Feld / Schaltfläche

Beschreibung

Wiederherstellen

Die Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn ein gelöschter Listeneintrag ausgewählt wurde.

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Eigenschaften

Allgemein

Feld / Schaltfläche	Beschreibung
Name	Name des Workflows
ID	Interne ID des Workflows

Tab Eigenschaften

Hier werden die Eigenschaften und das Verhalten des gesamten Workflows konfiguriert.

Feld / Schaltfläche	Beschreibung
Beschreibung	Dieses Feld dient der Beschreibung des Workflows und welche Ziele dieser hat.
Workflow-Verwalter	Hier kann ein Workflow-Verwalter für den Workflow zugewiesen werden. Ein Workflow-Verwalter kann z.B. benachrichtigt werden, wenn ein Workflow eskaliert.
Workflow-Eskalation	Kennzeichen, ob der Workflow-Verwalter per E-Mail benachrichtigt werden soll, wenn ein Workflow eskaliert (bezogen auf den gesamten Workflow, nicht zu verwechseln mit der Eskalation einer einzelnen Aufgabe des Workflows)
MS Teams Benachrichtigungen	Wenn bei einer Eskalation eine Benachrichtigung an einen MS Teams Kanal geschickt werden soll, kann hier ein Teams Kanal ausgewählt werden. Teams Kanäle können bei der Administration der Teams Kanäle konfiguriert werden.
Export-Pfad	Hier kann ein bereits angelegter Export-Pfad angegeben werden (Export-Pfade werden bei der Administration der Export-Pfade angelegt). Nur wenn hier ein Export-Pfad ausgewählt wurde, kann bei der Schaltfläche einer Aufgabe der Export aktiviert werden.
Anzahl Tage bis zur Eskalation	Hier kann ein Zeitraum in Tagen, Stunden und Minuten angegeben werden, bis der gesamte Workflow durchlaufen werden muss, bevor dieser eskaliert. Die Zeit beginnt zu laufen, sobald ein Workflow gestartet wurde. Der angegebene Zeitraum kann nicht kürzer sein, als der längste Eskalalationszeitraum einer einzelnen Aufgabe.

Tab Aufgabe

Hier werden die Aufgaben eines Workflows verwaltet.

Feld / Schaltfläche	Beschreibung
	Hinzufügen einer Aufgabe
	Löschen einer Aufgabe
	Wiederherstellen einer Aufgabe. Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn in der Liste eine gelöschte Aufgabe ausgewählt wurde.
Gelöschte Elemente anzeigen	Kennzeichen, ob in der Liste auch gelöschte Aufgaben angezeigt werden sollen.
Spalte Name der Liste	Der Name der Aufgabe ist mit einem Link versehen, über den eine bestehende Aufgabe bearbeitet werden kann.

Bearbeiten einer Aufgabe

Im Dialog Aufgabendetails kann eine einzelne Aufgabe eines Workflows bearbeitet werden.

Allgemein

Feld / Schaltfläche	Beschreibung
Nummer / Name	Hier wird die Nummer und der Name der Aufgabe eingetragen. Auch wenn es nicht zwingend erforderlich ist, sollte darauf geachtet werden, dass die vergebene Nummer eindeutig ist.

Tab Eigenschaften

Hier wird die Aufgabe und deren Verhalten konfiguriert.

Feld / Schaltfläche	Beschreibung
Beschreibung	Hier kann beschrieben werden, welche Tätigkeit mit dieser Aufgabe ausgeführt werden muss. Die hier eingetragene Beschreibung sieht der Anwender des Workflows (hier könnte also die Workflowanweisung stehen). Wenn in der Beschreibung einer Aufgabe ein Link angegeben wird, dann wird dieser bei der Aufgabe als Link angezeigt. Wird dieser Link angeklickt, so öffnet sich die damit verlinkte Webseite in einem neuen Tab des Browsers. Damit könnte eine umfangreiche Verfahrensanweisung für die Erledigung der Aufgabe verlinkt werden.
Zu bearbeiten durch	Hier wird festgelegt, ob ein einzelner Benutzer oder eine Gruppe die Aufgabe bearbeiten muss.
Aktuellen Benutzer bevorzugen	Wenn diese Option aktiv ist, dann wird der aktuelle Benutzer, welcher den Workflow startet, als Bearbeiter für die erste Aufgabe bestimmt. In diesem Fall wird die Einstellung Zu bearbeiten durch ignoriert.
Anzahl der erforderlichen Zustimmungen	Diese Option ist nur dann verfügbar, wenn bei dem Feld Zu bearbeiten durch eine Gruppe ausgewählt wurde. Hier kann festgelegt werden, wie viele Zustimmungen erforderlich sind, damit die Aufgabe weiterbearbeitet oder abgeschlossen werden kann.
Max. Bearbeitungszeit	Hier kann ein Zeitraum festgelegt werden, innerhalb dessen die Aufgabe abgeschlossen werden muss. Wird die Bearbeitungsdauer überschritten, eskaliert die Aufgabe und es werden je nach Konfiguration Benachrichtigungen versendet.
Aufgaben-Verwalter	Hier kann ein Aufgaben-Verwalter für die Aufgaben zugewiesen werden
Benachrichtigungen	E-Mail-Benachrichtigung des Workflow-Verwalters bei Überschreitung der max. Bearbeitungsdauer einer Aufgabe erfolgen, wenn die Bearbeitungsdauer der Aufgabe überschritten wird. Diese Optionen wird erst aktiv, wenn ein Aufgaben-Verwalter ausgewählt wurde. Mit der Option E-Mail-Benachrichtigung, sobald eine Aufgabe in der Aufgabenliste angezeigt wird wird der Benutzer oder die Gruppe, die bei dem Feld Zu bearbeiten durch eingestellt wurde, benachrichtigt, wenn die Aufgabe aktiv wird.
MS Teams Benachrichtigung	Hier kann jeweils ein MS Teams Kanal ausgewählt werden, in den bei einer Eskalation bzw. beim Start einer Aufgabe eine Benachrichtigung geschickt werden soll.

Tab Schaltfläche

Hier können Schaltflächen für eine Aufgabe konfiguriert werden. Es muss mindestens eine Schaltfläche definiert werden.

Feld / Schaltfläche	Beschreibung
	Hinzufügen einer Schaltfläche
Gelöschte Elemente anzeigen	Kennzeichen, ob in der Liste auch gelöschte Aufgaben angezeigt werden sollen.
	Ändern der Reihenfolge der Schaltflächen
	Löschen einer Schaltfläche
	Wiederherstellen einer gelöschten Schaltfläche
Name der Schaltfläche	Bezeichnung der Schaltfläche. Die Bezeichnung wird auf der Schaltfläche angezeigt.
Nächster Schritt	Hier kann eine Folgeaufgabe angegeben werden, welche nach dem Drücken der Schaltfläche aufgerufen wird.
Abbrechen	Hier kann definiert werden, bei welcher Schaltfläche der Workflow als „abgebrochen“ gekennzeichnet wird. Dieser Zustand tritt dann in Kraft, wenn bei der Aufgabe eine „Mehrfachzustimmung“ eingestellt ist und eine Pattsituation entstehen könnte (Beispiel: Zwei Zustimmungen erforderlich: einer stimmt zu – einer lehnt ab). Bei Mehrfachzustimmungen sollte nur eine Schaltfläche mit „Abbrechen“ gekennzeichnet werden.
Ablagevorlage	Hier kann gewählt werden, ob eine Ablagevorlage (zur Definition des Zielordners des Dokuments oder zum Start eines Folgeworkflows) verwendet werden soll. Wird durch eine Ablagevorlage ein neuer eigener Workflow (Folgeworkflow) gestartet, dann darf in der Spalte nächste Aufgabe keine Folgeaufgabe hinterlegt sein.
Benachrichtigung	Hier kann gewählt werden, ob weitere Module (für Folgeaktionen mit dem Dokument) benachrichtigt werden sollen.
Export	Hier kann angegeben werden, welche Daten zu einem Dokument beim Drücken der Schaltfläche exportiert werden sollen. Es stehen folgende Daten für den Export zur Verfügung: Metadaten Metadaten werden in einer XML-Struktur exportiert, damit sie z.B. in externen Systemen weiterverarbeitet werden können. Dokument (inkl. Stempel & Notizen) Das Dokument wird inklusive den aufgebrachten Stempeln und Notizen exportiert. Ein im Original enthaltenes Zertifikat ist nicht mehr vorhanden. Original Es wird das Original-Dokument exportiert. Anhänge Es werden alle beim Dokument enthaltenen Anhänge exportiert Ein Export ist nur möglich, wenn bei den Eigenschaften des Workflows ein Export-Pfad angegeben wurde. Weitere Informationen zur Einrichtung von Export-Pfaden können bei der Administration der Export-Pfade nachgelesen werden.