Systemanforderungen

Zur Bearbeitung eines Signaturvorgangs mit InSign ist ein aktueller Browser (Edge, Chrome, Firefox) notwendig. Sie können die Unterschrift sowohl auf Ihrem Desktop-PC als auch von mobilen Geräten und Unterschriftenpads tätigen.

Für das WMS gelten die bekannten Anforderungen: Systemanforderungen

Ablauf

InSign-Zugang

Um mit den InSign-Aktivitäten arbeiten zu können benötigen Sie Zugang zu einer InSign-Installation. Dazu gehört ein URL zu einem InSign-Dienst, ein Benutzername und ein Passwort.

Lizenzierung

Um die InSign-Aktivitäten im WMS verwenden zu können ist eine passende WMS-Lizenz notwendig. Die Lizenz mit dem Paket “Digitale Signatur” erhalten Sie von Accantum.
Die InSign-Aktivitäten sind mit dem WMS bereits auf Ihrem System installiert. Sobald Sie die Lizenz einspielen stehen Ihnen die Aktivitäten zur Verfügung.

WMS Einstellungen

Die von InSign erhaltenen Zugangsdaten müssen Sie unter "InSign Verbindungseinstellungen" hinterlegen. Jetzt können Sie die Aktivitäten ausführen.

Funktionalität

Aufbewahrungsfrist

InSign behält alle Informationen einer Session und aller Dokumente 30 Tage (nach Abschluss des Signaturvorgangs) auf. Stellen Sie deshalb sicher, dass Dokumente vor Ablauf der Frist heruntergeladen und gespeichert werden.

SES - AES - QES

Types of electronic signature | SES AES QES | inSign Blog (getinsign.com)
Grundlage dafür ist in der Europäischen Union (EU) die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification And Trust Services). Diese regelt die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen in der Europäischen Gemeinschaft. Die elektronische Signatur kann in drei verschiedene Arten unterteilt werden:

• Einfache elektronische Signatur (SES).

• Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES).

• Qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Die einfache elektronische Signatur (SES) enthält keine Identifizierungsmerkmale. Dabei handelt es sich lediglich um Daten, die in elektronischer Form an andere elektronische Daten angehängt werden. Diese Form der Unterschrift ist sehr einfach und schnell durchzuführen, aber weniger überprüfbar als die beiden anderen Formen, da die SES nicht eindeutig einer Person zugeordnet werden kann.

Für fast alle Vereinbarungen im freien privaten Bereich ist die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) die beste Wahl, da sie sowohl überprüfbar als auch einfach, schnell und leicht auszuführen ist. Die erhobenen Daten ermöglichen eine anschließende Identitätsprüfung des Unterzeichners.

Bei der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) muss vor der Unterzeichnung die Identität der Person überprüft werden. Bei Online-Verträgen kann dies z.B. durch eine Videoidentifikation erfolgen. Anschließend stellt ein zertifiziertes Trustcenter ein elektronisches Zertifikat aus, das den Namen des Unterzeichners trägt. Auf diese Weise kann die signierende Person nachträglich qualifizierte Signaturen auslösen (je nach Zertifikatstyp einmalig oder mehrmals).

Formularfelder

Während des Unterschriftenvorgangs kann der Anwender alle Formularfelder des PDFs befüllen. Diese werden zusammen mit dem PDF gespeichert.

Best Practise

• Legen Sie das unterschriebene Dokument zum baldmöglichsten Zeitpunkt DMS ab

• Damit das Zertifikat gültig bleibt, darf das PDF nach der Unterschrift nicht mehr verändert werden. D.h. Das PDF darf nicht mehr mit anderen Aktivitäten bearbeitet werden. Wird das PDF im DMS archiviert

• PDF/A:
  Wenn möglich, verwenden Sie PDF/A-konforme Dokumente und konvertieren Sie Ihre nicht-konformen Dokumente in PDF/A, da PDF/A eine Grundvoraussetzung für langfristige
  Ablage von Dokumenten.

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