Aufgabe öffnen: Dokumente
Allgemein
Im Menü “Dokumente” sehen Sie alle zu dieser Aufgabe vorhandenen Dokumente. Dokumente, die Sie noch nicht geöffnet haben werden fett hervorgehoben. Es erscheint ein Ausrufezeichen im Dokument-Menü, sollten Ihnen neue Dokumente zur Verfügung stehen.
Im Dokumenten-Menü können Sie:
... Dokumente und Web-Links hinzufügen, bearbeiten und entfernen
... Dokumente herunterladen
... eines oder mehrere Dokumente auf der rechten Seite oder in einem neuen Fenster anzeigen
... Dokumente und Web-Links mittels Drag&Drop sortieren
Erlaubte Dateiformate
Welche Dateiformate erlaubt sind und wie groß die Dateien sein dürfen, legt der Administrator im der System Administration fest.
Dokument(e) mit Drag&Drop hinzufügen ab WMS 1.1.1
Möchten Sie schnell und einfach ein oder mehrere Dokumente aus einem Order hinzufügen, ziehen Sie die ausgewählten Dokumente auf Ihrem PC in die Portal Oberfläche. Die Dokumente werden automatisch hochgeladen.
E-Mails mit Drag&Drop aus Outlook hinzufügen
Sie können auch markierte E-Mails aus Outlook (oder Anhänge aus E-Mails) mit Drag&Drop der Aufgabe hinzufügen. (Sofern Ihre Portal-Einstellungen die Dateien,z.B. ".msg", zulassen)
→ Eine Vorschau der E-Mails (msg, eml) ist mit der aktuellen Version im Portal nicht möglich
→ Das Drag&Drop aus Outlook unterstützt Firefox nicht (Quelle: mozilla.org)
Dokumentenliste
Um einen Eintrag auszuwählen und das Dokument zu öffnen, klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag. Ihr Dokument wird geladen und in der Dokumentenanzeige angezeigt.
In der Liste zeigt Ihnen das Ausrufezeichen, welche Dokumente Sie noch nicht gelesen oder heruntergeladen haben.
ab WMS 1.1.3 Mit dem Haken oder der Strg-Taste können Sie auch mehrere Dokumente auswählen. Das zuerst ausgewählte Dokument bleibt dabei in der Vorschau (das können Sie mit dem Auge-Symbol erkennen).
Klassifizierungen ab WMS 1.1.3
Jedes Dokument ist einer Klassifizierung zugewiesen. Im Portal werden die Dokumente anhand ihrer Klassifizierung gruppiert angezeigt. Ob ein Dokument hinzugefügt, bearbeitet oder entfernt werden kann, ist abhängig von den Berechtigungen der Klassifizierung. Diese Berechtigungen werden vom Administrator im Studio bei der Aufgabe vergeben (Klassifizierungen) .
Wenn einer Klassifizierung die entsprechende Berechtigung gegeben wurde, können Dokumente über die ”+”-Schaltfläche direkt hinzugefügt werden. Anderenfalls muss beim Hinzufügen eines Dokuments eine Klassifizierung ausgewählt werden.
Menü für Dokumente
Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Dokument hinzufügen: Datei, Link, DMS Dokument über "Datei auswählen" hinzufügen Web-Link hinzufügen DMS-Dokument hinzufügen | |
Alle folgenden Optionen beziehen sich immer auf das ausgewählte Dokument: | |
Dokument herunterladen: Über diese Schaltfläche können Sie das Dokument herunterladen. | |
Dokument in neuem Tab öffnen: Über diese Schaltfläche können Sie das Dokument in einem neuen Tab des Browsers, statt in der integrierten Ansicht öffnen. | |
Dokumenteigenschaften bearbeiten: Diese Schaltfläche öffnet ein Dialogfenster, in welchem Name und Beschreibung des Dokumentes geändert werden können. | |
Dokument löschen: Über diese Schaltfläche entfernen Sie alle ausgewählten Dokumente aus der Aufgabe. | |
Als zweites Dokument anzeigen: Sofern die gesplittete Dokumentenanzeige aktiviert ist, kann über diese Schaltfläche das Dokument im zweiten Viewer angezeigt werden. Die gesplittete Anzeige ist auf mobilen Browsern nicht verfügbar. | |
Die Optionen zum Bearbeiten, Herunterladen, In neuem Tab öffnen und Löschen eines Dokuments stehen - je nach Berechtigung der Klassifizierung - sind auch direkt in der Liste bei jedem Dokument zu finden. Diese Funktionen stehen Ihnen in allen Ansichten auch über das Kontextmenü zur Verfügung. | |
Einstellungen der Dokumentenliste: | |
ab WMS 1.1.3 Ansicht auswählen: Über diese Schaltfläche kann in der Aufgabe die Ansicht der Dokumentenliste geändert werden. Die Auswahlmöglichkeiten sind: Listenansicht, Symbolansicht, Detailansicht | |
Besonderheit bei DMS-Dokumenten: ab WMS 2.0.0 | |
Öffnen im DMS | Für DMS-Dokumente wird in der Detailansicht die ID angezeigt. Durch Klick öffnet man das Dokument direkt im DMS (in einem neuen Browser-Tab). Die Funktion steht auch im Kontextmenü zur Verfügung |
Eigenschaften eines Dokuments bearbeiten
Über das Menü oder das Kontextmenü können Sie die Eigenschaften des ausgewählten Dokuments bearbeiten. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Name, Beschreibung und Klassifizierung ändern können.
Sind in der ausgewählten Klassifizierung zusätzlicher Felder hinterlegt, werden Ihnen diese auf der rechten Seite des Fensters angezeigt.
Mit Klick auf Speichern schließt sich das Fenster und alle Änderungen werden im Dokument übernommen. “Abbrechen” verwirft alle Änderungen.
Mit VersionWMS 1.1.4 können Sie das Fenster verschieben, sodass parallel das Dokument angezeigt (und auch bearbeitet) werden kann. Auch ein Scrollen oder Seitenwechsel ist damit im Dokument möglich, während das Fenster offen ist.
Dokumentenanzeige
Die angezeigten Dokumente können direkt über die Dokumentliste oder über die Auswahllisten oberhalb der Dokumentenanzeige ausgewählt werden.
Je nach Breite des Browser-Fensters wird das ausgewählte Dokument rechts neben der Aufgabe oder unterhalb der Aufgabe angezeigt. Auf mobilen Geräten im Querformat/Landscape-Modus werden die Dokumente bei ausreichender Breite ebenfalls rechts neben der Aufgabe angezeigt und ansonsten unterhalb der Aufgabe.
Stempel und Notizen WMS 1.1.3
Über eine Auswahlliste in der PDF-Anzeige können Sie Stempel und Notizen auf das PDF aufbringen. Beides wird vom Administrator im Workflow Studio erstellt und verwaltet.
Stempel aufbringen
Je nachdem ob ein Stempel einmalig oder mehrfach auf dem Dokument vorkommen darf, bleibt der Stempel nach dem Aufbringen “auf der Hand” und kann erneut aufgebracht werden. Das ist dann hilfreich, wenn Sie beispielsweise einzelne Rechnungspositionen abhaken möchten. In der Seitenleiste können Sie einen Kommentar zu den Stempeln hinzufügen.
Notizen aufbringen
Platzieren Sie die ausgewählte Notiz mit Drag&Drop auf dem PDF auf. Anschließend können Sie nun den gewünschten Text eintragen. Den Text können Sie auch in der Seitenleiste eingeben. Mit der Entfernen-Schaltfläche in der Vorschau oder der Seitenleiste können Sie ungewünschte Notizen wieder entfernen.
Stempel und Notizen bearbeiten
Die PDF-Anzeige bietet zwei unterschiedliche Modi, die über Schaltflächen im Menü gewechselt werden können.
Lesemodus:
Wählen Sie diesen Modus um Text im PDF markieren oder suchen zu können.Bearbeitenmodus:
Wählen Sie diesen Modus um Stempel und Notizen verschieben zu können
Bei Auswahl eines Stempels oder einer Notiz wird automatisch dieser Modus ausgewählt.
Berechtigung für Stempel und Klassifizierung
Jede Stempeldefinition ist mit Rechten für Gruppen / Benutzer versehen. Nur ein Benutzer mit dem Recht, den Stempel aufzubringen kann diesen auch hinzufügen.
In der Stempeldefinition ist auch hinterlegt, wer den Stempel bearbeiten (d.h. verschieben) und löschen darf.
Dokument speichern
Mit der Speichern-Schaltfläche in der PDF-Anzeige werden die aufgebrachten Stempel und Notizen gespeichert. In den Benutzer-Einstellungen kann einstellt werden, ob beim Speichern ein Bestätigungsfenster erscheint.
Toolbar
In der Toolbar der PDF-Anzeige stehen verschiedene Optionen zur Verfügung:
| Beschreibung |
|---|---|
Sidebar ausklappen | |
Änderungen an Stempeln und Notizen speichern | |
Änderungen an Stempeln und Notizen zurücksetzen | |
Drucken des PDFs | |
Im PDF suchen (nur im Lesemodus):
| |
Aktuelle und insgesamte Seitenzahl mit Buttons für “Seite vor” und “Seite zurück” | |
Einstellung des Zooms | |
Auswahl einer Stempel- oder Notizdefinition, die auf das PDF aufgebracht werden soll | |
Wechsel zwischen Bearbeiten- und Lesemodus | |
Auf kleineren Bildschirmen: Öffnen eines Menüs mit Toolbar-Buttons, die aus Platzgründen nicht in der Toolbar angezeigt werden können. |
Seitenleiste
In der PDF-Anzeige sehen Sie in der Seitenleiste neben Vorschaubildern auch alle auf dem PDF befindlichen Stempel und Notizen.
Sofern das Dokument über ein Inhaltsverzeichnis oder eingebettete Dateien verfügt, stehen Ihnen diese Inhalte ebenfalls in der Seitenleiste zur Verfügung. Bei ausgeklappter Seitenleiste können Sie über die Schaltfläche in der Seitenleiste den Modus wechseln:
| Seitenleiste | Beschreibung |
|---|---|---|
Seitenübersicht | Vorschaubilder der Seiten des PDFs | |
Stempel und Notizen | Liste der Stempel und Notizen sortiert nach der PDF-Seite, auf der sie aufgebracht sind. Hier können auch Kommentare zu Stempeln eingetragen werden oder der Text von neu aufgebrachten Notizen verändert werden. Außerdem können Stempel und Notizen hier auch gelöscht werden, sofern die Berechtigung dafür vorhanden ist. Der Text bereits gespeicherter Notizen kann nicht verändert werden. | |
Inhaltsverzeichnis | Inhaltsverzeichnis des PDFs. Bei Anklicken der Überschriften scrollt die PDF-Anzeige zu der jeweiligen Stelle im PDF. Diese Option ist nur verfügbar, wenn das PDF ein Inhaltsverzeichnis enthält. | |
Eingebettete Dateien | Liste der eingebetteten Dateien im PDF Diese Option ist nur verfügbar, wenn das PDF eingebettete Dateien enthält. |
Tastenkürzel in der PDF-Anzeige
In der PDF-Anzeige stehen Ihnen folgende Tastenkürzel zur Verfügung:
Tastenkürzel | Beschreibung |
|---|---|
STRG + ALT + P | Öffnet das Dokument im Präsentationsmodus |
STRG + F | Öffnet den Suchen-Dialog (nur im Lesemodus) |
STRG + G | Springt zum nächsten Suchergebnis (nur im Lesemodus) |
STRG + Pfeil nach oben | Seite zurück: Wechselt zur vorigen Seite |
STRG + Pfeil nach unten | Seite vor: Wechselt zur nächsten Seite |
STRG + Mausrad nach oben STRG + + | PDF vergrößern |
STRG + Mausrad nach unten STRG + - | PDF verkleinern |
STRG + 0 | Größe der PDF-Anzeige auf die Standardeinstellung (Seitenbreite) zurücksetzen |
Dokumente mit der geteilten Ansicht vergleichen
Blendet das erste Dokument aus bzw. wieder ein, wenn es ausgeblendet ist. | |
Zeigt zwei Dokumente untereinander an. Über die Auswahllisten über der Dokumentanzeige (rechts) können Sie einstellen, welches Dokument oben und welches unten angezeigt werden soll. |
Sie haben die Möglichkeit, zwei Dokumente untereinander anzuzeigen und so z.B. einzelne Positionen zu vergleichen. Klicken Sie dazu die Schaltfläche “Geteilte Dokumentenansicht”, um die zweite Anzeige zu aktivieren. Alternativ öffnen Sie das Kontextmenü über Rechtsklick auf das gewünschte Dokument und wählen die Option “In der zweiten Ansicht anzeigen” aus.
Welches Dokument in der ersten und welches in der zweiten Ansicht angezeigt wird, können Sie auch über die Auswahllisten oberhalb der Dokumentanzeige ändern.
Beachten Sie bitte, dass das Stempeln nur in der Hauptansicht (also im oberen Dokument) möglich ist.
Dokument-Eigenschaften bearbeiten
Das Fenster zum Bearbeiten eines Dokuments erreichen Sie über die Menüleiste, das Kontextmenü oder direkt über die Schaltfläche in der Liste.
Im “Bearbeiten-Fenster” können Sie Name, Beschreibung und die Klassifizierung des Dokuments ändern.
Mit Klick auf “Speichern” wird das Dokument sofort gespeichert. Bei Klick auf “Abbrechen” werden Ihre Änderungen verworfen.
Felder aus der Klassifizierung WMS 1.1.3
Je nach Klassifizierung kann das Dokument auch über zusätzliche Eigenschaften verfügen, die Sie in diesem Fenster befüllen können. Welche Felder zu einer Dokument-Klassifizierung gehören, legt der Administrator in der Administration der Klassifizierungen im Workflow Studio fest.
Web-Links
Zu Aufgaben können Web-Links hinzugefügt werden. Diese können wahlweise in einem neuen Fenster geöffnet werden oder eingebettet in der Dokumentenanzeige eingeblendet werden.
Um einen Link hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche '+' und wählen Sie die -Schaltfläche. Im geöffneten Dialog können Sie einen Namen und eine Beschreibung für Ihren Link festlegen.
Links anzeigen - eingebettet oder in einem neuen Tab
Links können entweder eingebettet oder in einem neuen Browser-Tab angezeigt werden. Diese Einstellung können Sie allgemein unter Einstellungen festlegen oder temporär in der Aufgabe ändern, indem Sie den Haken 'Links eingebettet anzeigen' oberhalb der Dokumentenliste setzen oder entfernen.
DMS-Dokumente
Zu Aufgaben können auch Dokumente aus dem [accantum] DMS hinzugefügt werden. Um ein DMS-Dokument hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche “DMS-Dokument hinzufügen”.
Im geöffneten Dialog wird die Dokument-ID aus dem [accantum] DMS oder die vollständige Web-URL des Dokuments benötigt. Zusätzlich können Name und Beschreibung für das Dokument eingegeben werden.
In der Liste der Dokumente wird bei einem DMS-Dokument die Dokument-ID angezeigt. Die Dokument-ID ist mit einem Link versehen, mit dem das Dokument direkt im DMS geöffnet werden kann. Beim Aufruf des DMS-Links muss sich der Benutzer am DMS authentifizieren.
Vorschau für DMS Dokumente WMS 1.1.4
Damit PDF-Dokumente aus dem DMS schneller geladen werden steht die Einstellung “DMS Vorschaubild anzeigen“ zur Verfügung.
Ist diese Einstellung für Sie gesetzt, wird statt des PDFs ein Bilder der ersten Seite angezeigt. Bei Bedarf können Sie das PDF nachladen.