WMS 1.1.1

Menü “Datenquellen”

Inhalt

1 Übersicht
2 Datenquelle bearbeiten
- 2.1 Einträge hinzufügen
- 2.2 Sortierung
3 Einträge bearbeiten
4 Einträge löschen
5 Wann verwende ich die “Externe ID”?
6 Ereignisse und Datenquelle filtern
7 Verwandte Themen

In diesem Menü verwalten Sie Datenquellen. Eine Datenquelle können Sie in beliebig vielen Feldern und / oder Tabellen verwenden.

Bis einschließlich der WMS Version 1.1.0 entsprechen die Datenquellen einem Auswahllistenfeld. Ab der Version 1.1.1 wählen Sie bei einem Feld die Datenquelle. Das hat den Vorteil, dass Sie ein und die selbe Datenquelle in mehreren Feldern und Tabellen verwenden können.

Einschränkungen und Performance

Ein Datenquelleneintrag kann bis zu 250 Zeichen enthalten. Je nach Breite der Auswahlliste kann es sein, dass der Text abgeschnitten wird. Der komplette Text steht in einem Tooltip.
Viele Datenquelleneinträge können zu längeren Ladezeiten führen. Wie empfehlen ein Maximum an 300.000 Einträge, um die Auswahlliste im Portal gut handhaben und filtern zu können.
Es ist abhängig von Browsereinstellungen und verfügbaren Speicher, ob Anfragen gecached werden. Mit bis zu 60MB pro Datenquelle konnte Accantum keine Probleme feststellen.
Das Speichern im Workflow Studio dauert mit der Einstellung “Sortierung wie in der Liste angegeben” und vorhandenen Änderungen länger, da alle Einträge nummeriert werden müssen.
Wir empfehlen daher große Listen alphabetisch zu sortieren.

Übersicht

Auf der linken Seite sehen Sie alle nicht gelöschten Datenquellen. Gelöschte Einträge können Sie einblenden, wenn Sie den Filter der Gelöscht-Spalteändern.

Sobald Sie eine auswählen oder erstellen, können Sie sie bearbeiten. Sie können zwischen den Einträgen wechseln, ohne sie speichern zu müssen. Die geänderten Einträge werden in der Übersicht hervorgehoben. Sobald Sie das Menü verlassen oder das Workflow Studio schließen und noch ungespeicherte Änderungen vorhanden sind, werden Sie aufgefordert diese zu speichern oder zu verwerfen.

Mit der Strg-Taste können Sie mehrere Einträge auswählen und z.B. löschen oder wiederherstellen. Diese Funktionen finden Sie auch im Kontextmenü.

Mit der Volltextsuche können Sie die Datenquellen-Einträge nach ihren Werten oder der externen ID filtern.

Datenquelle bearbeiten

Einträge hinzufügen

Um einen Eintrag hinzuzufügen, geben Sie einen Wert in das Feld ein. Bestätigen Sie anschließend mit der "+" Schaltfläche oder mit der "Enter"-Taste. Optional können Sie auswählen, ob Einträge am Ende oder an einer bestimmten Stelle eingefügt werden.

Sortierung

Alphabetisch nach dem Wert
Alphabetisch nach der externen Id
Manuell
Die Sortierung der Einträge können Sie mittels Drag&Drop ändern. Für neue Einträge können Sie die Position auswählen. Die Sortierung der Auswahlliste im Portal ist die selbe wie in dieser Liste.

Einträge bearbeiten

Den Wert und die externe ID eines Eintrages können Sie direkt in der Liste vornehmen. Sobald Sie darauf klicken, können Sie den Text ändern.
Mit einem Doppelklick oder der Bearbeiten-Schaltfläche öffnet sich ein Fenster, um alle Eigenschaften des Eintrags zu bearbeiten.

Name

Beschreibung

Wert

Der Wert des Eintrags. Dieser Text wird in den Auswahllisten im Portal angezeigt

Externe ID

Ein zusätzlicher Wert für den Eintrag, der auf ein externes System oder einen Standard enthalten kann.
(In Feldern und Spalten können Sie entscheiden, ob die externe ID oder der Wert gespeichert wird)

Eigenschaften

Zusätzliche Name-Wert-Paare, um die Datenquelle im Workflow besser filtern zu können (siehe Datenquelle filtern).

In den Auswahllisten für Name und Wert der Eigenschaft werden Ihnen bereits vorhandene Einträge vorgeschlagen, um Tippfehler zu vermeiden. Mit der Tabulator- oder der Enter-Taste können Sie aber auch einen anderen Text speichern.

Mit bestätigen Sie Ihre Änderungen.

Mit oder "Esc" brechen Sie die Bearbeitung ab.

Einträge löschen

Mit der Entf-Taste, der Löschen-Schaltfläche oder dem Kontextmenü löschen Sie alle markierten Einträge aus der Liste.

Wann verwende ich die “Externe ID”?

Zur Datenhaltung der Auswahllisten:
Im einfachsten Fall ist in den Einträgen der Datenquelle nur der Name eingetragen. Dieser wird im Portal angzeigt und in die WMS-Datenbank gespeichert. In den Aufgabenliste kann so einfach nach dem Namen gesucht werden.

Im Workflow wiederum arbeiten Sie mit der dazugehörigen ID (siehe Zuordnungen zu Datenquellen-Einträgen). So kann der Name eines Datenquelleneintrags geändert werden, ohne dass Sie den Workflow anpassen müssen.

Problem: Die Bezeichnung eines Datenquelleneintrags muss geändert werden
Ein Eintrag in einer Datenquelle soll umbenannt werden: z.B. weil sich eine Projektnummer geändert hat. Wenn nun im Portal bereits ein Wert ausgewählt ist, dann wird dieser nicht mehr in der Datenbank gefunden. Folge: Im Portal wird der Eintrag der Auswahlliste als “gelöscht” angezeigt.

Um dieses Verhalten zu umgehen können Sie die externe ID nutzen und das Kennzeichen "Externe ID verwenden" in den Spalten einer Aufgaben-Tabelle. Es wird dann nicht der angezeigt Wert gespeichert, sondern die externe ID. So können Sie die Bezeichnung des Datenquelleneintrags ändern, ohne das ausgewählte Werte im Portal verworfen werden.

Anwendungsfall 2:
Wenn Sie mit dem Rechnungsobjekt arbeiten, muss in einigen Spalten ein Kürzel enthalten sein, um dem X-Rechnungsstandard zu ensprechen (z.B. UnitCode, TaxCategoryCode ode Currency). In diesem Fall können sie den standaradisierten Wert als ExternId hinterlegen und für den Anwender im Portal eine sprechendere Bezeichnung hinterlegen.

Ereignisse und Datenquelle filtern

Eine Datenquelle können Sie abhängig von anderen Feldern in einer Aufgabe filtern. Dazu hinterlegen Sie in der einem Auswahllistenfeld der Aufgaben einen Workflow für das Ereignis "Datenquelle laden". Mit einem Workflow können Sie nun diese Datenquelle filtern,

Damit der Workflow auch gestartet wird, wenn Sie den Wert eines Feldes ändern, stellen Sie bei diesem Feld im Ereignis "Feldwert wird geändert" die Auswahlliste ein, die neu geladen werden soll.

Datenquellen