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Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
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Wiederherstellen Die Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn ein gelöschter Listeneintrag ausgewählt wurde. | |
Speichern | |
Hilfe > Hier wird automatisch auf die Wiki-Seite verlinkt |
Eigenschaften
Allgemein
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
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Name | Name des Workflows |
ID | Interne ID des Workflows |
Tab Eigenschaften
Hier werden die Eigenschaften und das Verhalten des gesamten Workflows konfiguriert.
Feld / Schaltfläche | Beschreibung | ||
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Beschreibung | Dieses Feld dient der Beschreibung des Workflows und welche Ziele dieser hat. | ||
Workflow-Verwalter | Hier kann ein Workflow-Verwalter für den Workflow zugewiesen werden. Ein Workflow-Verwalter kann z.B. benachrichtigt werden, wenn ein Workflow eskaliert. | ||
Workflow-Eskalation | Kennzeichen, ob der Workflow-Verwalter per E-Mail benachrichtigt werden soll, wenn ein Workflow eskaliert (bezogen auf den gesamten Workflow, nicht zu verwechseln mit der Eskalation einer einzelnen Aufgabe des Workflows) | ||
MS Teams Benachrichtigungen | Wenn bei einer Eskalation eine Benachrichtigung an einen MS Teams Kanal geschickt werden soll, kann hier ein Teams Kanal ausgewählt werden. Teams Kanäle können bei der Administration der Teams Kanäle konfiguriert werden. | ||
Export-Pfad | Hier kann ein bereits angelegter Export-Pfad angegeben werden (Export-Pfade werden bei der Administration der Export-Pfade angelegt).
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Anzahl Tage bis zur Eskalation | Hier kann ein Zeitraum in Tagen, Stunden und Minuten angegeben werden, bis der gesamte Workflow durchlaufen werden muss, bevor dieser eskaliert. Die Zeit beginnt zu laufen, sobald ein Workflow gestartet wurde. Der angegebene Zeitraum kann nicht kürzer sein, als der längste Eskalalationszeitraum einer einzelnen Aufgabe. |
Tab
AufgabeAufgaben
Hier werden die Aufgaben eines Workflows verwaltet.
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
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Hinzufügen einer Aufgabe | |
Löschen einer Aufgabe | |
Wiederherstellen einer Aufgabe. Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn in der Liste eine gelöschte Aufgabe ausgewählt wurde. | |
Gelöschte Elemente anzeigen | Kennzeichen, ob in der Liste auch gelöschte Aufgaben angezeigt werden sollen. |
Spalte Name der Liste | Der Name der Aufgabe ist mit einem Link versehen, über den eine bestehende Aufgabe bearbeitet werden kann. |
Bearbeiten einer Aufgabe
Im Dialog Aufgabendetails kann eine einzelne Aufgabe eines Workflows bearbeitet werden.
Allgemein
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
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Nummer / Name | Hier wird die Nummer und der Name der Aufgabe eingetragen. Auch wenn es nicht zwingend erforderlich ist, sollte darauf geachtet werden, dass die vergebene Nummer eindeutig ist. |
Tab Eigenschaften
Hier wird die Aufgabe und deren Verhalten konfiguriert.
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
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Beschreibung | Hier kann beschrieben werden, welche Tätigkeit mit dieser Aufgabe ausgeführt werden muss. Die hier eingetragene Beschreibung sieht der Anwender des Workflows (hier könnte also die Workflowanweisung stehen). Wenn in der Beschreibung einer Aufgabe ein Link angegeben wird, dann wird dieser bei der Aufgabe als Link angezeigt. Wird dieser Link angeklickt, so öffnet sich die damit verlinkte Webseite in einem neuen Tab des Browsers. Damit könnte eine umfangreiche Verfahrensanweisung für die Erledigung der Aufgabe verlinkt werden. |
Zu bearbeiten durch | Hier wird festgelegt, ob ein einzelner Benutzer oder eine Gruppe die Aufgabe bearbeiten muss. |
Aktuellen Benutzer bevorzugen | Wenn diese Option aktiv ist, dann wird der aktuelle Benutzer, welcher den Workflow startet, als Bearbeiter für die erste Aufgabe bestimmt. In diesem Fall wird die Einstellung Zu bearbeiten durch ignoriert. |
Anzahl der erforderlichen Zustimmungen | Diese Option ist nur dann verfügbar, wenn bei dem Feld Zu bearbeiten durch eine Gruppe ausgewählt wurde. Hier kann festgelegt werden, wie viele Zustimmungen erforderlich sind, damit die Aufgabe weiterbearbeitet oder abgeschlossen werden kann. |
Max. Bearbeitungszeit | Hier kann ein Zeitraum festgelegt werden, innerhalb dessen die Aufgabe abgeschlossen werden muss. Wird die Bearbeitungsdauer überschritten, eskaliert die Aufgabe und es werden je nach Konfiguration Benachrichtigungen versendet. |
Aufgaben-Verwalter | Hier kann ein Aufgaben-Verwalter für die Aufgaben zugewiesen werden |
Benachrichtigungen | E-Mail-Benachrichtigung des Workflow-Verwalters bei Überschreitung der max. Bearbeitungsdauer einer Aufgabe erfolgen, wenn die Bearbeitungsdauer der Aufgabe überschritten wird. Diese Optionen wird erst aktiv, wenn ein Aufgaben-Verwalter ausgewählt wurde. Mit der Option E-Mail-Benachrichtigung, sobald eine Aufgabe in der Aufgabenliste angezeigt wird wird der Benutzer oder die Gruppe, die bei dem Feld Zu bearbeiten durch eingestellt wurde, benachrichtigt, wenn die Aufgabe aktiv wird. |
MS Teams Benachrichtigung | Hier kann jeweils ein MS Teams Kanal ausgewählt werden, in den bei einer Eskalation bzw. beim Start einer Aufgabe eine Benachrichtigung geschickt werden soll. |
Tab Schaltfläche
Hier können Schaltflächen für eine Aufgabe konfiguriert werden. Es muss mindestens eine Schaltfläche definiert werden.
Feld / Schaltfläche | Beschreibung | ||
---|---|---|---|
Hinzufügen einer Schaltfläche | |||
Gelöschte Elemente anzeigen | Kennzeichen, ob in der Liste auch gelöschte Aufgaben angezeigt werden sollen. | ||
Ändern der Reihenfolge der Schaltflächen | |||
Löschen einer Schaltfläche | |||
Wiederherstellen einer gelöschten Schaltfläche | |||
Name der Schaltfläche | Bezeichnung der Schaltfläche. Die Bezeichnung wird auf der Schaltfläche angezeigt. | ||
Nächster Schritt | Hier kann eine Folgeaufgabe angegeben werden, welche nach dem Drücken der Schaltfläche aufgerufen wird. | ||
Abbrechen | Hier kann definiert werden, bei welcher Schaltfläche der Workflow als „abgebrochen“ gekennzeichnet wird. Dieser Zustand tritt dann in Kraft, wenn bei der Aufgabe eine „Mehrfachzustimmung“ eingestellt ist und eine Pattsituation entstehen könnte (Beispiel: Zwei Zustimmungen erforderlich: einer stimmt zu – einer lehnt ab).
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Ablagevorlage | Hier kann gewählt werden, ob eine Ablagevorlage (zur Definition des Zielordners des Dokuments oder zum Start eines Folgeworkflows) verwendet werden soll.
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Benachrichtigung | Hier kann gewählt werden, ob weitere Module (für Folgeaktionen mit dem Dokument) benachrichtigt werden sollen. | ||
Export | Hier kann angegeben werden, welche Daten zu einem Dokument beim Drücken der Schaltfläche exportiert werden sollen. Es stehen folgende Daten für den Export zur Verfügung:
Weitere Informationen zur Einrichtung von Export-Pfaden können bei der Administration der Export-Pfade nachgelesen werden. |
Tab Attribute
Hier können die Attribute definiert werden, die für die Aufgabe relevant sind und in der Aufgabe angezeigt werden sollen.
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
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DropDownListe | Auswahl der Kategorie, um die Liste der Attribute nach den der Kategorie zugeordneten Attributen zu filtern. |