Hier können Sie Aufgaben-Definitionen festlegen, die Sie nachfolgend bei Workflows in der Aktivität "Aufgabe starten" verwenden können. Für welche Benutzer bzw. welche Gruppe diese Aufgabe angelegt wird, geben Sie in der Aktivität an.
Über die "+" Schaltfläche können Sie eine neue Aufgaben-Definition erstellen. Dabei haben Sie die Auswahl zwischen unterschiedlichen Aufgabentypen:
Benutzerdefinierte Aufgabe: Ein Aufgabe mit Feldern und Schaltflächen, die Sie selbst konfigurieren können
Rechnungsaufgabe: Bietet die selbe Funktionalität wie benutzerdefinierten Aufgaben. Und ermöglicht zudem das Bearbeiten und die Kontierung von Rechnungspositionen (Details finden Sie hier: Aufgaben - Typ "Rechnung")
Auf der linken Seite sehen Sie alle nicht gelöschten Aufgaben-Definitionen. Gelöschte Einträge können Sie einblenden, wenn die den Filter der Gelöscht-Spalteändern.
Sobald Sie eine auswählen oder erstellen, können Sie sie bearbeiten. Sie können zwischen den Einträgen wechseln, ohne zu speichern zu müssen. Die geänderten Einträge werden in der Übersicht hervorgehoben. Sobald Sie das Menü verlassen oder das Workflow Studio schließen und noch ungespeicherte Änderungen vorhanden sind, werden Sie aufgefordert diese zu speichern oder zu verwerfen.
Mit der Strg-Taste können Sie mehrere Einträge auswählen und z .B. löschen oder wiederherstellen. Diese Funktionen finden Sie auch im Kontextmenü.
Sobald Sie eine Aufgabe ausgewählt haben, können Sie diese bearbeiten. Hier können Sie folgende Eigenschaften für die Aufgabe festlegen:
In diesem Tab können Sie Schaltflächen einer Aufgaben-Definition zuweisen.
Name | Beschreibung |
---|---|
Name | Bezeichnung der Schaltfläche |
Anzeigename in dieser Aufgabe | Der Name der Schaltfläche der im Portal angezeigt wird. Wenn leer wird der Standard-Anzeigename der Schaltfläche bzw. der Name verwendet. |
Beschreibung in dieser Aufgabe | Die Beschreibung der Schaltfläche die im Portal angezeigt wird. Wenn leer wird die Standard-Beschreibung der Schaltfläche verwendet. |
Zeile | Zeile, in der die Schaltfläche angezeigt wird. |
Spalte | Spalte (1-6) in der die Schaltfläche angezeigt wird |
Breite | Anzahl der Spalten (1-6), die die Schaltfläche einnehmen soll. |
Anpinnen | Legt fest, ob die Schaltflächer immer angzeigt wird, oder in eine Auswahlliste verschoben wird. |
Anzeigename | Der Name der Schaltfläche der im Portal angezeigt wird. Wenn leer wird der Name verwendet |
Hat Pflichtfelder | Kennzeichen, ob die Schaltfläche Pflichtfelder besitzt. |
Mittels der "+" Schaltfläche öffnet sich der Dialog ,,Schaltflächen hinzufügen".
Alle bereits in der Aufgaben vorhandenen Schaltflächen sind ausgewählt. Sie können nun zusätzliche Schaltflächen auswählen oder welche entfernen. Sollten Sie eine neue Schaltfläche benötigen klicken Sie erneut auf das “+” und erstellen Sie sich eine neue Schaltfläche.
Drücken Sie anschließend auf ,,Ok" um Ihre Eingabe zu bestätigen.
Es öffnet sich der ,,Bearbeiten"-Dialog, über den Sie u.a. angeben können, welche der Felder validiert werden sollen.
Bestätigen Sie auch diese Eingabe mit ,,Ok" um die Änderungen zu übernehmen.
Mit Hilfe der Ereignisse (ab ) können Sie festlegen, was bei Klick auf die Schaltfläche passieren soll. Standardmäßig wird die Aufgabe validiert, gespeichert und abgeschlossen. Zusätzlich können Sie eigene Workflows hinterlegen.
Die Ordnung der Ereignisse im Bearbeiten-Fenster entspricht auch der Ausführungsreihenfolge. Sobald ein Ereignis fehlschlägt, werden die nachfolgenden nicht ausgeführt.
Einstellung | Beschreibung |
---|---|
Anzeigename in der Aufgabe | Name der Schaltfläche für diese Aufgabe. Wenn leer, dann wird der Standard-Anzeigename der Schaltfläche verwendet. |
1. Ereignis: Workflow starten | Startet einen Workflow. |
2. Ereignis: Aufgabe validieren | Felder, die ausgefüllt werden müssen, wenn man die Schaltfläche klickt. |
3. Ereignis: Aufgabe speichern | Speichert die Aufgabe |
4. Ereignis: Workflow starten | Startet einen Workflow |
5. Ereignis: Aufgabe abschließen | Markiert die Aufgabe als abgeschlossen und setzt den dahinterliegenden Workflow fort. |
Hier kann pro Gruppe oder Benutzer festgelegt werden, ob er die Aufgabe öffnen und lesen darf, auch wenn sie ihm nicht zugewiesen ist.
Alle Benutzer, denen die Aufgabe zugewiesen (oder deren Gruppe) können die Aufgabe öffnen. Unabhängig von der Berechtigung. |
Wenn ein Anwender das Recht “Aufgabe öffnen” nicht hat, kann er aus der Aufgabenliste heraus oder über einen Link die Aufgabe nicht öffnen.
In den Ansichten werden unabhängig von diesem Recht alle Aufgaben angezeigt, die der Filter zulässt. |
Hier verwalten Sie die in der Aufgaben verfügbaren Klassifizierungen. Mit dem “+” fügen Sie der Aufgabe eine Klassifizierung hinzu. Es stehen Ihnen alle unter Portal Designer / Klassifizierungen erstellten Klassifizierungen zur Verfügung.
Im Portal wird an erster Stelle immer die Standard-Klassifizierung angezeigt (sofern vorhanden). Alle weiteren Klassifizierungen sind alphabtisch sortiert.
Um Dokumente hinzufügen zu können, muss mindestens eine Klassifizierung mit dem Recht “Dokument hinzufügen“ vorhanden sein. Aus diesem Grund ist standardmäßig bei jeder Aufgabe die “Standard”-Klassifizierung zugeordnet. Sie können Sie entfernen, wenn Sie eine andere Klassifizierung stattdessen einfügen. |
Das Symbol neben den Klassifizierungsnamen zeigt Ihnen, welche Rechte festgelegt wurden. Die Rechte zu der gerade ausgewählten Klassifizierung stehen Sie rechts daneben. Diese Rechte stehen zur Verfügung:
Dokument bearbeiten
Wenn erlaubt, ist es dem Aufgabenbearbeiter möglich, das Dokument zu stempeln (also die Binärdaten zu ändern)
Dokument entfernen
Wenn erlaubt, darf der Aufgabenbearbeiter Dokumente dieser Klassifizierung entfernen bzw. die Klassifizierung des Dokuments in eine andere ändern.
Dokument hinzufügen
Wenn erlaubt, darf der Aufgabenbearbeiter Dokumente mit Klassifizierung hinzufügen (bzw. die Klassifizierung eines anderen Dokuments auf diese ändern).
Dokumenteigenschaften bearbeiten
Erlaubt es dem Aufgabenbearbeiter Name, Beschreibung und alle Felder aus der Klassifizierungsmaske zu bearbeiten
In der Mappe können sich auch Dokument befinden, deren Klassifizierung nicht in der Aufgabe hinzugefügt ist. Dann wird das Dokument im Portal nicht angezeigt. |
Wann werden Dokumente angezeigt? Welche Rechte greifen? → Aufgaben - Berechtigungen |
Falls sie bereits eine Aufgabe gestartet haben und Sie die Aufgaben-Definition abrufen, wird ihnen folgender Hinweis angezeigt:
Um zu vermeiden, dass Ihre Änderungen bereits laufende Workflows beeinflussen, sollten sie eine neue Version der Aufgaben-Definition anlegen.
Über die Schaltfläche können Sie eine neue Version anlegen. Geben Sie eine neue Versionsnummer und optional einen Kommentar zu der neu erstellten Version an. Bestätigen Sie anschließend mit "Ok". Es wird eine neue Version der Aufgaben-Definition erstellt, die laufende Workflows nicht beeinflusst.
Neue Version einer Aufgaben-Definition |
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