Benutzer, Gruppen, Aufgaben, Klassifizierungen, … Wann gelten denn welche Rechte in einer Aufgabe?

Wann kann ich eine Aufgabe öffnen?
Wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

Die Aufgabe ist mir oder eine meiner Gruppen zugewiesen oder
Ich habe das Recht “Aufgabe öffnen” für diese Aufgaben-Definition

Wann kann man eine Aufgabe bearbeiten?
Wenn alle der folgenden Bedingungen erfüllt sind:

Die Aufgabe ist mir oder eine meiner Gruppen zugewiesen und
Die Aufgabe ist nicht von einem anderen Benutzer gesperrt

Wann kann man einer Aufgabe Dokumente hinzufügen?

Der Aufgabe wurde bei Start eine Dokumentenmappe mitgegeben
Es ist mind. eine Klassifizierung in der Aufgabe vorhanden mit dem Recht “Dokument hinzufügen”

Details dazu und Rechte zu weiteren Funktionen finden Sie im Folgenden.

Inhalt

1 Wo werden Rechte vergeben?
2 Rechte je nach Status der Aufgabe
3 Alle Seiten zum Thema “Berechtigungen”

Wo werden Rechte vergeben?

1. Benutzer- und Gruppen

→ Gruppen | Berechtigungen → Benutzer | Berechtigungen

Für alle Benutzer gelten die für ihn und die in seinen Gruppen festgelegten Rechte.

Die Benutzerrechte in Bezug auf Aufgaben beziehen sich nur auf Aufgaben von anderen Benutzern (bzw. anderen Gruppen).

Aufgaben delegieren	Aufgaben von anderen Benutzern delegieren zu können
	Eigene Aufgaben kann der Benutzer immer delegieren.
Aufgaben entsperren	Aufgaben von anderen anderer Benutzer entsperren
	Von ihm selbst gesperrte Aufgaben kann der Benutzer immer entsperren.
Dokumente hinzufügen	Dokumente zu Aufgaben von anderen Benutzern hinzufügen
	In eigenen Aufgaben darf der Benutzer immer Dokumente hinzufügen.

2. Aufgabenrechte und Einstellungen

→ Aufgaben | Berechtigungen WMS 1.1.3

Für alle Benutzer gelten die für ihn oder seine Gruppen festgelegten Rechte der Aufgaben-Definition.

Aufgaben lesen	Aufgaben dieser Definition von anderen Benutzern lesen zu können
	Eigene Aufgaben kann der Benutzer immer öffnen und lesen.

Neben Rechten gibt es auch Einstellungen in jeder Aufgaben-Definition:

Angezeigte Menüs	Die Menüs “Kommentare”, “Eigenschaften” und “Verlauf” werden nur angezeigt, wenn sie hier aktiviert sind.
Nach Aufgabenabschluss Dokumente bearbeiten	Dokumente auch nach Abschluss der Aufgabe hinzufügen, bearbeiten, löschen

3. Klassifizierungen

→ Aufgaben | Klassifizierungen WMS 1.1.3

Mit Klassifizierungen legen Sie Rechte auf Dokument fest. Sie werden je Aufgaben-Definition vergeben. Diese Rechte gelten für den Benutzer/die Gruppe, der die Aufgabe zugewiesen ist.

Dokument bearbeiten	Dokumente dieser Klassifizierung stempeln oder Notizen aufbringen.
Dokument entfernen	Dokumente dieser Klassifizierung aus der Aufgabe entfernen.
Dokument hinzufügen	Dokumente diese Klassifizierung hinzufügen (bzw. die Klassifizierung eines anderen Dokuments auf diese ändern).
Dokumenteigenschaften bearbeiten	Erlaubt es dem Aufgabenbearbeiter Name, Beschreibung und alle Felder aus der Klassifizierungsmaske zu bearbeiten

4. Workflow / Aktivitäten “Aufgabe starten”

→ Aufgabe starten

In den Aktivitäten zum Starten einer Aufgabe, kann festgelegt werden, ob die Aufgabe nur lesend und ob es eine Aufgabe mit Dokumenten ist.

Aufgabe nur lesend	Ja: Die Benutzer können die Aufgabe nur öffnen und abschließen, aber keine Felder bearbeiten
Aufgabe nur lesend	Nein: Die Benutzer können die Aufgabe bearbeiten.
Dokumentenmappe	Nur wenn eine Dokumentenmappe angegeben ist, steht das Menü “Dokumente” in der Aufgabe zur Verfügung.

5. Workflow / Aktivitäten “Dokument hochladen”

→ Dokument hochladen (WMS) → Dokument zur Mappe hinzufügen

Beim Hochladen eines Dokuments mit einer Mappe im Workflow, kann festgelegt werden, ob das Dokument entfernt werden darf.

Dokument entfernen	Ja: Es greifen die Einstellungen aus der Klassifizierung
	Nein: Der Benutzer kann das Dokument nicht entfernen

Aktivität, um ein Dokument einer Mappe hinzuzufügen

Rechte je nach Status der Aufgabe

Bedingungen für den Standardfall (Aufgabe ist mit zugewiesen, nicht gesperrt, nicht abgeschlossen und nicht nur lesend) sind in der letzten Spalte beschrieben. Sie gelten auch für alle anderen Status.

\ Aufgabenstatus Funktion	*gesperrt[]**	nicht zugewiesen []**	abgeschlossen	Nur lesend	Diese Bedingungen müssen immer gegeben sein
Felder / Rechnung bearbeiten	nein	nein	nein	nein
Felder / Rechnung lesen	ja	siehe 2	ja	ja
Dokumente hinzufügen	nein	siehe 1	siehe 2	nein	Aufgaben-Definition: mind. eine Klassifizierung mit dem Recht “Dokument hinzufügen” (3) Aufgabe starten: Dokumentenmappe ist angegeben (4)
Dokument lesen	ja	ja	Ja	ja	Aufgabe starten: Dokumentenmappe ist angegeben (4)
Dokument entfernen	nein	nein	siehe 2	nein	Aufgaben-Definition / Klassifizierung: Recht “Dokument löschen” (3) Workflow / Aktivität “Dokument hochladen”: Der Haken “Dokument entfernen erlauben” ist gesetzt (5)
Dokument Stempel bearbeiten	nein	nein	siehe 2	nein	Aufgaben-Definition / Klassifizierung: Recht “Dokument bearbeiten” (3) Das Dokument ist ein PDF
Dokument Eigenschaften bearbeiten	nein	nein	siehe 2	nein	Aufgaben-Definition / Klassifizierung: Recht “Dokumenteigenschaft bearbeiten” (3)
Kommentare lesen	ja	ja	ja	ja	Aufgaben-Definition: Menü “Kommentare” anzeigen (2)
Kommentare hinzufügen	ja	ja	ja	ja	Aufgaben-Definition: Menü “Kommentare” anzeigen (2)
Aufgabe öffnen	ja	siehe 2	ja	ja
Aufgabe speichern	nein	nein	nein	nein	Aufgabe ist noch nicht abgeschlossen
Aufgabe abschließen	nein	nein	nein	ja	Aufgabe ist noch nicht abgeschlossen
Aufgabe sperren	nein	nein	nein	ja	Aufgabe ist nicht gesperrt
Aufgabe entsperren	siehe 1	siehe 1	nein	ja	Aufgabe ist gesperrt
Aufgabe delegieren	nein	siehe 1	nein	ja	Aufgaben-Definition: Menü “Eigenschaften” anzeigen (2)
Verlauf lesen	ja	ja	ja	ja	Aufgaben-Definition: Menü “Verlauf” anzeigen (2)

[*] Aufgabe ist von einem anderen Benutze gesperrt
[**] Aufgabe ist nicht mir oder einer meiner Gruppen zugewiesen

Alle Seiten zum Thema “Berechtigungen”

Seite:

Aufgaben
Seite:

Globale Benutzer
Seite:

Gruppen
Seite:

Benutzer

Aufgaben - Berechtigungen