Beschreibung
Mit einer E-Mailregel wird definiert, welche E-Mails archiviert werden sollen. Die E-Mailregeln werden im E-Mail-Connector angewendet, welcher E-Mail-Postfächer im Exchange ausliest oder E-Mails per POP3 von anderen E-Mailserver abruft.
Inhalt | |
|---|---|
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Toolbar
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
 | Wiederherstellen Die Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn ein gelöschter Listeneintrag ausgewählt wurde. |
 | Speichern |
 | Hilfe > Hier wird automatisch auf die Wiki-Seite verlinkt |
Eigenschaften
Allgemein
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Name | Name der E-Mailregel |
ID | Interne ID der E-Mailregel |
Tab Eigenschaften
Hier wird das allgemeine Verhalten der E-Mailregel konfiguriert.
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Ausschluss | Mit dieser Option kann eingestellt werden, dass E-Mails, auf die diese Regel zutrifft, nicht verarbeitet werden. Sollten nachfolgend noch weitere Regeln vorhanden sein, werden diese nicht mehr für die aktuell verarbeitete E-Mail berücksichtigt. |
Regel Abbruchbedingung | Beim Setzen dieser Option werden weitere Regeln nicht mehr beachtet. |
OCR für Anhänge unterdrücken | Wird diese Option gesetzt, werden Anhänge nicht durch die OCR verarbeitet. |
Anhänge extrahieren | Wird diese Option verwendet, werden alle Anhänge der E-Mail getrennt und als eigenständige Dokumente archiviert. |
Benachrichtigung | Hier können externe bzw. interne Module (z.B. Capture) für die Benachrichtigung ausgewählt werden, um die E-Mail nach der Analyse automatisch weiterverarbeiten zu lassen. |
Analyseregel für extrahierte Anhänge | Hier kann eine Analyseregel ausgewählt werden, mit der die extrahierten Anhänge verarbeitet werden sollen. Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn die Option Anhänge extrahieren aktiviert ist |
Pfad für exportierte Anhänge | Hier kann ein windowsbasierter Pfad angegeben werden, wohin der exportierte Anhang gespeichert werden soll (z.B.: „C:\Email\Anhänge“). Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn die Option Anhänge extrahieren aktiviert ist. |
Dateifilter für Anhänge | Hier kann definiert werden, welche Dateiformate erlaubt sind. Es können mehrere Filter angegeben werden (Filter getrennt mit “;”(Strichpunkt)). Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn die Option Anhänge extrahieren aktiviert ist. |
Dateifilter für auszuschließende Anhänge | Hier kann definiert werden, welche Dateiformate nicht erlaubt sind. Es können mehrere Filter angegeben werden (Filter getrennt mit “;“(Strichpunkt)). Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn die Option Anhänge extrahieren aktiviert ist. |
| Info |
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Beispiel für Dateifilter:
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| Info |
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Der Dateifilter, der alle Dateitypen erlaubt, sollte mit Bedacht verwendet werden, da in diesem Fall sämtliche Anhänge in der E-Mail durch die OCR verarbeitet werden! Firmenlogos bzw. Bilder von Facebook, XING uvm. werden ebenfalls als E-Mailanhang interpretiert. |
Tab E-Mail-Filter
In diesem Tab werden die Filter für die E-Mails festgelegt, welche archiviert werden sollen.
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Filtertyp | Typ des Filters. Es wird zwischen Einzelfeld- und Listenfilter unterschieden. Je nach Filtertyp können weitere Felder konfiguriert werden. Die Unterschiede werden nachfolgend beschrieben. |
Einzelfeld-Filter
Filterbereich | Beschreibung |
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Absender | |
Empfänger | |
Betreff | |
Text-Inhalt | |
Anhänge |
Bei einem Einzelfeld-Filter können die einzelnen Filterbereiche mit unterschiedlichen Filtern versehen werden.
Filtertyp | Beschreibung | ||
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Filter mit Platzhaltern | Hier können E-Mail-Adressen mit Platzhaltern angegeben werden. Es ist möglich mit * (Stern) Teile von E-Mail-Adressen zu ignorieren.
Weitere Details zu den Platzhaltern können in der Übersicht der Platzhalter nachgelesen werden: | ||
Filter mit regulärem Ausdruck | Über diese Filtereinstellung ist es möglich, E-Mails mit einem regulären Ausdruck zu filtern. Weitere Informationen zu regulären Ausdrücken finden Sie hier. | ||
Listenfilter | Folgende Filter stehen zur Verfügung:
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Erweiterter Filterausdruck
Bei dieser Einstellung ist es möglich, Platzhalter im Filterausdruck zu verketten.
| Info |
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Beispiel: [from] = "*buchhaltung*" and ([to]="*rechnung@*" or [to]="bill*@*" or [to]="*@accantum*" ) and [ATTACHMENT]="*Rechnung.pdf*" Der Filterausdruck ist wie folgt zu interpretieren: |
Es stehen folgende Platzhalter zur Verfügung:
FROM Absender
TO Empfänger
SUBJECT Betreff
BODY Textinhalt
ATTACHMENT Anhang
!= Ungleich
Tab Ablage
In diesem Tab kann konfiguriert werden, wie die E-Mail abgelegt und ob ein Workflow gestartet werden soll
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Workflow starten | Auswahl eines Workflows, welcher nach der Archivierung der E-Mail gestartet werden soll. |
Ablage | Hier wird angegeben, ob die E-Mail in den Posteingang oder in einen Ablageort abgelegt werden soll und ob die E-Mail sofort auf archiviert gesetzt werden soll. |
Ablageziel | Hier können ein oder mehrere Pfade angegeben werden, in dem die E-Mail abgelegt werden soll. |
Weitere Informationen zur Konfiguration von Ablagen finden Sie auch bei der Konfiguration der Ablagevorlagen.
Tab Attribut-Vorbelegung
In diesem Tab kann konfiguriert werden, ob bei der Archiverung der E-Mail ausgewählte Dokumentattribute mit Werten vorbelegt werden sollen. Eine detaillierte Beschreibung zur Konfiguration der Attribut-Vorbelegung finden Sie bei der Konfiguration der Ablagevorlagen.