ADZ - Anwendung
DropZone-Fenster
Abbildung 0‑24 DropZone-Fenster
Dieses Fenster wird auf dem Bildschirm je nach Konfiguration der lokalen Einstellungen immer an vorderster Stelle angezeigt. Das Fenster kann per Drag&Drop auf dem Rahmen beliebig positioniert werden. Sollte das Fenster außerhalb des Bildschirmbereiches positioniert worden sein, kann dieses über das Zurücksetzen der lokalen Einstellungen wieder in die Ausgangsposition zurückgebracht werden.
Ablegen von Dokumenten aus dem Windows Explorer
Wählen Sie aus dem Windows-Explorer die abzulegenden Dateien aus und ziehen Sie sie auf das gewünschte Profil in Ihrem DropZone-Fenster, oder wenn das gewünschte Profil nicht angezeigt wird, auf das Profil „…“ um das Indizierungsfenster bzw. die Ablageauswahl zu öffnen.
Es können gleichzeitig auch mehrere Dokumente abgelegt werden. Dabei können die Dokumente entweder einheitlich oder auch einzeln indiziert werden. Grundsätzlich können alle Arten von Dokumenten abgelegt werden. Wurde die Dokumentanzeige in der Indizierungsmaske aktiviert, wird nur das erste Dokument angezeigt, sofern es sich um ein PDF handelt.
Ablegen von Emails aus Outlook
Wählen Sie aus dem Outlook Postfachordner die abzulegenden E-Mails aus und ziehen Sie sie auf das gewünschte Profil in Ihrem DropZone-Fenster, oder wenn das gewünschte Profil nicht angezeigt wird, auf das Profil „…“ um das Indizierungsfenster bzw. die Ablageauswahl zu öffnen.
Es können gleichzeitig auch mehrere E-Mails abgelegt werden. Dabei können die E-Mails entweder einheitlich oder auch einzeln indiziert werden.
Ablegen von E-Mail-Anhängen aus Outlook
Öffnen Sie die E-Mail, welche die abzulegenden Anhänge enthält, markieren Sie die gewünschten Anhänge und ziehen Sie sie auf das gewünschte Profil in Ihrem DropZone-Fenster, oder wenn die gewünschte Profil nicht angezeigt wird, auf das Profil „…“ um das Indizierungsfenster bzw. die Ablageauswahl zu öffnen.
Es können gleichzeitig auch mehrere Anhänge abgelegt werden. Dabei können die E-Mails entweder einheitlich oder auch einzeln indiziert werden.
Liste der Ablagen
Übersteigt die Anzahl der ausgewählten Profile die Anzahl der darstellbaren Profile im DropZone-Fenster kann eine vollständige Liste über das Profil „…“ aufgerufen werden.
Abbildung 0‑25 Ablageauswahl
Über betätigen einer Profilschaltfläche werden Sie weitergeleitet zur Indizierungsmaske.
Erfassungsmaske
Abbildung 0‑26 Indizierungsmaske
In der Indizierungsmaske können vom Anwender die konfigurierten Attribute befüllt werden.
Fehlende Einträge von Pflichtfeldern werden mit roter Umrandung dargestellt. Die Ablage kann erst durchgeführt werden, wenn alle Pflichtfelder befüllt sind.
In der Dokumentenansicht kann bei elektronisch lesbaren PDF-Dokumenten der Text markiert und kopiert werden.
Über die Schaltfläche „Zurück“ wechselt die Ansicht in die Profilauswahl und es kann ein anderes Ablage-Profil gewählt werden.
Über die Schaltfläche „Ablegen“ werden die Dokumente ans DMS übertragen.
Wurden mehrere Dokumente zur Ablage ausgewählt, so können diese entweder einzeln, hintereinander verschlagwortet werden oder bei Auswahl der Checkbox „Auf alle Dokumente anwenden“ mit den aktuell eingegebenen Daten zusammen.
Es besteht auch die Möglichkeit die Checkbox „Auf alle Dokumente anwenden“ erst bei einem späteren Dokument zu aktivieren. Die Auswahl gilt dann nur für das aktuelle und alle folgenden Dokumente. Bereits abgelegte Dokumente sind davon nicht mehr betroffen.