Versionen im Vergleich

Alte Version 91

changes.mady.by.user Michael Schwab

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verglichen mit

Neue Version Aktuell

changes.mady.by.user Melanie Veigl

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Schlüssel

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Inhalt

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Allgemein

Beim Öffnen einer Aufgabe aus der Aufgabenliste erreicht man die Detailansicht, die das Arbeiten mit Bearbeiten der Aufgabe ermöglicht. Änderungen und der Abschluss der Aufgabe können hier vorgenommen werdenHier können Daten zur Aufgabe geändert, Dokumente und Kommentare hinzugefügt werden. Mit den Schaltflächen kann der Bearbeiter die Aufgabe abschließen.

Reiter

/ Tabs

Die verfügbaren Funktionen sind auf mehrere Tabs Reiter verteilt und umfassen: 

  • Daten/Felder: (der Titel dieses Tabs kann im Workflow Studio festgelegt werden und deshalb variieren) Aufgabenfelder einsehen und bearbeiten

  • Dokumente: Dokumente und Links hinzufügen, öffnen und entfernen. In Klammern steht die Anzahl der Dokumente zu dieser Aufgabe. Ein "!" erscheint, wenn neue, ungeöffnete Dokumente vorhanden sind.

  • Eigenschaften: Beschreibung der Aufgabe einsehen, Wiedervorlagedatum ändern und Delegieren der Aufgabe an eine andere Person/Gruppe

  • Kommentare: Kommentare zur Aufgabe lesen und hinzufügen

  • Rechnung: Rechnungspositionen einsehen und korrigieren, Rechnung kontieren, Buchungsdaten exportieren 

  • Verlauf: Verlauf des Workflows der Aufgabe nachvollziehen

Info

Berechtigeungen
Diese Funktionen (insbesondere das Ändern von Daten) sind eingeschränkt, falls es sich um eine Aufgabe handelt, die abgeschlossen, gesperrt oder Ihnen nicht zugewiesen ist, oder für die Sie nur lesende Zugriffsrechte besitzen.
Eine detaillierte Übersicht, wann welche Funktionalität (nicht) zur Verfügung steht können Sie hier nachlesen: Aufgaben - Berechtigungen

Info

Verfügbarkeit von Tabs
Nicht alle Tabs werden bei jeder Aufgabe angezeigt. Welche Tabs für eine Aufgabe vorhanden sind, legt der Administrator bei der Erstellung der Aufgabe fest.

Ungespeicherte Änderungen

Solange Sie sich in der Aufgabenansicht befinden, werden ungespeicherte Änderungen lokal in ihrem Browser gespeichert. Sollte es zu einem unerwartetem Absturz ihres Browers kommen, können Ihre ungespeicherten Änderungen beim nächsten Aufrufen des WMS-Portals wiederhergestellt werden.

Wenn sie Sobals Sie die Aufgabenansicht verlassenAufgabe verlassen (z.B. das Menü wechseln), werden sie dazu aufgefordert, Ihre Änderungen zu speichern oder zu verwerfen. Ein entsprechender Dialog weisst sie darauf hin.

Symbolleiste

Schaltfläche

Beschreibung

Aufgabe speichern: Über diese Schaltfläche können Änderungen an einer Aufgabe gespeichert werden. Beim Speichern werden die Felder der Aufgabe nicht validiert.

Gespeichert werden alle Felder, das Rechnungsobjekt, ein Kommentar (falls einer angegeben ist) und das aktuelle Dokument (sofern Änderungen z.B. Stempel) auf dem Dokument vorhanden sind. Falls in den Einstellungen die Rückfrage beim Speichern von Dokumenten aktiviert ist, wird ein entsprechender Dialog mit Auswahlmöglichkeiten zum Speichern oder Verwerfen der Dokumentänderungen angezeigt.

/

Aufgabe sperren / entsperren: Das Symbol der Schaltfläche zeigt an, ob die Aufgabe derzeit gesperrt ist. Sofern die Aufgabe nicht von einem anderen Benutzer gesperrt wurde, kann die Aufgabe über Klick von Ihnen gesperrt bzw. entsperrt werden.

Aufgabe abbrechen: Über diese Schaltfläche kann eine nicht abgeschlossene Aufgabe abgebrochen werden, sofern die Aufgabe nicht von einem anderen Benutzer gesperrt wurde und im Workflow-Studio die entsprechende Einstellung zu der Aufgabe aktiviert wurde.

Dokumentenanzeige ein- / ausblenden: Über diese Schaltfläche kann bei einer Aufgabe mit Dokumenten die Dokumentenanzeige auf der rechten Seite aktiviert oder deaktiviert werden.

Gesplittete Dokumentenanzeige aktivieren / deaktivieren: Über diese Schaltfläche kann bei einer Aufgabe mit mehreren Dokumenten die Anzeige von zwei Dokumenten untereinander aktiviert oder deaktiviert werden.

Aufgabe sperren / entsperren

Um eine Aufgabe zu sperren, betätigen Sie die -Schaltfläche. Falls die Aufgabe schon gesperrt ist, wird die Schaltfläche wie folgt dargestellt: 

Info

Wenn Sie Änderungen an einer nicht bereits gesperrten Aufgabe vornehmen, wird die Aufgabe automatisch durch Sie gesperrt. Sie können die Aufgabe über den Sperren/Entsperren-Button in der Toolbar wieder entsperren.

Bei erneutem Klick wird die Aufgabe wieder entsperrt. Falls die Aufgabe von einem anderen Benutzer gesperrt wurde, ist die Schaltfläche deaktiviert. 

Solllten Sie über die Berechtigung zum Entsperren von Aufgaben anderer Benutzer besitzen, können Sie auch Aufgaben entsperren, für die Sie nicht zuständig sind.

Über die Einstellung "Automatisches (Ent-)Sperren von Aufgaben" können Sie die Aufgabe automatisch sperren lassen, sobald Sie sie öffnen. Beim Schließen der Aufgabe würder die Sperrung wieder aufgehoben.

Hinweis

Hinweis:
Das Sperren einer Aufgabe verhindert zwar, dass andere Benutzer Dokumente in dieser Aufgabe bearbeiten (z.B. Stempeln). Da das Dokument aber in mehreren Dokumentmappen und anderen Aufgaben enthalten sein kann, kann nicht ausgeschlossen werden, dass das Dokument geändert wird.

Aufgabe abschließen / Schaltfläche klicken

Die in der Aufgabe verfügbaren Schaltflächen defniert der Administrator im Workflow-Studio. Sie befinden sich unterhalb der Tabs. Bei Klick auf eine dieser Schaltflächen wird die Aufgabe im Standardfall geprüft, gespeichert und abgeschlossen werden. Alternativ kann der Administrator auch eigene Prozesse für eine Schaltfläche festlegen.

Sofern ein Bestätigungsmeldung hinterlegt ist, erscheint bei Klick ein Fenster, das sie bestätigen müssen, um fortzufahren.

Bis zu drei Schaltflächen werden direkt angezeigt. Bei mehr als drei Schaltflächen werden die ersten beiden Schaltflächen angezeigt und die weiteren in ein Dropdown verschoben.

Info

Schaltflächen im Dropdown
Diese Schaltflächen im Dropdown verhalten sich entsprechend der direkt angezeigten Schaltflächen: die Aufgabe wird mit der Auswahl der Schaltfläche abgeschlossen.


Der Abschluss der Aufgabe läuft, basierend auf den getroffenen Einstellungen, in folgenden Teilschritten ab:

1. Bestätigung (konfigurierbar im Workflow Studio)

Im Workflow-Studio kann eingestellt werden, dass Sie den Abschluss der Aufgabe bestätigen müssen. In diesem Fall wird nach dem Klick auf die Schaltfläche und vor dem Abschluss der Aufgabe ein Bestätigungsdialog angezeigt.

Info

Bestätigung
Die Aufgabe wird nicht abgeschlossen, falls Sie den Dialog abbrechen oder schließen, ohne auf "Bestätigen" zu klicken.

2. Validierung (konfigurierbar im Workflow Studio)

Im Workflow Studio können zu jeder Schaltfläche Pflichtfelder hinterlegt werden. Da die Pflichtfelder einer Aufgabe abhängig von der gewählten Schaltfläche sind, können fehlende Werte erst nach Klick auf die entsprechende Schaltfläche angezeigt werden. Eine Markierung an den Feldern weist gegebenenfalls auf fehlende Werte hin.

Außerdem erfolgt eine Validierung der Feldwerte. Eine Aufgabe mit ungültigen Feldwerten kann nicht abgeschlossen werden.

Für eine erfolgreiche Validierung müssen:

  • Alle Pflichtfelder (abhängig von der Schaltfläche) ausgefüllt sein

  • Alle Feldwerte gültig sein, d.h. dem richtigen Format entsprechen und innerhalb ihres zugelassenen Wertebereichs liegen.

3. Abschluss

Sobald die Aufgabe erfolgreich abgeschlossen wurde, werden Sie zur Aufgabenliste weitergeleitet.

Info

Aufgabe abschließen
Wenn die Workflow-Instanz der abgeschlossenen Aufgabe aufgrund von Fehlern im Workflow/ in der Workflow Definition nicht fortgesetzt werden kann, wird die Aufgabe automatisch abgebrochen.




Aufgaben, die nicht bearbeitet werden können

In folgenden Fällen können Sie eine Aufgabe nicht bearbeiten:

  • Die Aufgabe ist bereits abgeschlossen (grün)

  • Die Aufgabe ist als "nur lesend" markiert, d.h. Sie können lediglich eine Schaltfläche bestätigen (blau)

  • Die Aufgabe wurde durch einen anderen Benutzer gesperrt (rot)

  • Die Aufgabe ist einem anderen Benutzer oder einer Gruppe, der Sie nicht angehören, zugewiesen (rot)

Sie erkennen den Zustand der Aufgabe an einem farbigen Dreieck in der rechten oberen Ecke der Aufgabe.


Kontextmenü

  • Innerhalb der Aufgaben-Ansicht steht Ihnen ein Kontextmenü zur Verfügung, mit welchem Sie schnell Aktionen ausführen können

  • Hinter der Beschreibung der Aktion wird (falls vorhanden) das entsprechende Tastenkürzel angezeigt