Wird eine neue Erfassungsvorlage für eine E-Rechnung erstellt, erkennt das System automatisch, um welches Format (X-Rechnung, ZUGFeRD) es sich handelt. Zusätzlich zu den nachfolgend genannten Daten, um eine neue Erfassungsvorlage zu erstellen, gibt es die Einstellungsmöglichkeit „E-Rechnung anwenden“.

Weiterhin müssen noch folgende Angaben zur neu erstellten Erfassungsvorlage hinterlegt werden: der „Name der Vorlage“, eine zugeordnete „Organisationsgruppe“ (COG – Capture Organisation Group), „Basierend auf Vorlage“ (soll die neu erstellte Vorlage mit bereits konfigurierten Daten einer bestehenden Vorlage geladen werden) sowie optionaler „Beschreibung“.

Im Falle eines ZUGFeRD-Dokuments sowie getroffener Einstellung „E-Rechnung anwenden“ – bei Neuerstellung der Erfassungsvorlage – werden sämtliche hinterlegten Metadaten des Dokuments in die Erfassungsvorlage geladen. Hierbei müssen die Bereiche Tab „Attribute“ sowie Tab „Einstellungen“ berücksichtigt werden.

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Erfassungsvorlage: ZUGFeRD-Dokumente

Das Hinterlegen aller erkannten „Attribute“ erfolgt automatisch:

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Erfassungsvorlage: ZUGFeRD-Dokumente: Beispielerfassung

Im Tab „Einstellungen“ gibt es zusätzlich die Export-Option: „Original XML“ und „Vereinfachtes XML“.

Beschreibung: „Original XML“:
Entspricht dem Original XML-Format, wie das mitgelieferte ZUGFeRD-XML, das in der PDF-Datei eingebettet ist. Die direkte Weiterverarbeitung des XMLs von ZUGFeRD ist in allen gängigen Systemen möglich.

Beschreibung: „Vereinfachtes XML“:
Die ausgelesenen Werte werden in einer flachen XML-Struktur aufgelistet.