Benutzer

Verwalten Sie hier die Benutzer Ihres Mandanten. Im Gegensatz zu einem globalen Benutzer, hat dieser Benutzer nur Zugriff auf einen Mandanten.

Übersicht

Auf der linken Seite sehen Sie alle nicht gelöschten Benutzer. Gelöschte Benutzer können Sie einblenden, wenn die den Filter der Gelöscht-Spalteändern. Sobald Sie eine auswählen oder erstellen, können Sie sie bearbeiten. Sie können zwischen den Einträgen wechseln, ohne speichern zu müssen. Die geänderten Einträge werden in der Übersicht hervorgehoben.

Sobald Sie das Menü verlassen oder das Workflow Studio schließen und noch ungespeicherte Änderungen vorhanden sind, werden Sie aufgefordert diese zu speichern oder zu verwerfen.

Anlegen eines neuen Benutzers

Name

Beschreibung

Name

Beschreibung

Name

Name des Benutzers

Anmeldename

Anmelde-Name des Benutzers

Windows-Benutzer

Auswahl des Windows-Benutzers (Für Windows-Authentifizierung im Portal)

Beschreibung

Beschreibung des Benutzers

E-Mail

E-Mail Adresse des Benutzers

Sprache WMS 1.1.4

Die Sprache, in der dem Benutzer die Oberfläche dargestellt wird. Jeder angemeldete Benutzer kann seine Sprache in den Portal Einstellungen umstellen.

Passwort

Öffnet Dialog, um ein Passwort für den Benutzer festzulegen.

Ändert ein Administrator das Passwort von einem Benutzer, so kann das neue Passwort optional per Email an den Benutzer gesandt werden. In diesem Fall wird erzwungen, dass der Benutzer bei der nächsten Anmeldung das Passwort ändern muss.

Benutzer muss Passwort ändern

Bei der nächsten Anmeldung am Portal oder am Workflow Studio muss der Benutzer sein Passwort ändern.
Setzen Sie diese Option, wenn Sie einen neuen Benutzer anlegen, damit der Benutzer das von Ihnen vergebene Passwort ändert.

2-FA Portal/ Studio
(2-Faktor-Authentifizierung)

Für den Benutzer kann sowohl für das Workflow Portal als auch das Workflow Studio eine 2-Faktor-Authentifizierung festgelegt werden.

  • Deaktiviert: Keine 2-FA durchführen

  • Optional: Der Benutzer kann die Einstellung in seinem Profil selbst festlegen

  • Erforderlich: Der Benutzer muss die 2-FA bei jeder Anmeldung durchführen

  • Aktiv: Für den Benutzer ist die 2-FA aktiviert

Mit der Schaltfläche "Zurücksetzen" kann eine bereits eingestellte 2-FA neu initialisiert werden. Dadurch erhält der Benutzer einen neuen Code zur Registrierung in seiner Authenticator-App. Wie die Anmeldung mit 2-FA abläuft, können Sie hier nachlesen.

Registrierungscode per E-Mail

Wenn Sie für einen Benutzer die 2-FA aktivieren, erhält dieser den Registrierungscode per E-Mail.
Daher muss eine gültige SMTP Einstellung  konfiguriert sein.


Gruppen

Im Menü Gruppen weisen Sie dem Benutzer die Gruppen zu, denen er angehören soll. Auf der rechten Seite sehen Sie die verfügbaren Gruppen, auf der linken die zugewiesenen.

Mit Drag & Drop, einem Doppelklick oder den Pfeilen können Sie Gruppen zuweisen und entfernen.


Berechtigungen

Berechtigung

Beschreibung

Administration

Berechtigung für das Menü Administration, um u.a. Benutzer und Gruppen zu administrieren

Aufgaben delegieren

WMS 2020 (1.0.3) Berechtigung um im Workflow Portal Aufgaben von anderen Benutzern delegieren zu können

Aufgaben entsperren

WMS 2020 (1.0.3) Berechtigung, um alle Aufgaben im Workflow Portal entsperren zu dürfen

Dokumente hinzufügen

WMS 2020 (1.1.1) Berechtigung, um im Workflow Portal Dokumente zu Aufgaben von anderen Benutzern hinzufügen zu können

Ressourcen verwalten 

Berechtigung für das Menü "Administration > Ressourcen" (Ressourcen Einstellungen und Portal: Ressourcen)

System überwachen

Berechtigung für das Menü Monitor

Vertreter zuweisen

WMS 2020 (1.0.3) Berechtigung um Vertreter für andere Benutzer einzustellen. 

Workflows bearbeiten

Berechtigung für den Workflow Designer und die Workflow Administration

Vergeben Sie die Berechtigungen zur besseren Verwaltung auf Gruppenebene.



 

Benutzerrechte




Vertretungen

Hier können Sie zeitlich begrenzte Vertretungen für den Benutzer festlegen. Über das "+" erstellen Sie eine neue Vertretung.

Dabei können Sie für jede Gruppe, die der ausgewählte Benutzer angehört, eine eigene Vertretung festlegen.

Name

Beschreibung

Als Vertretung von

Startzeit der Vertretung (Vertretungen starten um 0:00 Uhr)

Als Vertretung bis

End-Zeitpunkt der Vertretung (Vertretungen enden um 23:59 Uhr)

Persönlicher Vertreter

Der Vertreter für die an den Benutzer persönlich zugewiesenen Aufgaben oder Ansichten.

Auswahl vorbelegen

Belegt für alle folgenden Gruppen die ausgewählte Vertretung automatisch vor.

Gruppen

Hier können Sie Vertreter für die an den Benutzer zugewiesenen Gruppen einstellen.

Ein persönlicher Vertreter erhält für den angegeben Zeitraum die Rechte  des zu vertretenden Benutzers.

Ein Vertreter in der Gruppe erhält für den Zeitraum der Vertretung die Rechte der Gruppe.


Import von Benutzern aus dem [accantum] DMS

Mit der Schaltfläche  können Sie Benutzer aus dem [accantum] DMS importieren .

Geben Sie dazu hier eine gültige Verbindung zu einem DMS an. Beim Öffnen des Import-Fensters sehen Sie nun alle Benutzer aus dem DMS mit Anmeldename und E-Mail.

Die Import-Aktion zeigt an, ob der Benutzer im WMS neu angelegt oder wiederhergestellt wird. Bereits importierte Benutzer werden Ihnen in der Liste nicht angezeigt.

Wählen Sie nun die zu importierenden Benutzer und klicken Sie Ok, um die Benutzer im WMS anzulegen.


Nun können Sie die importierten Benutzer kontrollieren uns anschließend speichern.

2-FA - Mehrfachänderung

Die Einstellungen für die 2-Faktor-Authentifizierung können über die-Schaltfläche auch gleichzeitig für mehrere Benutzer getätigt oder zurückgesetzt werden.

Die getroffenen Einstellungen werden für alle markierten Benutzer erst nach dem Speichern übernommen.

Die Einstellungen können nur für lokale Benutzer geändert werden. Globale Benutzer muss der Systemadministrator bearbeiten.

 

 

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Adminsitration