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Name

Name der Suchvorlage

ID

Interne ID der Suchvorlage

Suche in …

Bei einer Suche muss immer angegeben werden, in welchem Ablage-Pfad nach den Dokumenten gesucht werden soll. Hierfür bieten sich zwei Möglichkeiten:

• Suche im aktuellen Pfad
  Ist diese Option gewählt, dann werden Dokumente nur innerhalb des aktuell ausgewählten Ablageortes (in der Archiv-Ansicht der Dokumentliste) gesucht.

• Suche in Pfad
  Mit dieser Option können ein oder mehrere Pfade ausgewählt werden. Damit wäre es möglich, im gesamten Archiv nach Dokumenten zu suchen (z.B. sowohl in den Posteingängen als in den Ablageorten)

Unterordner durchsuchen

Durch die Aktivierung dieser Option werden auch alle Unterordner des gewählten Pfades durchsucht.

Dokumente nur einmal anzeigen

Wenn für Dokumente mehrere Verknüpfungen im Suchergebnis vorhanden sind, wird nur jeweils die erste Verknüpfung angezeigt. Befehle wie z.B. Verschieben oder Löschen wirken sich nur auf diese Verknüpfung aus.

Index-Suche

Hierbei handelt es sich um die Volltextsuche, es wird nach dem eingegebenen Wort gesucht. Für die Index-Suche wird aktuell die Lucene-Suchmaschine verwendet.

Mit der zusätzlichen Option Nur exakte Vergleich der Wörter wird eine exakte Übereinstimmung mit dem Suchbegriff erzwungen.

LIKE-Suche

Wird diese Suchmethode gewählt, wird eine Teilwort-Suche ausgeführt, es wird nach jedem Dokument gesucht, in dem das eingegebene Teilwort enthalten ist. (Es wird der SQL Server zur Suche verwendet)

Index-Suche

Eingang

Eingangsrechnung

Eingangstor

Index-Suche + Nur exakte Vergleich der Wörter

Eingang

LIKE-Suche

Eingang

Eingangsrechnung

Eingangstor

Rechnungseingang

Haupteingang

Und- / Oder-Suche

Diese Auswahl ist nur relevant, wenn nach mehr als ein Wort gesucht werden soll. Die Auswahl bestimmt dann, ob nur einer der Suchbegriffe oder alle enthalten sein müssen.

Und-Suche: Wenn mehrere Wörter oder Zahlen getrennt durch ein Leerzeichen eingegeben werden, wird nach allen Wörtern gesucht. Es müssen alle Begriffe in dem Attribut enthalten sein.

Oder-Suche: Bei der Eingabe von zwei Wörtern wird nach beiden Werten gesucht und die ermittelten Dokumente, in denen mindestens einer der Werte vorkommt, ausgegeben.

Suche in Dokumenteigenschaften

Hier kann ausgewählt werden, in welchen Dokumenteigenschaften nach dem Suchbegriff gesucht wird (z.B. im Dokumentnamen)

Suche in Anhangs-Eigenschaften

Mit dieser Option können auch Dokumente gefunden werden, bei denen der Suchbegriff lediglich in den Anhängen vorkommt (z.B im Dateinamen)

Suche in E-Mail-Eigenschaften

Mit diesen Optionen lässt sich auch gezielt nach E-Mails suchen

Suche in benutzerdef. Attributen

Hier kann ausgewählt werden, in welchen benutzerdefinierten Attributen nach dem Suchbegriff gesucht wird (z.B. Projektnummer)

Kategorie

Einschränkung nach der Dokument-Kategorie. Damit lässt sich die Suche z.B. nur auf Eingangsrechnungen begrenzen.

Dokumentart

Einschränkung nach Dokumentart. Es stehen folgende Dokumentarten zur Verfügung:

Datenschutz nach DSGVO

Hier kann die Stufe für die personenbezogenen Daten angegeben werden. Es werden nur Dokumente in der Suche aufgelistet, die mit der ausgewählten Schutzstufe gekennzeichnet sind. Es stehen folgende Schutzstufen zur Verfügung:

Umsatzsteuerrelevant

Einkommensteuerrelevant

Sozielversucherungsrelevant

Hier kann die Relevanz für den jeweiligen Bereich angegeben werden. Es werden nur Dokumente in der Suche aufgelistet, die mit derselben Relevanz gekennzeichnet sind.

Datumswerte

In diesem Bereich kann nach Datum gefiltert werden, um Dokumente innerhalb eines angegebenen Zeitraums zu finden.

Beim Filter kann ein Von- und Bis-Datum angegeben werden. Wird nur ein Von-Datum angegeben, dann wird als Bis-Datum der aktuelle Zeitpunkt angenommen. Wird nur ein Bis-Datum angegeben, dann werden alle Dokumente bis zu dem angegebenen Datum berücksichtigt.

Dokumentstatus

Zur Einschränkung nach einem Dokumentstatus stehen folgende Stati zur Verfügung:

• Unvollständig: Bei Dokumenten mit diesem Status wurden noch nicht alle Binärdaten übertragen.

• Vollständig: Die Binärdaten sind vollständig in [accantum] übertragen worden. Das Dokument wird je nach Konfiguration an die OCR und anschließend an eine Analyseregel übergeben (sofern konfiguriert). Wenn keine Analyseregel hinterlegt wurde, bleibt das Dokument in der Vorverarbeitung.

• Fehlerhaft: Dieser Status tritt auf, wenn bei der Analyse Fehler aufgetreten sind.

• Posteingang: Das Dokument befindet sich innerhalb des Ordnerbereiches „Posteingänge“.

• Abgelegt: Dokumente wurden in einen Ablageort verschoben.

• Archiviert: Dokumente wurden in einen Ablageort verschoben und revisionssicher gesetzt.

• Abgelaufen: Beim Dokument ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen.

• Ausgelagert: Betrifft Dokumente die in der damaligen Version über den Auslagerungsmanager ausgelagert wurden (wurde mit V4.3 eingestellt).

Analysestatus

Zur Einschränkung nach einem Analysestatus stehen folgende Stati zur Verfügung:

• Nicht analysiert: Das Dokument wurde nicht analysiert.

• In Bearbeitung: Das Dokument befindet sich in Bearbeitung.

• Erfolgreich: Das Dokument wurde erfolgreich analysiert.

• Fehlerhaft: Das Dokument konnte nicht analysiert werden.

• Akzeptiert: Der Analysestatus wurde über das Dashboard auf Akzeptiert geändert