Eine Aufgaben-Ansicht beschreibt das Aussehen und den Inhalt der Aufgabenliste im Workflow Portal für bestimmte Benutzer und Gruppen. Eine Aufgaben-Ansicht definiert ...

... welche Spalten angezeigt werden,
... wie die Aufgaben sortiert sind,
... welche Aufgaben angezeigt werden sollen (Filter)

Inhalt

1 Übersicht
2 Allgemeine Einstellungen
3 Aussehen
4 Spalten
- 4.1 Verfügbare Systemspalten
- 4.2 Vorschau
5 Filter
6 Zuweisung von Aufgaben-Ansichten an Benutzer oder Gruppen
7 Zuweisung von Workflows an Aufgaben-Ansichten
8 Nützliche Filter
- 8.1 Alle abgeschlossenen Aufgaben
- 8.2 An mich zugewiesene Aufgaben einer Aufgaben-Definition (aktive Aufgaben)
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Übersicht

Auf der linken Seite sehen Sie alle nicht gelöschten Ansichten. Gelöschte Einträge können Sie einblenden, wenn die den Filter der Gelöscht-Spalteändern. Sobald Sie eine auswählen oder erstellen, können Sie sie bearbeiten. Sie können zwischen den Einträgen wechseln, ohne speichern zu müssen. Die geänderten Einträge werden in der Übersicht hervorgehoben. Sobald Sie das Menü verlassen oder das Workflow Studio schließen und noch ungespeicherte Änderungen vorhanden sind, werden Sie aufgefordert diese zu speichern oder zu verwerfen.

Allgemeine Einstellungen

Name	Beschreibung

Name	Beschreibung
Name	Bezeichnung der Ansicht, die im Portal angezeigt wird.
Anzeigename	Bezeichnung, die im Portal (statt dem Namen) angezeigt werden soll
Beschreibung	Zusätzliche Beschreibung der Ansicht, die im Portal als Tooltip angezeigt wird.
Position	Mit der Position können Sie die Reihenfolge der Ansicht im Portal festlegen. Positionsnummern müssen nicht eindeutig sein. Ansichten mit Position "0" werden zuerst angezeigt.
Sortieren nach	Wählen Sie hier eine der zugewiesenen Spalten, nach der sortiert werden soll.
Absteigend sortieren	Auf- oder absteigend sortieren.
Mehrfachbearbeitung	Dient zur schnelleren Bearbeitung mehrerer Aufgaben im Portal aus der Aufgabenliste. So können Sie mehrere Aufgaben markieren und delegieren oder abschließen.

Aussehen

Im Reiter "Aussehen" können Sie das Aussehen der Kachel und des Reiters der Ansicht im Portal ändern.

Name	Beschreibung
Symbol	Im Dropdown lässt sich das Symbol für die Ansicht auswählen. Das WMS verwendet dazu Icons von FontAwesome: https://fontawesome.com/search?o=r&m=free&s=solid%2Cregular&f=classic
Hintergrundfarbe	Festlegung der Hintergrundfarbe für die Ansicht. Unter "Weitere Farben" in der Farbauswahl können Sie die Farbe frei wählen.
Rahmenbreite	Breite des Rahmens der Ansicht (nur Kacheln auf der Startseite des Portals)
Rahmenfarbe	Festlegung der Rahmenfarbe für die Ansicht (nur Kacheln auf der Startseite des Portals) Unter "Weitere Farben" in der Farbauswahl können Sie die Farbe frei wählen.
Schriftfarbe	Festlegung der Schriftfarbe für die Ansicht. Unter "Weitere Farben" in der Farbauswahl können Sie die Farbe frei wählen.
Schriftstärke	Festlegung der Schriftstärke: Normal oder fett

Aussehen einer Ansicht

Spalten

Im Reiter "Spalten" legen Sie fest, welche Spalten in der Ansicht angezeigt werden sollen. Mittels der "+" Schaltfläche öffnet sich ein Dialog, mit dem Sie der Ansicht Aufgaben Felder als Spalte zuweisen.

Name	Beschreibung
Name	Bezeichnung der Spalte
Beschreibung	Erläuterung des Inhalts der Spalte
Breite	Breite der Spalte in Pixel. Die Breite können Sie entweder direkt in der Tabelle bearbeiten, oder "ziehen" Sie die Spalte direkt in der Vorschau breiter. Für automatische Spaltenbreiten muss der Wert 0 eingetragen werden.

Automatische Spaltenbreite

Wenn für eine Spalte keine Breite festgelegt werden soll, kann der Wert 0 eingetragen werden. Das ist auch die standardmäßige Voreinstellung. Bei einer Spaltenbreite = 0 werden die Spalten im Portal automatisch mit ihrer optimalen Breite dargestellt. Diese basiert auf den Feldinhalten der angezeigten Aufgaben oder, sofern keine Feldinhalte vorhanden sind, dem Spaltennamen.

Verfügbare Systemspalten

Name	Beschreibung
Abgebrochen	Zeigt an, ob die Aufgabe durch einen Benutzer abgebrochen wurde
Abgeschlossen von	Benutzer, der die Aufgabe abgeschlossen oder abgebrochen hat
Aufgaben-ID	WMS 1.1.4 Die ID der gestarteten Aufgaben-Instanz
Aufgabenname	Name der Aufgaben-Definition (siehe Aufgaben)
Bearbeitet am	Datum, an dem die Aufgabe zuletzt bearbeitet wurde
Bearbeitet von	Benutzer, der die Aufgabe zuletzt bearbeitet hat
Beschreibung	Beschreibung der Aufgabe-Definition (siehe Aufgaben)
Erstellt am	Datum, an dem die Aufgabe erstellt wurde
Fälligkeitsdatum	Datum, bis zu dem die Aufgabe bearbeitet werden muss (siehe Dauer einer Aufgaben)
Gesperrt von	Zeigt an, ob, wann und durch wenn die Aufgabe gesperrt wurde.
Kommentare	Zeigt an, ob und wie viele Kommentare zu der Aufgabe gespeichert sind.
Neue Dokumente	Zeigt die Anzahl neuer (ungelesener) Dokumente in der Aufgabe. Ein Dokument ist gelesen sobald, ein Benutzer es öffnet.
Wiedervorlage	Datum, ab dem die Aufgabe wieder vorgelegt werden soll.
Workflow gestartet von	Benutzer, der den Workflow gestartet hat. Leer, wenn der Workflow durch einen Ausführungsplan gestartet wurde.
Workflow-Id	Zeigt die Id der Workflow-Instanz an. Damit können Sie die Aufgabe leichter der Workflow-Instanz im Monitor zuordnen.
Zugewiesen an	Benutzer oder Gruppe, dem/der die Aufgabe zugewiesen ist.
Eigene Felder ...	Alle Felder, die Sie unter Aufgaben Felder definiert haben

Vorschau

Wenn Sie die Breite der Spalten bearbeiten wollen, machen Sie einen Doppelklick auf die "Breite[px]" Spalte eines beliebigen Feldes. Außerdem finden Sie unter der Tabelle eine Vorschau, wie ihre Ansicht im Workflow-Portal aussehen würde.

Filter

Mit Hilfe der Filtereinstellungen definieren Sie, welche Aufgaben in der Ansicht angezeigt werden. Als Filter können Sie sowohl feste Eigenschaften einer Aufgabe (z.B. Aufgabenname oder das Fälligkeitsdatum) als auch eigene benutzerdefinierte Felder verwenden.

Fügen Sie dazu über das "+" eine oder mehrere Bedingungen hinzu. Durch Klick auf das "Und" bzw. das "Oder" können Sie die Art der Verknüpfung der einzelnen Bedingungen ändern. Je nach Art des ausgewählten Feldes stehen Ihnen unterschiedliche Operatoren zur Verfügung.

Weitere Hilfe zum Filter-Control von Telerik

Platzhalter

Platzhalter Name	Kategorie	Beschreibung	Zusätzliche Angaben

Platzhalter Name	Kategorie	Beschreibung	Zusätzliche Angaben
[Ich]	Benutzer	Der aktuell angemeldete Benutzer	-
[Meine Gruppen]	Benutzer	Die Gruppen des angemeldeten Benutzers	-
[Meine Vertretungen]	Benutzer	Die Benutzer und Gruppen, die der angemeldete Benutzer vertritt (siehe Vertretereinstellungen im Workflow Studio und im Portal)	-
[Ab jetzt]	Datum	Alle Werte ab einschließlich jetzt (Tag und Zeit)	-
[Bis jetzt]	Datum	Alle Werte bis einschließlich jetzt (Tag und Zeit)	-
[Heute]	Datum	Heute von 00:00 bis 23:59	Mit der Angabe eines Delta-Wertes,können Sie den Platzhalter-Wert um eine Anzahl an Tagen verschieben, und so auf bestimmte Tage in der Zukunft (+) oder der Vergangenheit (-) zugreifen.
[Aktuelle Woche]	Datum	Ab Montag dieser Woche 00:00 Uhr bis Sonntag 23:59 Uhr	Mit der Angabe eines Delta-Wertes können Sie den Platzhalter-Wert um eine Anzahl an Wochen verschieben, und so auf bestimmte Wochen in der Zukunft (+) oder der Vergangenheit (-) zugreifen.
[Aktueller Monat]	Datum	Ab dem 01.mm.yyyy 00:00 bis zum letzten Tag (23:59) des Monats	Mit der Angabe eines Delta-Wertes können Sie den Platzhalter-Wert um eine Anzahl an Monaten verschieben, und so auf bestimmte Monate in der Zukunft (+) oder der Vergangenheit (-) zugreifen.
[Aktuelles Quartal]	Datum	Ab dem ersten Tag um 00:00 bis zum letzten Tag um 23:59 des Quartals	Mit der Angabe eines Delta-Wertes können Sie den Platzhalter-Wert um eine Anzahl an Quartalen verschieben, und so auf bestimmte Quartale in der Zukunft (+) oder der Vergangenheit (-) zugreifen.
[Aktuelles Jahr]	Datum	Ab dem 01.01.yyyy 00:00 bis zum 31.12.yyyy 23:59 des Jahres	Mit der Angabe eines Delta-Wertes, können Sie den Platzhalter-Wert um eine Anzahl an Jahren verschieben, und so auf bestimmte Jahre in der Zukunft (+) oder der Vergangenheit (-) zugreifen.
[Tag]	Datum	Zeitspanne ab/bis einschließlich heute	Mit der Angabe eines Delta-Wertes können Sie die Zeitspanne in Tagen bestimmen, bis (+) bzw. ab (-) der gefiltert wird.
[Woche]	Datum	Zeitspanne ab/bis einschließlich dieser Woche	Mit der Angabe eines Delta-Wertes können Sie die Zeitspanne in Wochen bestimmen, bis (+) bzw. ab (-) der gefiltert wird.
[Monat]	Datum	Zeitspanne ab/bis einschließlich dieses Monats	Mit der Angabe eines Delta-Wertes können Sie die Zeitspanne in Monaten bestimmen, bis (+) bzw. ab (-) der gefiltert wird.
[Quartal]	Datum	Zeitspanne ab/bis einschließlich dieses Quartals	Mit der Angabe eines Delta-Wertes können Sie die Zeitspanne in Quartalen bestimmen, bis (+) bzw. ab (-) der gefiltert wird.
[Jahr]	Datum	Zeitspanne ab/bis einschließlich dieses Jahres	Mit der Angabe eines Delta-Wertes können Sie die Zeitspanne in Jahren bestimmen, bis (+) bzw. ab (-) der gefiltert wird.

Operatoren

Sie können sowohl selbst angelegte Aufgaben Felder, als auch Eigenschaften der Aufgaben als Filter verwenden. Je nach Typ des Feldes stehen Ihnen folgende Operatoren zur Verfügung:

Feldtyp	Aufgabeneigenschaften	Operatoren	Platzhalter

Feldtyp	Aufgabeneigenschaften	Platzhalter
Auswahlliste / Mehrfachauswahlliste		-
Benutzer-Felder Eigenschaften einer Aufgabe, die sich auf einen Benutzer beziehen.	Bearbeitet von Workflow gestartet von	[Ich]
Benutzer-Felder, die auch leer sein können Eigenschaften einer Aufgabe, die sich auf einen Benutzer beziehen, die aber auch leer sein können.	Abgeschlossen von Gesperrt von	[Ich]
Benutzer-Felder, inklusive Gruppen Eigenschaften einer Aufgabe, die sich auf einen Benutzer oder eine Gruppe beziehen.	Zugewiesen an	[Ich] [Meine Gruppen] [Meine Vertretungen]
Datum Der Operator "Platzhalter" ermöglicht es Ihnen statt eines festen Wertes einen dynamischen Zeitpunkt einzutragen. So können Sie beispielsweise alle Aufgaben anzeigen, die in der nächsten Woche eskalieren.	Bearbeitet am Erstellt am Fälligkeitsdatum Wiedervorlage	[Heute] [Aktuelle Woche] [Aktueller Monat] [Aktuelles Quartal] [Aktuelles Jahr] [Tag] [Woche] [Monat] [Quartal] [Jahr]
Ganzzahl / Kommazahl
Ja / Nein	Abgebrochen
Text	Aufgabenname Beschreibung

Vorbelegung bei neuen Ansichten

Wenn Sie eine neue Ansicht erstellen, werden folgende Filter vorbelegt:

Nicht abgeschlossene Aufgaben (d.h. das Feld "Abgeschlossen von" ist leer)
Die Aufgabe soll nicht später vorgelegt werden (d.h. das Feld "Wiedervorlagedatum" liegt in der Vergangenheit bzw. ist heute)
Der angemeldete Benutzer sieht nur Aufgaben die ihm oder einer seiner Gruppen zugewiesen sind (d.h. Das Feld "Zugewiesen an" beinhaltet entweder den Benutzer [ich] oder seine Gruppen [Meine Gruppen])

Filter der Standardansicht "Meine Aufgaben"

Die Ansicht "Meine Aufgaben" im Portal sieht jeder Benutzer. Sie kann nur eingeschränkt verändert und nicht gelöscht werden.
Sie enthält nur offene Aufgaben, die der angemeldete Benutzer bearbeiten kann (inklusive der Vertretungen). Das Wiedervorlagedatum wird in der Ansicht berücksichtigt.

Filter der Standardansicht "Verwaiste Aufgaben"

Die Ansicht "Verwaiste Aufgaben" dient Administratoren dazu, Aufgaben zu finden, die keinem Benutzer zugeordnet sind (weil der Benutzer z.B. gelöscht wurde).
Die Ansicht kann nicht gelöscht und die Filter nicht bearbeitet werden. Sie können diese Ansicht jedem Benutzer zuweisen.

Zuweisung von Aufgaben-Ansichten an Benutzer oder Gruppen

Unter dem Tab "Benutzer/Gruppen" können Sie Aufgaben-Ansichten an einzelne Benutzer oder Gruppen zuweisen. Nur wenn eine Ansicht einem Benutzer bzw. einer seiner Gruppen zugewiesen ist, ist sie für ihn im Portal sichtbar (siehe: Portal: Aufgaben)

Mit Drag&Drop können sie einzelne Einträge verschieben, mit "STRG" + Links-Klick können Sie mehrere Items markieren und auf einmal verschieben. Alternativ können Sie einzelne oder mehrere Items markieren und mittels der ">" und "<" Schaltflächen verschieben.

Zuweisung von Workflows an Aufgaben-Ansichten

Man kann einer Ansicht Workflows zuweisen, das bedeutet, dass diese Workflows von der Ansicht aus gestartet werden können. Es bedeutet nicht, dass nur Aufgaben dieser Workflows angezeigt werden.

Unter dem Tab "Workflows" können sie Workflows zu Aufgaben-Ansichten zuweisen. Um Workflows an Aufgaben-Ansichten zuzuweisen, klicken sie auf die Schaltfläche und wählen Sie die gewünschten Workflows aus. Bestätigen sie anschließend mit "OK".

Im Portal können Workflows, die einer Ansicht zugewiesen sind, direkt aus der Ansicht in der Aufgabenliste gestartet werden.

Workflows hinzufügen / entfernen

Ansichten