Wird eine neue Erfassungsvorlage für ein „ZUGFeRD“-Dokument erstellt, erkennt das System automatisch, dass es sich um ein Dokument im „ZUGFeRD“-Format handelt. Zusätzlich zu den nachfolgend genannten Daten, um eine neue Erfassungsvorlage zu erstellen, gibt es die Einstellungsmöglichkeit „ZUGFeRD anwenden“.
Weiterhin müssen noch folgende Angaben zur neu erstellten Erfassungsvorlage hinterlegt werden: der „Name der Vorlage“, eine zugeordnete „Organisationsgruppe“ (COG – Capture Organisation Group), „Basierend auf Vorlage“ (soll die neu erstellte Vorlage mit bereits konfigurierten Daten einer bestehenden Vorlage geladen werden) sowie optionaler „Beschreibung“.
Im Falle eines ZUGFeRD-Dokuments sowie getroffener Einstellung „ZUGFeRD anwenden“ – bei Neuerstellung der Erfassungsvorlage – werden sämtliche hinterlegten Metadaten des Dokuments in die Erfassungsvorlage geladen. Hierbei müssen die Bereiche Tab „Attribute“ sowie Tab „Einstellungen“ berücksichtigt werden.
Das Hinterlegen aller erkannten „Attribute“ erfolgt automatisch:
Im Tab „Einstellungen“ gibt es zusätzlich die Export-Option: „Original XML“ und „Vereinfachtes XML“.
Beschreibung: „Original XML“:
Entspricht dem Original XML-Format, wie das mitgelieferte ZUGFeRD-XML, das in der PDF-Datei eingebettet ist. Die direkte Weiterverarbeitung des XMLs von ZUGFeRD ist in allen gängigen Systemen möglich.
Beschreibung: „Vereinfachtes XML“:
Die ausgelesenen Werte werden in einer flachen XML-Struktur aufgelistet.
Bei dem ZUGFeRD-Template muss mindestens ein Attribut vom Typ “Identifier” vorhanden sein, ansonsten wird das Template bei der Erkennung nicht berücksichtigt. Hier eignet sich z.B. das Attribut “ZUGFeRD-Profil”, um ein allgemeingültiges Template zu erstellen.
Um nicht für jedes Profil ein eigenes Template erstellen zu müssen, kann als Wert zur Identifizierung eine Auflistung aller Profile angegeben werden, wobei die jeweiligen Profile mit “|” getrennt werden müssen: “Basic|Comfort|Extended|XRechnung“