Dokumentenmappe erstellen
WMS 2020 (1.1.0)
Diese Aktivität ertellt eine neue Dokumentenmappe. Eine Dokumentenmappe wird benötigt, um Dokumente an Aufgaben im WMS Portal zu übergeben. Einer Aufgabe kann kein einzelnes Dokument sondern nur eine Dokumentenmappe zugewiesen werden.
Eigenschaften
Eingabe
Name | Beschreibung | Datentyp | Erforderlich |
|---|---|---|---|
Name | Name der Dokumentenmappe (max. 100 Zeichen) | String | |
Anzeigename | Alternativer Name der Dokumentenmappe (max. 100 Zeichen) | String |
|
Beschreibung | Optionale Beschreibung zu der Dokumentenmappe (max. 255 Zeichen) | String |
|
Benutzerdefinierter Status WMS 1.1.3 | Optionaler Statustext zu der Dokumentenmappe (max. 100 Zeichen) | String |
|
Ausgabe
Name | Beschreibung | Datentyp | Erforderlich |
|---|---|---|---|
Dokumentenmappe | Diese Aktivität gibt die neu erstellte Dokumentenmappe zurück. | WmsDocumentFolder |
Variablen
Name | Beschreibung | Datentyp |
|---|---|---|
wmsDocFolder | Diese Aktivität erstellt automatisch eine Variable (wmsDocFolders), welche die neu erstellte Dokumentenmappe enthält. Diese Variable können Sie in der Aufgabe starten-Aktivität verwenden, um der Aufgabe Dokumente mitzugeben. | WmsDocumentFolder |
Best Practice
Dokumentenmappe nur erstellen, wenn noch nicht vorhanden
Möchten Sie eine Dokumentenmappe über mehrere Workflow-Definitionen und Instanzen verwenden, ist es wichtig, die Mappe nicht jedes Mal neu zu erstellen. Prüfen Sie daher mit der Aktivität "Dokumentenmappen suchen", ob die gewünschte Mappe bereits vorhanden ist.
Dokumentenmappe parallel in mehreren Aufgaben nutzen
Um eine Mappe in mehreren Aufgaben gleichzeitig zu nutzen, können Sie z.B. die Parallel-Aktivität nutzen (siehe Beispiel rechts).
Alternativ (wenn Sie die Mappe Workflow übergreifend nutzen möchten) verwenden Sie sie Aktivität "Dokumentenmappen suchen", um in einem zweiten Workflow die Mappe zu ermitteln.
Der Name der Mappe sollte eindeutig sein, um immer auf die richtige Mappe zuzugreifen.
Dokumentenmappe löschen
Bedenken Sie, die Mappe und ihre Dokumente zu löschen, sobald sie nicht mehr verwendet werden. Im einfachsten Fall (wenn die Mappe nur in einem Workflow verwendet wird), verwenden Sie dazu am Ende des Workflows die Aktivität Dokumentenmappe löschen.
Wenn die Mappe in mehreren Workflows verwendet wird und das Löschen übersehen wurde, haben Sie im Monitor die Möglichkeit, bestehende Mappen einzusehen und Sie zu löschen.
Test-Modus
Zu jeder Dokumentenmappe wird gespeichert, welche Workflow-Instanz sie erstellt hat. Da beim Starten eines Workflows im Test-Modus die Instanz nicht in der Datenbank gespeichert wird, steht in den dazugehörige Mappen eine Instanz-ID. Die Dokumentenmappe löschen-Aktivität behandelt diese Mappen wie Mappen von abgeschlossenen Workflows