Neuen Stempel hinzufügen

Screenshot neuen Stempel hinzufügen

Soll ein neuer Stempel hinzugefügt werden, muss zunächst ein vorhandener Stempel aus der Stempelliste ausgewählt werden. Sollte der gewünschte Stempel nicht vorhanden sein, muss dieser in der Archivadministration im Bereich Stempel erstellt oder berechtigt werden. Sobald dieser erstellt wurde, steht dieser in dem soeben beschriebenen Auswahlfeld zur Verfügung.

In [accantum] stehen bereits einige vordefinierte Stempel zur Verfügung, diese können aber nach Bedarf angepasst werden.

Screenshot eines bereits vordefinierten Stempels

Wurde ein neuer Stempel hinzugefügt, kann dieser im rechten Fensterbereich (Dokumentenansicht) platziert werden.

Screenshot Stempeldetails

Im linken Fensterbereich (Übersichtsbereich, vorhandene Notizen und Stempel) kann der Stempelinhalt über manuellem Klick auf den Stempel hinterlegt werden.

Zusätzlich zur Stempelinformation kann eine Bemerkung hinterlegt werden.

Screenshot Stempelbeschreibung hinzufügen

Über das Klicken auf „Details bearbeiten…“ können zusätzlich zu den oben genannten Änderungen weitere Einstellungen zum Stempel vorgenommen werden.

Screenshot Stempelbeschreibung bearbeiten

Eine weitere Einstellungsmöglichkeit ist die „Visuelle Darstellung unterbinden“-Einstellung. Ist das Feld auf „Ja“ gesetzt, wird der Stempel nicht grafisch auf dem Dokument angezeigt.

„Nur auf der aktuell ausgewählten Version anzeigen“
Ist das Feld auf Ja gestellt wird der Stempel nur auf dieser Version angezeigt.

Die Felder „Links“ und „Oben“ im Reiter Positionen zeigen die Position des Stempels auf dem Dokument an.

Screenshot Stempel bearbeiten

Stempelinformationen, die während des Stempelvorgangs hinterlegt werden, können im Nachgang nicht mehr im Rahmen einer Suche aufgefunden werden – dieser Stempel (Textstempel) wird rein für die grafische Darstellung verwendet (betrifft nicht Stempel (Bildstempel) mit Attributen, siehe nächstes Kapitel).

Stempel mit Attributen

Screenshot Attribute in einem Stempel

Eine weitere Möglichkeit, einen Stempel zu verwenden, ist der Stempel, in dem Attributplatzhalter hinterlegt sind. In der Archivadministration im Bereich Stempel kann eingerichtet werden, ob Attributplatzhalter verwendet werden sollen (Stempeltyp Bild). Werden Attributplatzhalter verwendet, können diese nicht direkt beim Stempelvorgang befüllt werden. Die Befüllung der Attributplatzhalter erfolgt, wenn das tatsächliche Attribut im Dokument befüllt wurde.

Beispiel: Wird das Attribut „Konto“ manuell durch eine Person befüllt, wird automatisch der Stempel um diese Information erweitert.

Neue Notiz hinzufügen

Mit der Schaltfläche kann direkt eine neue Notiz hinterlegt werden, ohne vorher in den Bereich der Notizen wechseln zu müssen. Weitere Details zu den Notizen können hier nachgelesen werden:

Screenshot Notiz hinzufügen