Aufgaben
Hier können Sie Aufgaben-Definitionen festlegen, die Sie nachfolgend bei Workflows in der Aktivität "Aufgabe starten" verwenden können. Für welche Benutzer bzw. welche Gruppe diese Aufgabe angelegt wird, geben Sie in der Aktivität an.
Über die "+" Schaltfläche können Sie eine neue Aufgaben-Definition erstellen. Dabei haben Sie die Auswahl zwischen unterschiedlichen Aufgabentypen:
Benutzerdefinierte Aufgabe: Ein Aufgabe mit Feldern und Schaltflächen, die Sie selbst konfigurieren können
Rechnungsaufgabe: Bietet die selbe Funktionalität wie benutzerdefinierten Aufgaben. Und ermöglicht zudem das Bearbeiten und die Kontierung von Rechnungspositionen (Details finden Sie hier: Aufgaben - Typ "Rechnung")
Übersicht
Auf der linken Seite sehen Sie alle nicht gelöschten Aufgaben-Definitionen. Gelöschte Einträge können Sie einblenden, wenn die den Filter der Gelöscht-Spalteändern.
Sobald Sie eine auswählen oder erstellen, können Sie sie bearbeiten. Sie können zwischen den Einträgen wechseln, ohne zu speichern zu müssen. Die geänderten Einträge werden in der Übersicht hervorgehoben. Sobald Sie das Menü verlassen oder das Workflow Studio schließen und noch ungespeicherte Änderungen vorhanden sind, werden Sie aufgefordert diese zu speichern oder zu verwerfen.
Mit der Strg-Taste können Sie mehrere Einträge auswählen und z .B. löschen oder wiederherstellen. Diese Funktionen finden Sie auch im Kontextmenü.
Allgemeine Einstellungen
Sobald Sie eine Aufgabe ausgewählt haben, können Sie diese bearbeiten. Hier können Sie folgende Eigenschaften für die Aufgabe festlegen:
Name | Beschreibung |
|---|---|
Versionsauswahl | Ausgewählte Version der Aufgaben-Definition. Bearbeitbar ist nur die aktuellste Version. |
Name | Name der Aufgaben-Definition |
Anzeigename | Bezeichnung, die im Portal (statt dem Namen) angezeigt werden soll |
Version | Aktuelle Versionsnummer |
Beschreibung | Beschreibung der Aufgaben-Definition |
Dauer bis zur Eskalation | Hier können Sie festlegen, nach wie vielen Tagen und Stunden die Aufgabe standardmäßig eskalieren soll |
Bezeichnung für Felder | Der Name des "Felder"-Tabs im Workflow-Portal in der Detail-Ansicht einer Aufgabe |
Angezeigte Menüs | Die Menüs, die im Portal für diese Aufgabe angezeigt werden sollen. |
Nach Aufgabenabschluss | Damit legen Sie fest, ob der Bearbeiter auch nach Abschluss der Aufgabe Dokumente hinzufügen oder löschen darf. |
Felder
In diesem Tab können Sie Felder einer Aufgaben-Definition zuweisen. Die bereits zugewiesenen Felder sehen Sie bei Auswahl des Tabs.
Unter der Feldliste sehen Sie eine Vorschau der angeordneten Felder. Dort können Sie mit Doppelklick ein Feld bearbeiten. Zur besseren Übersicht bei vielen Feldern können Sie die Vorschau über oder Drag&Drop abdocken.
Felder hinzufügen / bearbeiten
Über die "+"-Schaltfläche können Sie der Aufgabe neue Felder zuweisen oder bereits vorhandene abwählen.
Mit der Papierkorb-Schaltfläche entfernen Sie ein oder mehrere hinzugefügte Felder.
In der Spalte "Nur lesend" können Sie durch einen Klick festlegen, ob das Feld in dieser Aufgabe durch den Anwender bearbeitbar ist oder nicht.
Name | Beschreibung |
|---|---|
Name | Bezeichnung des Feldes |
Datentyp | welchem Datentyp das Feld zuzuordnen ist, d.h. zu welcher Kategorie das Feld gehört |
Nur lesend | Auswahl, ob ein Feld bearbeitet werden darf oder nur lesbar sein soll |
Zeile | Zeile, in der das Feld angezeigt wird |
Spalte | Spalte (1-6) in der das Feld angezeigt wird |
Breite | Anzahl der Spalten (1-6), die das Feld einnehmen soll. |
Felder positionieren
Mit einem Doppelklick auf eine Feld in der Liste können Sie dieses in einem neuen Fenster bearbeiten. Die Positionierung der Felder im Workflow Portal wird über ein Raster konfiguriert (engl. Grid). Das Raster besteht aus 6 Spalten und beliebig vielen Zeilen. Neben der Zeile können Sie nun konfigurieren, in welcher Spalte sich das Feld befindet und wie breit es sein soll.
Ab Version 1.1.3 steht Ihnen der Aufgaben Designer zur Verfügung. Mit Doppelklick, über das Kontextmenü oder die neue Schaltfläche in der Toolbar können Sie ihn öffnen und dort Felder mit Drag&Drop platzieren und bearbeiten.
Spalte 1 | Spalte 2 | Spalte 3 | Spalte 4 | Spalte 5 | Spalte 6 |
33% | 33% | 33% | |||
50% | 50% | ||||
100% | |||||
Darstellung bei geringer Auflösung (<720px)
Bei geringer Auflösung werden alle Felder mit Breite 100% (also 6 Spalten) untereinander angezeigt.
Aussehen anpassen WMS 1.1.2
Sie können das Aussehen eines jeden Feldes in der Aufgabe ändern. Um die einzelnen Einstellungen anzupassen, wählen Sie den Haken "Einstellung anpassen". Wollen Sie den Standard beibehalten oder wiederherstellen, entfernen Sie den Haken.
Name | Beschreibung |
|---|---|
Hintergrundfarbe | Hintergrundfarbe des Eingabefeldes Empfehlung: Setzen Sie auch die Schriftfarbe an, wenn Sie die Hintergrundfarbe ändern, da es sonst in anderen Themes ggf. zu schlecht lesbaren Feldern führt. |
Innenabstand | Der Abstand zwischen dem Rahmen und dem Text des Eingabefeldes (engl. Padding) |
Rahmenbreite | Die Breite des Rahmens um das Eingabefeld in Pixel (Standard: 1 px) |
Rahmenfarbe | Farbe des Rahmens um das Eingabefeld |
Schriftfarbe | Farbe der Schrift im Eingabefeld |
Schriftgröße | Die Schriftgröße in % (bezieht sich auf den Namen und die Eingabe) (Standard 90%) |
Schriftstärke | Schrift fett darstellen (bezieht sich auf den Namen und die Eingabe) |
Feld Ereignisse WMS 1.1.1
Je nach Feld-Typ können Sie zu einem Feld Ereignisse festlegen. Ein Ereignis ist nichts anderes als eine Workflow-Definition, die ausgeführt wird, sobald das Ereignis eintritt. Welche weiteren Einstellungen Sie zu einem Ereignis treffen können und wie eine Ereignis-Workflow funktioniert, können Sie hier nachlesen.
Verfügbare Ereignisse:
Wert wird geändert: Wird aufgerufen, sobald der Aufgabenbearbeiter eine Änderung an dem Wert des Feldes vornimmt, um z.B. abhängig davon andere Werte automatisch vorzubelegen.
Datenquelle wird geladen: Wird aufgerufen, sobald im Portal eine Auswahlliste geladen wird (um sie z.B. zu filtern)
Beispiele zu diesen Einstellungen finden Sie hier: Feld Ereignisse.
Mehrere Felder bearbeiten WMS 1.1.2
Wenn Sie mehrere Felder markiert haben und die "Bearbeiten"-Schaltfläche in der Menüleiste oder im Kontextmenü klicken, können Sie Eigenschaften aller Felder auf einmal bearbeiten.
Wählen Sie dazu die Haken neben den Eigenschaften, die sie ändern möchten und bestätigen Sie dann das Fenster mit Ok.
Anzeige im Portal
Schaltflächen
In diesem Tab können Sie Schaltflächen einer Aufgaben-Definition zuweisen.
Name | Beschreibung |
|---|---|
Name | Bezeichnung der Schaltfläche |
Anzeigename in dieser Aufgabe | Der Name der Schaltfläche der im Portal angezeigt wird. Wenn leer wird der Standard-Anzeigename der Schaltfläche bzw. der Name verwendet. |
Beschreibung in dieser Aufgabe | Die Beschreibung der Schaltfläche die im Portal angezeigt wird. Wenn leer wird die Standard-Beschreibung der Schaltfläche verwendet. |
Zeile WMS 1.1.4 | Zeile, in der die Schaltfläche angezeigt wird. |
Spalte WMS 1.1.4 | Spalte (1-6) in der die Schaltfläche angezeigt wird |
BreiteWMS 1.1.4 | Anzahl der Spalten (1-6), die die Schaltfläche einnehmen soll. |
Anpinnen WMS 1.1.4 | Legt fest, ob die Schaltflächer immer angzeigt wird, oder in eine Auswahlliste verschoben wird. |
Anzeigename | Der Name der Schaltfläche der im Portal angezeigt wird. Wenn leer wird der Name verwendet |
Hat Pflichtfelder | Kennzeichen, ob die Schaltfläche Pflichtfelder besitzt. |
Schaltflächen hinzufügen
Mittels der "+" Schaltfläche öffnet sich der Dialog ,,Schaltflächen hinzufügen".
Alle bereits in der Aufgaben vorhandenen Schaltflächen sind ausgewählt. Sie können nun zusätzliche Schaltflächen auswählen oder welche entfernen. Sollten Sie eine neue Schaltfläche benötigen klicken Sie erneut auf das “+” und erstellen Sie sich eine neue Schaltfläche.
Drücken Sie anschließend auf ,,Ok" um Ihre Eingabe zu bestätigen.
Schaltfläche bearbeiten
Es öffnet sich der ,,Bearbeiten"-Dialog, über den Sie u.a. angeben können, welche der Felder validiert werden sollen.
Bestätigen Sie auch diese Eingabe mit ,,Ok" um die Änderungen zu übernehmen.
Mit Hilfe der Ereignisse (ab WMS 1.1.3 ) können Sie festlegen, was bei Klick auf die Schaltfläche passieren soll. Standardmäßig wird die Aufgabe validiert, gespeichert und abgeschlossen. Zusätzlich können Sie eigene Workflows hinterlegen.
Die Ordnung der Ereignisse im Bearbeiten-Fenster entspricht auch der Ausführungsreihenfolge. Sobald ein Ereignis fehlschlägt, werden die nachfolgenden nicht ausgeführt.
Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
Anzeigename in der Aufgabe | Name der Schaltfläche für diese Aufgabe. Wenn leer, dann wird der Standard-Anzeigename der Schaltfläche verwendet. |
1. Ereignis: Workflow starten | Startet einen Workflow. |
2. Ereignis: Aufgabe validieren | Felder, die ausgefüllt werden müssen, wenn man die Schaltfläche klickt. |
3. Ereignis: Aufgabe speichern | Speichert die Aufgabe |
4. Ereignis: Workflow starten | Startet einen Workflow |
5. Ereignis: Aufgabe abschließen | Markiert die Aufgabe als abgeschlossen und setzt den dahinterliegenden Workflow fort. |
Berechtigungen WMS 1.1.3
Hier kann pro Gruppe oder Benutzer festgelegt werden, ob er die Aufgabe öffnen und lesen darf, auch wenn sie ihm nicht zugewiesen ist.
Wenn ein Anwender das Recht “Aufgabe öffnen” nicht hat, kann er aus der Aufgabenliste heraus oder über einen Link die Aufgabe nicht öffnen.
Klassifizierungen WMS 1.1.3
Hier verwalten Sie die in der Aufgaben verfügbaren Klassifizierungen. Mit dem “+” fügen Sie der Aufgabe eine Klassifizierung hinzu. Es stehen Ihnen alle unter Portal Designer / Klassifizierungen erstellten Klassifizierungen zur Verfügung.
Im Portal wird an erster Stelle immer die Standard-Klassifizierung angezeigt (sofern vorhanden). Alle weiteren Klassifizierungen sind alphabtisch sortiert.
Das Symbol neben den Klassifizierungsnamen zeigt Ihnen, welche Rechte festgelegt wurden. Die Rechte zu der gerade ausgewählten Klassifizierung stehen Sie rechts daneben. Diese Rechte stehen zur Verfügung:
Dokument bearbeiten
Wenn erlaubt, ist es dem Aufgabenbearbeiter möglich, das Dokument zu stempeln (also die Binärdaten zu ändern)Dokument entfernen
Wenn erlaubt, darf der Aufgabenbearbeiter Dokumente dieser Klassifizierung entfernen bzw. die Klassifizierung des Dokuments in eine andere ändern.Dokument hinzufügen
Wenn erlaubt, darf der Aufgabenbearbeiter Dokumente mit Klassifizierung hinzufügen (bzw. die Klassifizierung eines anderen Dokuments auf diese ändern).Dokumenteigenschaften bearbeiten
Erlaubt es dem Aufgabenbearbeiter Name, Beschreibung und alle Felder aus der Klassifizierungsmaske zu bearbeiten
Erstellen einer neuen Version
Falls sie bereits eine Aufgabe gestartet haben und Sie die Aufgaben-Definition abrufen, wird ihnen folgender Hinweis angezeigt:
Um zu vermeiden, dass Ihre Änderungen bereits laufende Workflows beeinflussen, sollten sie eine neue Version der Aufgaben-Definition anlegen.
Über die Schaltfläche können Sie eine neue Version anlegen. Geben Sie eine neue Versionsnummer und optional einen Kommentar zu der neu erstellten Version an. Bestätigen Sie anschließend mit "Ok". Es wird eine neue Version der Aufgaben-Definition erstellt, die laufende Workflows nicht beeinflusst.
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