Beschreibung

Mit einer E-Mailregel wird definiert, welche E-Mails archiviert werden sollen. Die E-Mailregeln werden im E-Mail-Connector angewendet, welcher E-Mail-Postfächer im Exchange ausliest oder E-Mails per POP3 von anderen E-Mailserver abruft.

Inhalt

Feld / Schaltfläche

Beschreibung

Wiederherstellen

Die Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn ein gelöschter Listeneintrag ausgewählt wurde.

Speichern

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Eigenschaften

Allgemein

Feld / Schaltfläche	Beschreibung
Name	Name der E-Mailregel
ID	Interne ID der E-Mailregel

Tab Eigenschaften

Hier wird das allgemeine Verhalten der E-Mailregel konfiguriert.

Feld / Schaltfläche	Beschreibung
Ausschluss	Mit dieser Option kann eingestellt werden, dass E-Mails, auf die diese Regel zutrifft, nicht verarbeitet werden. Sollten nachfolgend noch weitere Regeln vorhanden sein, werden diese nicht mehr für die aktuell verarbeitete E-Mail berücksichtigt.
Regel Abbruchbedingung	Beim Setzen dieser Option werden weitere Regeln nicht mehr beachtet.
OCR für Anhänge unterdrücken	Wird diese Option gesetzt, werden Anhänge nicht durch die OCR verarbeitet.
Anhänge extrahieren	Wird diese Option verwendet, werden alle Anhänge der E-Mail getrennt und als eigenständige Dokumente archiviert.
Benachrichtigung	Hier können externe bzw. interne Module (z.B. Capture) für die Benachrichtigung ausgewählt werden, um die E-Mail nach der Analyse automatisch weiterverarbeiten zu lassen.
Analyseregel für extrahierte Anhänge	Hier kann eine Analyseregel ausgewählt werden, mit der die extrahierten Anhänge verarbeitet werden sollen. Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn die Option Anhänge extrahieren aktiviert ist
Pfad für exportierte Anhänge	Hier kann ein windowsbasierter Pfad angegeben werden, wohin der exportierte Anhang gespeichert werden soll (z.B.: „C:\Email\Anhänge“). Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn die Option Anhänge extrahieren aktiviert ist.
Dateifilter für Anhänge	Hier kann definiert werden, welche Dateiformate erlaubt sind. Es können mehrere Filter angegeben werden (Filter getrennt mit “;” (Strichpunkt)). Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn die Option Anhänge extrahieren aktiviert ist.
Dateifilter für auszuschließende Anhänge	Hier kann definiert werden, welche Dateiformate nicht erlaubt sind. Es können mehrere Filter angegeben werden (Filter getrennt mit “;“ (Strichpunkt)). Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn die Option Anhänge extrahieren aktiviert ist.

Beispiel für Dateifilter:

*.* > alle Dateiformate sind erlaubt
*.pdf > nur PDF Dateien sind erlaubt
*.tif > nur tif Dateien sind erlaubt
Rechnung.* > nur Dateien in denen „Rechnung“ im Dateinamen vorkommt, sind erlaubt (egal welcher Dateityp).

Der Dateifilter, der alle Dateitypen erlaubt, sollte mit Bedacht verwendet werden, da in diesem Fall sämtliche Anhänge in der E-Mail durch die OCR verarbeitet werden! Firmenlogos bzw. Bilder von Facebook, XING uvm. werden ebenfalls als E-Mailanhang interpretiert.

Tab E-Mail-Filter

In diesem Tab werden die Filter für die E-Mails festgelegt, welche archiviert werden sollen.

Feld / Schaltfläche	Beschreibung
Filtertyp	Typ des Filters. Es wird zwischen Einzelfeld- und Listenfilter unterschieden. Je nach Filtertyp können weitere Felder konfiguriert werden. Die Unterschiede werden nachfolgend beschrieben.

Einzelfeld-Filter

Filterbereich	Beschreibung
Absender
Empfänger
Betreff
Text-Inhalt
Anhänge

Bei einem Einzelfeld-Filter können die einzelnen Filterbereiche mit unterschiedlichen Filtern versehen werden.

Filtertyp

Beschreibung

Filter mit Platzhaltern

Hier können E-Mail-Adressen mit Platzhaltern angegeben werden. Es ist möglich mit * (Stern) Teile von E-Mail-Adressen zu ignorieren.

Beispiel

Filterausdruck *@accantum* im Filterbereich Absender: Hier werden alle E-Mails berücksichtigt, die @accantum im Absender enthalten.

Ferner kann mit einem | (Pipe) z.B. eine weitere Adresse hinterlegt werden: *@accantum*|*@contopor*

Erklärung: | (Pipe) wird als „Oder“ interpretiert.

Weitere Details zu den Platzhaltern können in der Übersicht der Platzhalter nachgelesen werden:

Filter mit regulärem Ausdruck

Über diese Filtereinstellung ist es möglich, E-Mails mit einem regulären Ausdruck zu filtern.

Weitere Informationen zu regulären Ausdrücken finden Sie hier.

Listenfilter

Folgende Filter stehen zur Verfügung:

[FILTER:SENDER]
[FILTER:RECIPIENT]
[FILTER:SUBJECT]
[FILTER:BODY]
[FILTER:ATTACHMENT]

Erweiterter Filterausdruck

Bei dieser Einstellung ist es möglich, Platzhalter im Filterausdruck zu verketten.

Beispiel:

[from] = "*buchhaltung*" and ([to]="*rechnung@*" or [to]="bill*@*" or [to]="*@accantum*" ) and [ATTACHMENT]="*Rechnung.pdf*"

Der Filterausdruck ist wie folgt zu interpretieren:
Wenn eine E-Mail von dem Absender “*buchhaltung*” und an “rechnung@*” oder “bill*” bzw. an “*@accantum*” gesendet wird und einen Anhang enthält, in dem “*Rechnung.pdf*” vorkommt, dann trifft diese Regel zu.

Es stehen folgende Platzhalter zur Verfügung:

FROM Absender
TO Empfänger
SUBJECT Betreff
BODY Textinhalt
ATTACHMENT Anhang
!= Ungleich

Tab Ablage

In diesem Tab kann konfiguriert werden, wie die E-Mail abgelegt und ob ein Workflow gestartet werden soll

Feld / Schaltfläche	Beschreibung
Workflow starten	Auswahl eines Workflows, welcher nach der Archivierung der E-Mail gestartet werden soll.
Ablage	Hier wird angegeben, ob die E-Mail in den Posteingang oder in einen Ablageort abgelegt werden soll und ob die E-Mail sofort auf archiviert gesetzt werden soll.
Ablageziel	Hier können ein oder mehrere Pfade angegeben werden, in dem die E-Mail abgelegt werden soll.

Weitere Informationen zur Konfiguration von Ablagen finden Sie auch bei der Konfiguration der Ablagevorlagen.

Tab Attribut-Vorbelegung

<Bild>

Feld / Schaltfläche	Beschreibung

E-Mailregeln