Dokumentenmappe löschen
WMS 1.1.0 (2020)
Mit dieser Aktivität kann entweder eine einzelne Dokumentenmappe oder mehrere Dokumentenmappen anhand von Filterkriterien gelöscht werden.
So können z.B. Dokumentenmappen mit einem Erstellungsdatum älter als ein angegebenes Datum oder leere Dokumentenmappen entfernt werden.
Mit einer Löschoption für Dokumente können darin enthaltene Dokumente ebenfalls gleich gelöscht werden.
Eigenschaften
Eingabe
Name | Beschreibung | Datentyp | Erforderlich |
|---|---|---|---|
ID der Dokumentenmappe | ID der Dokumentenmappe, welche gelöscht werden soll. Hier kann auch eine Variable vom Typ "WmsDocumentFolder" angegeben werden. | Integer | (nur beim Löschen per "Dokumentenmappen-ID") |
Filter | Anstatt einer Dokumentenmappen-ID kann auch ein Filter verwendet werden. Hierbei muss mindestens eines der Filterkriterien gesetzt werden. Sind mehrere Filterkriterien angegeben, werden diese mit UND verknüpft, d.h. dass nur diejenigen Dokumentenmappen gelöscht werden, bei denen alle angegebenen Filterkriterien zutreffen. | (Wenn keine ID angegeben ist) Es muss mindestens ein Filterkriterium gesetzt sein. Damit wird verhindert, dass versehentlich alle Mappen gelöscht werden. | |
Workflow-Instanz | Wird die ID einer Workflow-Instanz angegeben, werden nur Dokumentenmappen gelöscht, welche von der angegebenen Workflow-Instanz erzeugt wurden. (Dokumentenmappen, welche im Testmodus eines Workflows erzeugt wurden, haben die Workflow-Instanz-ID = 0) Die ID einer Workflow-Instanz erhalten Sie z.B. beim Löschen eines Workflow-Protokolls. | Integer | |
Älter als | Wird hier ein Datum angegeben, werden nur Dokumentenmappen gelöscht, welche vor dem angegebenen Datum erstellt wurden. | DateTime | |
Leere Dokumentenmappen | Wird diese Option ausgewählt, dann werden nur Dokumentenmappen gelöscht, denen kein Dokument zugeordnet ist | Bool | |
Dokumentenmappen von aktiven Ersteller-WFs auch löschen | Es werden auch Dokumentenmappen gelöscht, bei denen der Workflow, welcher die Dokumentenmappe erstellt hat, noch nicht beendet oder gelöscht ist. ACHTUNG: Es wird nicht berücksichtigt, wenn die Dokumentenmappe in anderen (Sub-)Workflows verwendet wird und der Ersteller-Workflow bereits beendet ist. | Bool | |
Löschoption für Dokumente | Hier kann angegeben werden, wie mit Dokumenten verfahren werden soll, die sich noch in der Dokumentenmappe befinden
| Auswahlliste |
Hinweise
Mappen in aktiven Aufgaben
Mappen, die in noch nicht abgeschlossenen Aufgaben verwendet werden, löscht diese Aktivität NICHT!
Test-Modus
Zu jeder Dokumentenmappe wird gespeichert, welche Workflow-Instanz sie erstellt hat. Da beim Starten eines Workflows im Test-Modus die Instanz nicht in der Datenbank gespeichert wird, steht in den dazugehörige Mappen die Instanz-ID “0”. Die Dokumentenmappe löschen-Aktivität behandelt diese Mappen wie Mappen von abgeschlossenen Workflows.
Beispiele
Beispiel 1: Älter als
Es sollen alle Mappen einschließlich der darin befindlichen Dokumente (sofern sich diese nicht in anderen Dokumentenmappen befinden) gelöscht werden, die älter als 3 Monate sind.
Es werden nur Mappen gelöscht, zu denen der Workflow der die Mappe erstellt hat abgeschlossen ist (Kennzeichen “Dokumentenmappen von aktiven Ersteller-WFs auch löschen” ist nicht gesetzt)
Beispiel 2: Leere Mappen
Es sollen alle leeren Mappen gelöscht werden, die in keinem aktiven Workflow verwendet werden.
Achtung: Auch leere Mappen werden in aktiven Aufgaben benötigt. Wenn Sie eine leere Mappe einer offenen Aufgabe löschen, dann können keine Dokument mehr hochgeladen werden.
Beispiel 3: Alte Mappen und Dokumente löschen
Es sollen alle Mappen einschließlich der darin befindlichen Dokumente gelöscht werden, die älter als 1 Jahr sind.
Beispiel 4: Workflow Protokolle und Mappen löschen
Nach dem Löschen von Workflow-Instanzen (z.B. mit der Aktivität “Protokoll löschen”, welche eine Liste mit den gelöschten Workflow-Instanzen zurückgibt) sollen auch alle Dokumentenmappen gelöscht werden, welche von diesen Workflow-Instanzen erzeugt wurden.