AEM - Konfiguration Export Manager

Der Export Manager bietet einen Assistenten, der in folgenden vier Dialogen durch die Konfiguration der zu exportierenden Dokumentenbestände führt:

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^{Abbildung 1 Auswahlmöglichkeiten der zu exportierenden Archivordner}

Die zu exportierenden Dokumente, können aus beliebigen Ablageorten und/oder Posteingängen stammen. Hierbei werden nur die Ablageorte angezeigt, die mit dem angemeldeten Benutzer auch im Browser angezeigt werden. Es werden alle Dokumente ab dem ausgewählten Ablageort inkl. Unterordner exportiert. Ebenso wird die vollständige Ablagestruktur im Viewer übernommen, damit die Dokumente (genauso wie im Archivsystem) wiedergefunden werden können.

Wichtig hierbei ist, dass auf diesem Weg nur komplette Ordner exportiert werden können! Für den Export einer individuellen Dokumentenliste gibt es (weiter unten beschrieben) einen alternativen Lösungsweg.

Mittels Angabe einer oder mehrerer Kategorien, kann die Auswahl der zu exportierenden Dokumente weiter einschränken werden.

Open

^{Abbildung 2 Beispiel eines Filters für Mehrwertsteuer relevante Belege aus dem Jahr 2015}

Mit den Filtereinstellungen, kann die Dokumentenauswahl auf Steuerrelevanz und über die aus [accantum] bekannten Zeiträume eingeschränkt werden.

Als letzten Schritt muss bei den Exportparametern noch einen Pfad im Dateisystem festlegen werden. In dieses Verzeichnis wird beim Export eine mobile Datenbank mit den exportierten Dokumenten, der für die Version passende Viewer, sowie alle benötigten Treiber für die Anzeige auf einem von [accantum] unabhängigen Windowsrechner angelegt.

^{Abbildung 3 Exportpfad angeben und Exportmenge –und Größe anzeigen}

Über den Kalkulator (grün) kann der Umfang des Exports ermittelt werden. Neben der Anzahl der zu exportierenden Ordner und Dokumente wird auch der erforderliche Speicherplatz ermittelt. Ist der erforderliche Platz größer als der verfügbare, dann muss ein anderes Laufwerk im Pfad für den Export angegeben werden.

Sind alle Daten für den Export angegeben, kann mit dem Export begonnen werden. Je nach Umfang der zu exportierenden Daten verlängert sich die Dauer des Exports. In den Tests ergab sich ein Wert von ca. 1,2 sec. / Dokument, dies variiert von der Dokumentenart und -größe. Den Fortschritt des Exports kann der folgenden Anzeige entnommen werden.

^{Abbildung 4 Exportfortschritt Anzeige}

Im erzeugten Export-Verzeichnis ist ein Viewer enthalten, mit dem die exportierten Dokumente eingesehen werden können. Es muss beachtet werden, dass die Version des Viewers immer zu der Version des Export Managers passen muss, mit dem der Export durchgeführt wurde.

Das Export-Verzeichnis kann auf einen externen Datenträger kopiert werden, der Viewer lässt sich direkt von dem Datenträger ausführen.