer Standard-COG ist das Verhalten wie bisher.

Dokument beim Öffnen aus der Dokumentenliste automatisch sperren

Wird dieses Kennzeichen gesetzt, dann wird das Dokument automatisch gesperrt, sobald es aus der Dokumentenliste geöffnet wird. Die Sperre wird wieder aufgehoben, sobald das Dokument geschlossen wird

Dokument beim Öffnen aus der Aufgabenliste automatisch sperren

Wird dieses Kennzeichen gesetzt, dann wird das Dokument automatisch gesperrt, sobald es aus der Aufgabenliste geöffnet wird. Die Dauer der Sperre hängt vom nächsten Parameter ab.

Aufgaben-Dokument nur beim Abschließen der Aufgabe automatisch entsperren

Wird dieses Kennzeichen gesetzt, dann wird das Dokument erst beim Abschließen einer Aufgabe entsperrt. Beim Schließen des Dokuments wird die Sperre nicht aufgehoben.

Wird dieses Kennzeichen nicht gesetzt, dann wird die Sperre beim Schließen des Dokuments aufgehoben, unabhängig davon, ob die Aufgabe abgeschlossen wird.

Wird der Browser geschlossen, ohne das Dokument vorher zu schließen, so bleibt die Sperre erhalten.

Ein manuell über die Toolbar gesperrtes Dokument wird nicht automatisch entsperrt. Diese manuell gesetzte Sperre muss auch manuell wieder über die Toolbar entsperrt werden.

Über die Toolbar kann auch eine automatisch gesetzte Dokument-Sperre immer aufgehoben werden.

Wenn dem Benutzer die Berechtigung „Dokument bearbeiten“ fehlt, dann wird das Dokument nicht automatisch gesperrt.

Dokumentennamen für Download und E-Mailversand verwenden

Wird diese Option verwendet, werden die Dokumentennamen, die im Archiv vergeben wurden, bei Downloads und beim E-Mailversand verwendet (nicht der originale Dateiname).

Anzahl der Dokumente im Posteingang anzeigen

Mit dieser Option wird nach dem Posteingangsnamen die Zahl der darin enthaltenen Dokumente angezeigt.

Standard-Analyseregel

Diese Analyseregel wird verwendet, wenn keine passende Analyseregel gefunden werden konnte. Dieses Verhalten kann auftreten, wenn Dokumente zur Übertragung an das System nicht in einem „Filepicker Verzeichnis“, sondern direkt im „Scan-Verzeichnis“ abgelegt wurden.

Standardstufe für Datenschutz nach DSGVO

Hier kann die Standardstufe für die personenbezogenen Daten angegeben werden.

Vollständige Archiv-URL

Diese URL wird für die Benutzung des Systems über den Internetbrowser verwendet.

Die „Vollständige Archiv-URL“ wird benötigt, um gültige Links aus [accantum] versenden zu können.

Standard-Sprache

Hinterlegte Standard-Sprache für die Dokumente im System.

Visuelle Anzeige von Stempeln und Notizen

Diese Einstellung gibt an ob es generell gestattet ist, Dokumente mit grafischen Stempeln und Notizen zu versehen.

Stempel versionsabhängig speichern

Diese Einstellung legt fest, ob die in Dokumenten aufgebrachte Stempel standardmäßig nur in der aktuellen Dokumentenversion sichtbar sind.
Die Einstellung kann für jeden Stempel überschrieben werden.

Notizen versionsabhängig speichern

Diese Einstellung legt fest, ob die in Dokumenten aufgebrachte Notizen standardmäßig nur in der aktuellen Dokumentenversion sichtbar sind.
Die Einstellung kann für jede Notiz überschrieben werden.

Stempel von Vorgängerversion übernehmen

Diese Einstellung legt fest, ob beim Erstellen einer neuen Dokumentenversion die Stempel der Vorgängerversion übernommen werden sollen.

Notizen von Vorgängerversion übernehmen

Diese Einstellung legt fest, ob beim Erstellen einer neuen Dokumentenversion die Notizen der Vorgängerversion übernommen werden sollen.

Neue Attribute nicht automatisch allen Kategorien zuweisen

Mit diesem Kennzeichen kann eingestellt werden, ob bei der Neuanlage eines Attributs dieses automatisch allen Kategorien zugeordnet werden soll. Wenn das Kennzeichen nicht gesetzt ist, müssen neue Attribute manuell den jeweiligen Kategorien zugeordnet werden, damit diese bei Dokumenten verfügbar sind.

Ablagepfad für automatisch erstellte Dokumentationen

Die in der Administration erstellte Systemdokumentation (Einzelberichte über alle administrativen Einstellungen) werden im Archiv im Ordner “Dokumentationen” abgelegt. Mit dieser Einstellung kann eine entsprechende Unterstruktur festgelegt werden um verschiedene Dokumentationstände zu unterteilen.
Der beim Erstellen der Dokumentation angegebene Name wird im Dokumentattribut “Matchcode” hinterlegt und ist somit als Platzhalter verfügbar.

Z.B. “System\[CURR-YEAR]\[CURR-DATE-REVERSE] [MATCHCODE]”.
Die Dokumentation wird in folgendem Pfad abgelegt: “Dokumentationen\System\2021\2021-07-30 Beispieldokumentation”

Kategorie für automatisch erstellte Dokumentationen

Den erstellten Systemdokumentationen kann automatisch eine bestimmte Kategorie zugewiesen werden.