Zuordnungen
Allgemein
Sogenannte Zuordnungen (engl. Mapping) verknüpfen Variablen mit externen Datensätzen. Mit dem Anlegen einer Zuordnung legt das System automatisch Variablen in der äußersten Aktivität der Workflow-Definition an. Diese Variable können Sie schließlich in den jeweils benötigten Aktivitäten verwenden. Die angelegten Variablen sind mit Präfixen (siehe dazu: Variablen) versehen, sodass sie einfacher identifiziert werden können.
Warum Zuordnungen?
Mit der Verwendung von Zuordnungs-Variablen ergeben sich einige Vorteile:
Zuordnung über eine ID
Die Zuordnung erfolgt über eine unveränderliche ID, d.h. Das Ändern des Datensatzes hinter der Zuordnung (z.B. des Namens eines Attributs aus dem DMS) hat keine Auswirkungen auf die Workflow-Definition.Sprechende Variable-Namen statt IDs
Sie müssen die ID eines Objektes nicht wissen, sondern nur die Variable verwenden.Zentrale Datenhaltung vereinfacht den Export/Import
Beim Import einer Workflow-Definition in eine andere Systemumgebung müssen Sie lediglich die Zuordnungen abgleichen und nicht jede einzelne Aktivität anpassen.
Wird ein zugeordneter Datensatz (z.B. ein Benutzer im DMS) nicht gefunden, dann erscheint in dem Menü ein "!": Wechseln Sie in das Menü um Details zu erfahren und den Fehler zu beheben.
Welche Zuordnungen gibt es?
Objekte aus dem [accantum] DMS
[accantum] DMS Objekt | Präfix der Variable |
|---|---|
Attribute | dmsAttr |
Auswahlliste eines Attributes | dmsAttr_<Attributname> |
Kategorie | dmsCat |
Stempel | dmsStamp |
Notizen | dmsNote |
Ablagevorlagen (engl. FilingTemplate) | dmsFt |
Capture Organistionsgruppen (COG) | dmsCog |
Suchvorlagen (engl. SearchTemplate) | dmsSt |
Workflows | dmsWf |
Aufgaben eines Workflows | dmsTask |
Schaltflächen einer Aufgabe | dmsBtn_<Aufgabenname> |
Benutzer | dmsUser |
Gruppen | dmsGroup |
Globalen WMS Aktivitätseinstellungen
Zuordnungen zu Einstellungen, die Workflow übergreifend verwendet werden.
Einstellung | Präfix der Variable |
|---|---|
Datenbanken | db |
FTP | ftp |
Ressourcen | res |
SMTP | smtp |
WMS Portal-Designer
Zuordnungen zu Datensätzen, die im WMS Portal Designer eingepflegt wurden.
WMS Objekt | Präfix der Variable |
|---|---|
Datenquellen WMS 1.1.1 | wmsDS |
Klassifizierungen WMS 1.1.3 | wmsClass |
Felder | wmsField |
Schaltflächen | wmsBtn |
Aufgaben WMS 1.1.4 | wmsTask |
Stempel WMS 1.1.3 | wmsStamp |
Benutzer | wmsUser |
Gruppen | wmsGroup |
WMS Server Verzeichnisse
Zuordnung zu freigegebenen Verzeichnissen, auf dem Server. Der System-Administrator verwaltet diese Verzeichnisse für die einzelnen Mandanten in der System Administration.
Präfix der angelegten Variablen: "path"
Da die Variable vom Typ WmsDirectoryMapping ist, muss sie für die Nutzung in einer Workflow-Definition zuerst mittels der "Pfad ermitteln" Aktivität in einer String-Variable hinterlegt, oder mit der Methode "GetFullPath" aufgerufen werden.
Abgleich der Zuordnungs-Variablen
Es kann vorkommen, dass Datensätze einer Zuordnungsvariable nicht mehr existieren oder sich ändern. Das kann unter anderem folgende Gründe haben:
Der Datensatz (z.B. die SMTP-Einstellung) wurde gelöscht
Der Datensatz existiert nicht, da der Workflow aus einem anderen System importiert wurde
Sind solche Variablen vorhanden, zu denen kein Datensatz ermittelt werden konnte, werden diese mit einer Warnung in einer separaten Übersicht aufgelistet (siehe Bild rechts: "Nicht zugeordnete Variablen").
Was ist mit den nicht zugeordneten Variablen zu tun?
Name stimmt mit einem anderen Datensatz überein
→ Aktualisieren Sie die Variable über das Kontextmenü oder die Schaltfläche "Namensabgleich durchführen".Keine Entsprechung gefunden
→ Mit Drag & Drop können Sie die Variable einem beliebigen anderen Datensatz zuweisen.
→ Löschen Sie die Variable über das Kontextmenü, wenn Sie nicht mehr benötigt wird.
Sind bei Klick auf “Ok” nicht zugeordnete Variablen vorhanden, dann öffnet sich ein Fenster, mit einem Hinweis, dass diese Variablen aus dem Workflow gelöscht werden.
Ab VersionWms 1.1.4 können Sie in diesem Fenster entscheiden, ob die ausstehenden Variablen gelöscht woder beibehalten werden solle,