Screenshot Erfassungsvorlage: Accantum Bereich
Im Feld „Datenschutz nach DSGVO“ wird eingestellt, welche Datenschutzstufe nach DSGVO zugeordnet werden soll, bei erfolgreicher/unvollständiger Belegerkennung.
Im Feld „Kategorie“ wird festgelegt, welche Archiv-Dokumentenkategorie dem Dokument bei erfolgreicher oder unvollständiger Dokumentenerkennung zugeordnet werden soll.
Im Feld „Ablagevorlage“ kann eine bestehende „Ablagevorlage“ ausgewählt werden, die bei erfolgreicher Dokumentenerkennung angewendet wird. Die Anwendung einer „Ablagevorlage“ schließt die Angabe eines manuellen Ordners im Feld „Ablageziel“ aus.
Im Feld „Ablageziel“ kann manuell ein Ordner im Archivsystem ausgewählt werden, bei dem das Dokument bei erfolgreicher Dokumentenerkennung abgelegt werden soll. In diesem Feld kann auch über Attribut-Platzhalter gearbeitet werden. Die Anwendung eines manuell festgelegten „Ablageziels“ schließt die Auswahl einer „Ablagevorlage“ (Feld oberhalb) aus.
Im Feld „Benachrichtigung“ kann bei erfolgreicher Dokumentenerkennung ein weiteres Modul benachrichtigt werden (beispielsweise der [accantum] Document Manager).
Im Feld „Ablagevorlage für unvollständige Erkennung“ kann eine eigene Ablagevorlage für den Erkennungsstatus unvollständig hinterlegt werden (Erkennungsstatus unvollständig: Ein verpflichtend zu erkennendes Attribut wurde nicht erkannt).
Das Feld „Ablagevorlage für unvollständige Erkennung“ könnte insofern verwendet werden, wenn explizit für unvollständig erkannte Dokumente eine manuelle Nachbearbeitung gewünscht ist. Im Rahmen einer Ablagevorlage können Dokumente in einen anderen Ordner im Archiv verschoben werden und somit die unvollständig erkannten Dokumente von den anderen Dokumenten getrennt werden. Weiterhin kann über eine Ablagevorlage eine [accantum]-Aufgabe gestartet werden, sodass der Benutzer im Rahmen der Aufgabe die manuelle Nachbearbeitung durchführen kann. In Folge kann eine weitere manuelle oder auch automatische ([accantum Document Manager]) Verarbeitung des Dokuments stattfinden/konfiguriert werden.
Screenshot Erfassungsvorlage: Accantum Bereich, Attribut-Zuordnung
Im Bereich „Attribut-Zuordnung“ kann festgelegt werden, welche erkannten Attribute oder Identifikationsmerkmale aus dem ersten Konfigurations-Tab (Attribute), in ein [accantum]-Attribut gespeichert werden sollen.
Mit der Option „überschreiben“ kann festgelegt werden, ob bereits vorhandene Werte im [accantum]-Attribut überschrieben werden sollen. Dies ist z.B. notwendig, wenn der Dokumentname bzw. das Dokumentdatum anhand der erkannten Werte geändert werden soll, da beide [accantum]-Attribute bereits vor der Erfassung mit Werten versehen werden.