AEC - Konfiguration Exchange-Archivierung
Allgemeine Hinweise
Nach erfolgter Änderung an der Konfiguration sollte diese gespeichert werden. Ein automatisches Speichern findet nicht statt.
Die Konfiguration des E-Mail-Connector wird erst nach erfolgreichem Speichern und einem Neustart des Dienstes aktiv. Hierfür befindet sich im Menü ein entsprechender Punkt („Speichern und Neustart“).
Die Änderungen an der Konfiguration können über den Menüpunkt „Wiederherstellen“ verworfen werden. Hierbei wird die zuletzt gespeicherte Konfiguration wieder in die Anwendung geladen.
Dienste Einstellungen
Im Knoten Dienste-Einstellungen kann die globale Konfiguration des [accantum] E-Mail-Connector -Dienstes angepasst werden.
Über die entsprechenden Schaltflächen kann der Dienst gestartet, neu gestartet, angehalten und gestoppt werden.
Für die Überwachung der E-Mail-Archivierung stehen Ihnen verschiedene Protokollierungsgrade zur Verfügung. Protokolliert wird in ein eigenes Anwendungsprotokoll („Acc ESVC“).
Änderungen an der Konfiguration oder den Postfachbenutzern können automatisch erkannt und übernommen werden. Das Prüfungsintervall sollte nicht zu gering gehalten werden, da eine Änderungsprüfung vor allem im AD eine zusätzliche Belastung des Systems darstellt (Standard: 100 Sekunden).
Exchange-Einstellungen
Geben Sie die Verbindungseinstellungen zum Exchange Web-Dienst an. Die Url des Web-Dienstes lautet standardmäßig https://<ExchangeServer>/EWS/Exchange.asmx. Im Normalfall sollten Sie nur den Namen des Exchange-Servers anpassen.
Bei Verwendung von Exchange-Online lautet die Adresse:
https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx
Authentifizierung
Standard | Anmeldung per Benutzername und Passwort innerhalb der Active-Directory-Domäne. |
Windows | Automatische Anmeldung durch den Benutzer des E-Mail-Connector-Dienstes. |
Web-Account | Anmeldung per Benutzername und Passwort außerhalb der Active-Directory-Domäne. |
OAuth2 (User) | Tokenbasierte OAuth 2.0-Authorisierung. Einmalige Anmeldung durch Benutzername und Passwort und Zugriffstoken zu erhalten. |
OAuth2 (App-Key) | Tokenbasierte OAuth 2.0-Authorisierung. Manuelle App-Registrierung in Azure-Acitve-Directory erforderlich. |
Um die die tokenbasierte OAuth 2.0-Authorisierung zu verwenden muss eine einmalige Anmeldung im E-Mail-Configurator über die Schaltfläche “neu Anmelden” durchgeführt werden.
Hierbei öffnet sich ein Dialog zur Anmeldung an Ihrem MS365-Mandanten mit Ihrem Microsoft-Konto.
Seit 1. Oktober 2022 wird die Standard-Authentifizierung für Exchange Online abgeschaltet. Mit diesem Zeitpunkt steht nur noch die tokenbasierte OAuth 2.0-Autorisierung zur Verfügung um sich an Exchange Online anzumelden.
Der Kompatibilitätsmodus sollte mit der jeweils verwendeten Exchange-Webservice-Version „weitestgehend“ übereinstimmen. Für Exchange 2019 verwenden sie z.B. „Exchange 2016“
Um eine Anpassung vorzunehmen muss die entsprechende Checkbox „ändern“ aktiviert werden.
Der jeweilige Benutzer benötigt Vollzugriffsberechtigung auf die zu archivierenden Postfächer und muss ein eigenes Postfach besitzen. Um die Windows-Authentifizierung zu nutzen muss der E-Mail-Connector-Dienst unter einem entsprechenden Domänen-Konto installiert sein. |
Um die automatische Auswahl der Postfächer bei der Postfach-Archivierung nutzen zu können, muss eine der drei Methoden ausgewählt werden.
Lokal (LDAP/Active Directory)
Benutzer/Postfächer werden aus dem lokalen bzw. konfigurierten Active Directory gelesen.
Sollte dies weder über den Exchange-Server noch über den lokalen Server möglich sein kann hierfür eine alternative Serveradresse angegeben werden. Benutzer und Password sind nur nötig, wenn zum Auslesen des Active Directories ein eigenes Benutzerkonto verwendet werden. Ohne Angabe wird das Konto für den Zugriff auf den Exchnage Web-Dienst verwendet.Exchange On-Premise
Postfächer werden aus dem konfigurierten, im lokalen Netzwerk installierten Exchange Server gelesenExchange Online
Postfächer werden aus Exchange-Online gelesenDeaktiviert
Die Postfächer werden nicht automatisch ermittelt
Archiv-Einstellungen
Allgemein
Im Knoten accantum werden die Einstellungen zum [accantum] DMS und für die Archivierung allgemein vorgenommen.
Gruppe [accantum]-Archiv-Einstellungen
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Aktiviert | Mit diesem Schalter kann die Journal- und Postfach-Ordner-Archivierung aktiviert, bzw. deaktiviert werden. |
Anzahl der max. zu Verarbeitenden E-Mails pro Ordner | Bestimmt die Anzahl der pro Postfach-Ordner zu archivierenden E-Mails, bevor der zum nächsten Postfach-Ordner gewechselt wird (Standard: 100) |
Latenzzeit in Sekunden | Bestimmt die Wartezeit nach jedem Postfach-Durchlauf (Standard: 20 Sekunden) |
Postfächer automatisch ermitteln und archivieren | In Zusammenhang mit den Globalen Postfachordnern kann eine Archivierung in allen verfügbaren Postfächern Konfiguriert werden. Hierbei werden beim Start des [accantum]-E-Mail-Dienstes die auf dem Exchange verfügbaren Postfächer ermittelt, mit den globalen Postfachordnern in Verbindung gebracht und zur Archivierung hinzugefügt. |
Filter einstellen | Für die automatische Postfachermittlung können Filter angegeben werden um die verwendeten Postfächer einzuschränken. |
Als Platzhalter dient das Zeichen „*“.
Ist für die eingeschlossenen Postfächer kein Filter vorhanden, so werden alle Postfächer verwendet. Die ausgeschlossenen Postfächer werden aus dieser Auswahl entfernt.
Über die Schaltfläche „Test“ werden die der Auswahl entsprechenden Postfächer ermittelt und angezeigt.
Gruppe [accantum]-Web-Dienst
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Archiv-URL | Tragen Sie hier die URL und die Portnummer des zu verwendenden Archivs ein. |
Authentifizierung | Wählen Sie, wie Sie sich am Archiv authentifizieren möchten. Welche Möglichkeiten zur Auswahl stehen hängt von den Einstellungen im [accantum] DMS Configurator ab. |
Der Benutzer sollte über Berechtigungen auf den für die E-Mail-Archivierung relevanten Bereich im Archiv verfügen.
E-Mailmarkierung
Bei über die Journal-Archivierung verarbeiteten E-Mails, ist es im Outlook nicht ersichtlich, welche E-E-Mailvom E-Mail-Connector in das Archiv übertragen wurden.
Für eine nachträgliche Markierung können aber folgende Einstellungen getroffen werden.
E-Mail-Markierung -Einstellungen
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Aktiviert | Mit diesem Schalter kann die E-Mail-Markierung aktiviert, bzw. deaktiviert werden. |
Latenzzeit in s | Bestimmt die Wartezeit nach jedem Postfach-Durchlauf in Sekunden (Standard: 60 Sekunden). |
Filter Einstellen | Für die automatische Postfachermittlung können Filter angegeben werden um die verwendeten Postfächer einzuschränken. Grundsätzlich werden alle Postfächer verarbeitet, wenn kein Filter angegeben ist. |
Journal Archivierung
Die Journal-Archivierung ist die einzige Art der Archivierung, welche es ermöglicht, jede E-Mail zu verarbeiten, bevor ein benutzereingriff erfolgen kann. Beim Journaling wird vom Exchange-Server eine Kopie der verschickten, oder empfangenen E-Mail in das Journal-Postfach gelegt und bleibt dort unverändert, bis zur Archivierung.
Der [accantum]-E-Mail-Connector greift diese E-Mails von dort ab und prüft sie gegen die im [accantum]-Web konfigurierten Regeln. Trifft eine Regel zu, wird die E-Mail archiviert und die E-Mail aus dem Journal-Postfach gelöscht.
Über die Hinzufügen-Schaltfläche in der Symbolleiste oder im Kontext-Menü kann im Knoten „Journale“ eine neue Journal-Konfiguration angelegt werden.
Wird auf dem Exchange-Server ein neues Postfach angelegt ist dies nicht sofort im Masseninformationsspeicher ersichtlich. Damit die Konfiguration Exchangeseitig abgeschlossen wird hilft es sich z.B. via OWA einmal am neu erstellten Postfach anzumelden. Dies gilt insbesondere für das Journalpostfache auf das ansonsten kein Benutzer zugreift und sich das Problem nicht “von selbst” löst.
Wählen Sie im folgenden Dialog das Journal-Postfach aus.
Beachten Sie, dass des sich bei dem ausgewählten Postfach um ein vom Exchange-Server für das Journaling konfigurierte Postfach handeln muss.
Aktiviert:
Mit diesem Schalter kann die Journal-Archivierung aktiviert, bzw. deaktiviert werden.
Postfach Archivierung
Mittels der Postfach-Archivierung können bestehende E-Mail-Bestände archiviert werden, oder vordefinierte Archivierungsvorgänge manuell von Benutzern durchgeführt werden.
Postfach Konfiguration
Postfächer können entweder über Archiv-Einstellung „Postfächer automatisch ermitteln und archivieren“ (siehe 8.4.2 Archiv-Einstellungen) oder direkt zur Archivierung konfiguriert werden.
Über die Hinzufügen-Schaltfläche in der Symbolleiste oder im Kontext-Menü kann im Knoten „Journale“ eine neue Journal-Konfiguration angelegt werden.
Wählen Sie im folgenden Dialog das Postfach aus.
Beachten Sie, dass es sich bei dem ausgewählten Postfach nicht um ein vom Exchange-Server für das Journaling konfigurierte Postfach handeln darf.
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Aktiviert | Mit diesem Schalter kann die Archivierung für das ausgewählte Postfach aktiviert, bzw. deaktiviert werden. |
Vererbung Aktiv | Diese Einstellung gibt an, dass zusätzlich zu den direkt für das Postfach konfigurierten Postfachordner auch die globalen Postfachordner überwacht / durchsucht werden. Ist der Schalter nicht gesetzt, so haben die globalen Ordner für das Postfach keine Bedeutung. |
Ordner Konfiguration
Für jedes Postfach können beliebige zu überwachende Ordner konfiguriert werden. E-Mails in diesen Ordnern werden nach den angegebenen Kriterien (Alter) verarbeitet. Dabei gilt:
Archiviert werden nur E-Mails ohne Archiv-Kennzeichen, also nur E-Mails die noch nicht archiviert wurden
Gestubbt / Gelöscht werden nur E-Mails mit gesetztem Archiv-Kennzeichen, als E-Mails die bereits archiviert wurden
Über die Hinzufügen-Schaltfläche in der Symbolleiste oder im Kontext-Menü kann im Knoten des jeweiligen Postfachs eine neue Ordner-Konfiguration angelegt werden.
Wählen Sie den zu archivierenden Postfachordner aus.
Im ersten Register „Postfach-Ordner“ werden die generellen Einstellungen zur Verarbeitung vorgenommen.
Für die Postfach-Ordner-Archivierung können folgende Einstellungen vorgenommen werden:
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Aktiviert | Mit diesem Schalter kann die Archivierung für den ausgewählten Postfachordner aktiviert, bzw. deaktiviert werden. |
Relativer Postfach-Pfad | Entspricht dem zu überwachenden Ordner unterhalb des Postfachs. |
Ordner rekursiv durchsuchen | Gibt an, ob nur der direkte Inhalt des Ordners verarbeitet werden soll, oder auch der Inhalt der darunterliegenden Ordnerstrukturen. |
Archivieren | E-Mails im Ordner mit dem angegebenen Alter werden nach Vorgabe archiviert, sofern das Archiv-Kennzeichen der E-Mail noch nicht gesetzt wurde. |
Stubben | E-Mails im Ordner mit dem angegebenen Alter werden nach Vorgabe gestubbt, sofern es sich um bereits archivierte E-Mails, also mit gesetztem Archiv-Kennzeichen handelt. |
Textinhalt stubben | Der Textinhalt der E-Mail wird auf die angegebene Länge („Verbleibende Zeichen im Textinhalt“) gekürzt (Standard: 100 Zeichen). |
Attachments stubben | Der Inhalt der Attachments wird aus der E-Mail entfernt. Zurück bleibt nur der leere Eintrag. Aus Sicherheitsgründen wird vor dem Stubben überprüft, ob sich die E-Mail im verbundenen Archiv befindet. Nur dann wird die E-Mail gestubbt. Die Überprüfung wird anhand der Message-ID durchgeführt. Mit der Einstellung “Überprüfung des Archiv-Status unterdrücken” kann dieser Sicherheitscheck deaktiviert werden. |
Löschen | E-Mails im Ordner mit dem angegebenen Alter werden aus dem Postfach gelöscht, sofern es sich um bereits archivierte E-Mails, also mit gesetztem Archiv-Kennzeichen handelt. Aus Sicherheitsgründen wird vor dem Löschen überprüft, ob sich die E-Mail im verbundenen Archiv befindet. Nur dann wird die E-Mail gelöscht. Die Überprüfung wird anhand der Message-ID durchgeführt. Mit der Einstellung “Überprüfung des Archiv-Status unterdrücken” kann dieser Sicherheitscheck deaktiviert werden. |
Bei der Postfacharchivierung wird davon ausgegangen das nur originäre ein- / ausgehende E-Mails einmalig archiviert werden. Keine Duplikate / erneut gesendete E-Mails etc.
Im zweiten Register werden die für das Archivieren nötigen Angaben wie Ablageziel und Attribute konfiguriert.
Feld | Beschreibung | |
|---|---|---|
E-Mail-Regeln verwenden | Ermöglicht die nachträgliche Archivierung eines Postfachordners über das E-Mail-Regelwerk analog zur Journalarchivierung. | |
Ablageort | Über die nebenstehende Schaltfläche wird der Dialog zu Auswahl eines Ablageortes oder Posteingangs im [accantum]-Archiv geöffnet. | |
Unterordner erzeugen | Hier besteht die Möglichkeit, wenn es sich beim Ablageziel um einen Ablageort und nicht um einen Posteingang handelt, eine Unterstruktur abhängig von der zu archivierenden E-Mail anzulegen. Dabei können folgende Platzhalter verwendet werden: | |
Platzhalter | Beschreibung | |
[SUBJECT] | Betreff | |
[DATE] | Datum (Format: 'dd-MM-yyyy') | |
[DATE‚REVERSE] | Datum (Format: 'yyyy-MM-dd') | |
[YEAR] | aktuelles Jahr | |
[MONTH] | aktueller Monat | |
[DAY] | aktueller Tag | |
[SENDER] | Absender | |
[RECIPIENT] | Empfänger | |
[OWNER] | E-Mail Benutzerpostfach der E-Mail | |
[DIRECTION] | „eingehend“/“ausgehend“ | |
Kategorie | Dokumentenkategorie mit der die E-Mail im Archiv abgelegt wird. | |
Dokumenteneigenschaften / Benutzerdefinierte Attribute | E-Mail-Eigenschaften mit denen die archivierte E-Mail im [accantum]-Archiv versehen wird. Hier können die Platzhalter ebenfalls verwendet werden. | |
Ordner-Struktur erstellen | In Verbindung mit der Einstellung „Ordner rekursiv durchsuchen“ werden die Ordnerstrukturen unterhalb des Postfachordners in die [accantum]-Ablagestruktur mit übernommen. | |
Archiv-Flag-setzen | Archivierte E-Mails werden im [accantum]-Archiv umgehend mit dem Archiv-Flag gekennzeichnet und sind damit nicht mehr veränderbar. | |
Im dritten Register können Informationen zum Postfachordner abgerufen werden.
Öffentliche Ordner
Seit Version 6.1 können auch öffentliche Ordner archiviert werden.
Mit der Schaltfläche Erstellen wird die entsprechende Konfiguration hinzugefügt.
Ab hier kann wie unter “Ordner-Konfiguration” beschrieben verfahren werden.
Globale Postfachordner
Die Konfiguration der globalen Postfachordner entspricht der Ordner-Konfiguration unter “Ordner Konfiguration”.
Die globalen Postfachordner werden in allen Konfigurierten Postfächern überwacht, sofern dies in den Postfach-Einstellungen mit „Vererbung aktiv“ angegeben wurde.
Wurde die Archiv-Einstellung „Postfächer automatisch ermitteln und archivieren“ gesetzt, so werden die globalen Postfachordner auch hier zur Überwachung / Archivierung verwendet.
Ab hier kann wie unter “Ordner-Konfiguration” beschrieben weiter verfahren werden.