Stempel
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WMS 1.1.3
Im Stempelmenü können Sie Stempel für Dokumente erstellen und bearbeiten. In Portalaufgaben können Aufgabenbearbeiter diese Stempel auf PDF-Dokumente aufbringen.
Das Aufbringen von Stempeln wird nur für PDF-Dokument (aus dem WMS der DMS) unterstützt. Hinweise dazu finden sie auf dieser Seite unter Stempeln mit WMS und/oder DMS?.
Übersicht
Auf der linken Seite sehen Sie alle nicht gelöschten Stempel. Gelöschte Einträge können Sie einblenden, wenn die den Filter der Gelöscht-Spalte ändern.
Mittels der "+" Schaltfläche können Sie eine neue Stempel-Definition hinzufügen.
Sobald Sie einen Stempel auswählen oder erstellen, können Sie ihn auf der rechten bearbeiten. Sie können zwischen den Einträgen wechseln, ohne zu speichern zu müssen. Die geänderten Einträge werden in der Übersicht hervorgehoben. Sobald Sie das Menü verlassen oder das Workflow Studio schließen und noch ungespeicherte Änderungen vorhanden sind, werden Sie aufgefordert diese zu speichern oder zu verwerfen.
Mit der Strg-Taste können Sie mehrere Einträge auswählen und z .B. löschen oder wiederherstellen. Diese Funktionen finden Sie auch im Kontextmenü.
Stempel hinzufügen / bearbeiten
Das WMS unterscheidet zwischen Text- und Bildstempeln. Bei Textstempeln geben Sie nur ein Text an und setzen dazu das Aussehen (z.B. Schriftart, Farbe). Bei Bildstempeln wählen Sie eine Bilddatei (png, jpeg, bmp,…).
Eigenschaft | Beschreibung |
|---|---|
Name | Der Name des Stempels (muss eindeutig sein) |
Anzeigename | Der Name, der im Portal angezeigt wird, wenn leer wird Name verwendet |
Beschreibung | Eine optional Beschreibung zu dem Stempel |
Einmalig | Legt fest, ob der Stempel nur einmalig oder mehrfach auf dem Dokument vorhanden sein dann. Wenn er mehrfach vorkommen darf, dann bleibt er beim Stempeln “auf der Hand”. |
Stempeltyp | Es können Bild- oder Text-Stempel erzeugt werden. |
Textstempel
Diese Einstellungen stehen Ihnen für einen Textstempel zur Verfügung. Darunter in der Vorschau sehen Sie, wie der Stempel auf dem PDF aussehen wird.
Eigenschaft | Beschreibung |
|---|---|
Text | Der auf dem Stempel angezeigte Text |
Rahmen | Die Art des Rahmens:
|
Rahmenbreite | Die Breite des Rahmens in Pixel (Standard: 6) |
Schrift | Einstellung zur Schrift:
|
Hintergrund | Die Hintergrundfarbe
|
Datum anzeigen | Zeigt das Datum an, an dem der Stempel aufgebracht wurde. Es kann ein Format angegeben werden, um festzulegen, ob das Datum z.B. mit Uhrzeit angezeigt wird. Beachten Sie, dass das Datum in der Sprache des Dienstes aufgebracht wird. Ab Version 1.1.4 können Sie die Dienstesprache in der WMS Management Console einstellen. |
Benutzernamen anzeigen | Zeigt den vollständigen Namen des Benutzers an, der den Stempel aufgebracht hat. |
Bildstempel
Bei Bildstempel müssen Sie zunächst eine Bilddatei (erlaubt sind gif, jpeg, jpg, bmp oder png) hochladen. Dieses Bild können Sie hier noch etwas bearbeiten (z.B. drehen oder spiegeln).
Berechtigungen
Für jeden Stempel können Sie Berechtigungen auf Gruppen- und Benutzerebene vergeben. Wie bei allen Berechtigungen empfehlen wir die Vergabe auf Gruppen.
Wählen Sie einen Benutzer oder eine Gruppe aus, um deren Berechtigungen für diesen Stempel zu sehen und zu ändern. Die Änderungen, die Sie vornehmen bleiben erhalten, wenn Sie eine andere Gruppe auswählen. Mit Speichern des Stempels speichern Sie auch alle Berechtigungen.
Recht | Beschreibung |
|---|---|
Stempel verwenden | Wird benötigt, um den Stempel im Portal verwenden und auf ein PDF aufbringen zu können. |
Stempel ändern | Wird benötigt, um Stempel auf Dokument zu ändern, z.B. zu verschieben. |
Stempel entfernen | Wird benötigt, um Stempel von einem Dokument zu entfernen. |
Dokument-Klassifizierung
Beachten Sie, dass Dokumente nur gestempelt werden können, wenn die Klassifizierung des Dokuments in der Aufgabe es erlaubt.
White-List
Beachten Sie, dass zunächst niemand Berechtigungen für neue Stempel besitzt.
Aktivität “Stempel hinzufügen”
Aktivitäten in Workflows, die Stempel automatisiert aufbringen oder verändern prüfen die Berechtigung nicht. Außer Sie führen den Workflow im Test-Modus aus, dann gelten die Rechte Ihres WMS-Benutzers.
Stempeln mit WMS und/oder DMS?
Wir empfehlen, sich innerhalb eines Prozesses für das Stempeln im DMS oder das Stempeln im WMS zu entscheiden.
Hinweise zum Stempeln von DMS Dokumenten mit dem WMS:
Die Stempelinformationen aus dem DMS gehen verloren, da das WMS die Stempel sofort auf das PDF aufbringt
Die Stempel im DMS sollten nur versionsabhängig aufgebracht werden (siehe Parameter im DMS), sonst werden Stempel doppelt im PDF angezeigt.
Hintergrund
Bei jedem Speichern eines DMS-Dokuments beim Stempeln aus dem WMS wird eine neue Version angelegt.
Diese beinhaltet alle Stempel aus dem PDF. Dabei handelt es sich dann um “PDF-Stempel” aus dem WMS nicht um “DMS-Stempel”!
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