Allgemeine Funktionen

Dokument sperren

Über die Schaltfläche „Dokument sperren…“ kann das aktive Dokument für die Bearbeitung eines anderen Benutzers gesperrt werden.

Dokumentenablage

Über die Schaltfläche „Dokumentenablage“ kann das aktive Dokument abgelegt werden.

Workflow starten

Mit der Schaltfläche „Aufgabe starten“ kann für das aktive Dokument eine neue Aufgabe gestartet werden.

Screenshot Dokumente Dokumentenansicht Allgemein „Workflow starten“

Stempel und Notizen

Mit der Schaltfläche „Stempel und Notizen“ kann für das aktive Dokument ein Stempel oder eine Notiz konfiguriert werden. Weiterhin können die Stempel und Notizen grafisch sichtbar auf dem Dokument aufgebracht werden.

Screenshot Dokumente Dokumentenansicht Allgemein „Stempel und Notizen“

Die grafische Darstellung von Stempeln und Notizen wird nur für das Dateiformat PDF unterstützt!

Weitere Informationen zu den Stempeln und Notizen sind im Kapitel: Dokumentenbereich: Stempel und Notizen zu finden.

Anhang hinzufügen

Mit der Schaltfläche können Anhänge zum Dokument hinzugefügt werden.

Dokumentenbeziehung hinzufügen

Mit der Schaltfläche können neue Beziehungen zum Dokument hinzugefügt werden.

Hierzu kann über den Dialog nach Belegen gesucht werden. Für die Suche stehen Suchvorlagen der „Erweiterten Suche“ zur Verfügung.

Screenshot Dokumente Dokumentenansicht Allgemein „Neue Dokumentenbeziehung hinzufügen“ Suche

In der Trefferliste werden auch alle markierten und geöffneten Dokumente angezeigt.

Screenshot Dokumentenansicht „Neue Dokumentenbeziehung hinzufügen“ markierte Dokumente

Screenshot Dokumentenansicht „Neue Dokumentenbeziehung hinzufügen“ geöffnete Dokumente

Screenshot Dokumente Dokumentenansicht Allgemein „Neue Dokumentenbeziehung hinzufügen“ Dialog

Um mehrere Belege einer Suche in Beziehung zu bringen, kann die Steuerungstaste (STRG) und Linksklick verwendet werden.

Es ist nicht möglich, das aktive Dokument mit sich selbst in Beziehung zu bringen.

E-Mail Versand

Mit dieser Schaltfläche wird das aktuell geöffnete Dokument/Datei per E-Mail versendet.

Dokument herunterladen

Mit der Schaltfläche kann das aktuell geöffnete Dokument/Datei im aktuellen Dateiformat (zum Beispiel PDF) heruntergeladen werden.

Metadaten herunterladen

Mit der Schaltfläche können alle erfassten Daten (zum Beispiel Attribute) zum Dokument im XML-Format heruntergeladen werden.

Einstellungen

Screenshot Dokumentenansicht Allgemein „Einstellungen“

Mit der Schaltfläche „Einstellungen“ wird konfiguriert, welche Attribute direkt und welche erst durch das Aufklappen von „zeige mehrere Attribute“ angezeigt werden sollen. Es werden alle Attribute, die der Kategorie zugeordnet sind, angezeigt.

Screenshot Dokumentenansicht Allgemein „Einstellungen“ „zeige mehrere Attribute“

Dokumentenversionen ändern

Wenn sich ein Dokument verändert hat oder korrigiert wurde, ist es möglich über die Version eine neue Version des Dokuments zu generieren. Hier besteht die Möglichkeit, ein neues oder geändertes Dokument ins Archiv als neue Version hochzuladen.

Screenshot Dokumentenansicht Allgemein neue Version

Nachfolgend werden die Bereiche der Dokumente beschrieben.

Screenshot Dokumentenansicht Allgemein Dokument Bereiche