AOA - Archivieren
- Praktikant (Unlicensed)
- Melanie Veigl
- Stefan Berger
Beschreibung
Archiviert das geöffnete Dokument/die markierten E-Mails im DMS. Zuerst wird gefragt ob das Dokument gespeichert werden soll. Sollte das Dokument nicht gespeichert werden kann es auch nicht archiviert werden.
Profilauswahl
Auswahl eines Profils über welches archiviert wird.
Order archivieren/Unterordner archivieren (nur Outlook)
Wenn aktiviert werden nicht nur die ausgewählten E-Mails, sondern alle E-Mails des Orders (und aller Unterorder) archiviert.
Attribute festlegen
Nachdem das Profil festgelegt wurde können nun den Attributen, die dem Profil zugewiesenen wurden, Werte zugewiesen werden.
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Auf alle E-Mails anwenden (nur sichtbar wenn mehrere E-Mails ausgewählt wurden) | Wenn aktiviert werden bei Ablage alle E-Mails mit dem ausgewählten Einstellungen archiviert. |
E-Mail ablegen (nur Outlook) | Die E-Mail regulär abgelegt. |
Anhang ablegen (nur Outlook) | Nur die Anhänge einer E-Mail werden abgelegt. Ein Auswahl welche Anhänge abgelegt werden sollen erfolgt bei Abschluss der Ablage. Ist <auf alle E-Mails anwenden> aktiviert werden alle Anhänge abgelegt. |
Alle Anhänge archivieren | Wenn aktiviert werden alle Anhänge der E-Mail abgelegt. |
Attribute | Den Attributen können Werte zugewiesen werden. Textfelder können per Drag&Drop mit den Platzhaltern rechts befüllt werden. Rot umrandete Attribute sind Pflichtfelder und dürfen nicht leer sein. |
<Zurück | Kehrt zur Profilauswahl zurück. |
Ablage | Legt das Dokument mit den aktuellen Attributwerten ab. |
Abbrechen | Bricht das Archivieren ab und schließt das Fenster. |
Bereits archiviert
Ist das Dokument bereits archiviert wird nachgefragt ob es erneut archiviert werden soll.
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Auf alle Dokumente anwenden (nur Outlook) | Wenn aktiviert werden weitere E-Mails, welche bereits archiviert sind, gleich behandelt. |
Bestätigen | Legt das Dokument im Archive ab. |
Überspringen (nur Outlook) | Archiviert die aktuelle E-Mail nicht und fährt mit der nächsten fort. |
Abbrechen | Bricht den Archiviervorgang ab. |
Anhang ablegen (nur Outlook)
Wurde die Option Anhang ablegen ausgewählt und es ist mehr als ein Anhang vorhanden kann nun entschieden werden welche Anhänge abgelegt werden sollen.
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Bestätigen | Legt die ausgewählten Anhänge ab. |
Abbrechen | Bricht den Archiviervorgang ab. |
Ergebnis überprüfen
Das Ergebnis des Archiviervorgangs ist bei einem einzelnen Dokument im unteren rechten Bildschirm zu sehen.
Wurde mehr als ein Element archiviert erfolgt der Fortschritt über ein Dialogfenster (nur Outlook).
Erfolgreich Archiviert (nur Outlook)
Nachdem eine E-Mail erfolgreich archiviert wurde wird sie mit der Kategorie “Archiviert” versehen.