Dokument sperren
Über die Schaltfläche 
„Dokument sperren…“ kann das aktive Dokument für die Bearbeitung eines anderen Benutzers gesperrt werden.
Dokumentenablage
Über die Schaltfläche 
„Dokumentenablage“ kann das aktive Dokument abgelegt werden.
Weitere Details zur Dokumentenablage können hier nachgelesen werden: Mehrere Dokumente bearbeiten
Workflow starten
Mit der Schaltfläche 
„Aufgabe starten“ kann für das aktive Dokument eine neue Aufgabe gestartet werden.
Screenshot Dokumente Dokumentenansicht Allgemein „Workflow starten“
Stempel und Notizen
Mit der Schaltfläche 
„Stempel und Notizen“ kann für das aktive Dokument ein Stempel oder eine Notiz konfiguriert werden. Weiterhin können die Stempel und Notizen grafisch sichtbar auf dem Dokument aufgebracht werden.
Screenshot Dokumente Dokumentenansicht Allgemein „Stempel und Notizen“
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| Hinweis |
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Die grafische Darstellung von Stempeln und Notizen wird nur für das Dateiformat PDF unterstützt! |
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Weitere Informationen zu den Stempeln und Notizen
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„Elemente auswählen, verschieben und Größen verändern“
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„Hilfe“
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Stempel und Notizen: Neue Notiz hinzufügen
Screenshot neue Notiz hinzufügen
Soll eine neue Notiz hinzugefügt werden, muss zunächst die Farbe des Notizfeldes ausgewählt werden. Sollten andere Farben/Schriftarten für die Notizfelder gewünscht sein, können diese in der Archivadministration im Bereich Notizen erstellt werden. Sobald diese erstellt wurden, stehen sie in dem soeben beschriebenen Auswahlfeld zur Verfügung.
Screenshot eine Notiz platzieren
Wurde eine neue Notiz hinzugefügt, kann diese im rechten Fensterbereich (Dokumentenansicht) platziert werden. Nach Platzierung kann direkt der schriftliche Inhalt der Notiz geschrieben werden.
Screenshot Notiz erfassen
Alternativ dazu kann auch im linken Fensterbereich (Übersichtsbereich, vorhandene Notizen und Stempel) über manuellem Klick auf die Notiz, der schriftliche Inhalt hinterlegt werden.
Screenshot Notizdetails
Über das Klicken auf „Details bearbeiten…“ kann die komplette Notiz, was die Farberscheinung sowie die Schriftart angeht, angepasst werden.
Screenshot Notiz bearbeiten
Im ersten Tab „Eigenschaften“ kann die „Visuelle Darstellung unterbunden“ werden. Ist die Darstellung unterbunden, wird die Notiz nicht grafisch auf dem Dokument angezeigt. Im linken Fensterbereich (Übersichtsbereich, vorhandene Notizen und Stempel) werden grafisch ausgeblendete Notizen mit einem „durchgestrichenen Auge“ dargestellt.
Screenshot sichtbare/nicht sichtbare Notizen
Die Angabe der „Seite“ gibt an, auf welcher Dokumentenseite sich die Notiz befinden soll.
Die Felder „Links“, „Oben“, „Breite“ und „Höhe“ zeigen die Position der Notiz auf dem Dokument an.
Im zweiten Tab „Schrift“ können die üblichen Einstellungen wie zum Beispiel „Schriftart“ uvm. angegeben werden.
Screenshot Notiz Schrifteinstellungen
Im dritten Tab „Erscheinungsbild“ wird die „Hintergrundfarbe“ der grafisch auf dem Dokument aufgebrachten Notiz eingerichtet. Im Feld „Transparenz“ wird eingerichtet, wie durchscheinend vorhandener Text auf dem Dokument unterhalb der platzierten Notiz angezeigt werden soll. Die eingestellte „Transparenz“ betrifft sämtliche grafischen Ansichtselemente: Hintergrundfarbe, Schrift und Rahmen.
Screenshot Notiz Erscheinungsbild
Stempel und Notizen: Neuen Stempel hinzufügen
Screenshot neuen Stempel hinzufügen
Soll ein neuer Stempel hinzugefügt werden, muss zunächst ein vorhandener Stempel aus der Stempelliste ausgewählt werden. Sollte der gewünschte Stempel nicht vorhanden sein, muss dieser in der Archivadministration im Bereich Stempel erstellt werden. Sobald dieser erstellt wurde, steht dieser in dem soeben beschriebenen Auswahlfeld zur Verfügung.
| Hinweis |
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In [accantum] stehen bereits einige vordefinierte Stempel zur Verfügung, diese können aber nach Bedarf angepasst werden.
Screenshot eines bereits vordefinierten Stempels |
Wurde ein neuer Stempel hinzugefügt, kann dieser im rechten Fensterbereich (Dokumentenansicht) platziert werden.
Screenshot Stempeldetails
Im linken Fensterbereich (Übersichtsbereich, vorhandene Notizen und Stempel) kann der Stempelinhalt über manuellem Klick auf den Stempel hinterlegt werden.
Zusätzlich zur Stempelinformation kann eine Bemerkung hinterlegt werden.
Screenshot Stempelbeschreibung hinzufügen
Über das Klicken auf „Details bearbeiten…“ können zusätzlich zu den oben genannten Änderungen weitere Einstellungen zum Stempel vorgenommen werden.
Screenshot Stempelbeschreibung bearbeiten
Eine weitere Einstellungsmöglichkeit ist die „Visuelle Darstellung unterbinden“-Einstellung. Ist das Feld auf „Ja“ gesetzt, wird der Stempel nicht grafisch auf dem Dokument angezeigt.
Die Felder „Links“ und „Oben“ zeigen die Position des Stempels auf dem Dokument an.
Screenshot Stempel bearbeiten
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sind im Kapitel: Dokumentenbereich: Stempel und Notizen zu finden.
Anhang hinzufügen
Mit der Schaltfläche 
können Anhänge zum Dokument hinzugefügt werden.
Dokumentenbeziehung hinzufügen
Mit der Schaltfläche 
können neue Beziehungen zum Dokument hinzugefügt werden.
Hierzu kann über den Dialog nach Belegen gesucht werden. Für die Suche stehen Suchvorlagen der „Erweiterten Suche“ zur Verfügung.
In der Trefferliste werden auch alle markierten und geöffneten Dokumente angezeigt.
| Hinweis |
|---|
Um mehrere Belege einer Suche in Beziehung zu bringen, kann die Steuerungstaste (STRG) und Linksklick verwendet werden. Es ist nicht möglich, das aktive Dokument mit sich selbst in Beziehung zu bringen. |
E-Mail Versand
Mit dieser Schaltfläche 
wird das aktuell geöffnete Dokument/Datei per E-Mail versendet.
Dokument herunterladen
Mit der Schaltfläche 
kann das aktuell geöffnete Dokument/Datei im aktuellen Dateiformat (zum Beispiel PDF) heruntergeladen werden.
Metadaten herunterladen
Mit der Schaltfläche 
können alle erfassten Daten (zum Beispiel Attribute) zum Dokument im XML-Format heruntergeladen werden.
Einstellungen
Mit der Schaltfläche 
„Einstellungen“ wird konfiguriert, welche Attribute direkt und welche erst durch das Aufklappen von „zeige mehrere Attribute“ angezeigt werden sollen. Es werden alle Attribute, die der Kategorie zugeordnet sind, angezeigt.
Dokumentenversionen ändern
Wenn sich ein Dokument verändert hat oder korrigiert wurde, ist es möglich über die Version eine neue Version des Dokuments zu generieren. Hier besteht die Möglichkeit, ein neues oder geändertes Dokument ins Archiv als neue Version hochzuladen.
Menübereiche im Dokument
Die Eigenschaften eines Dokument können über die Menü-Auswahlliste eingesehen werden. Hier finden Sie Details zu den einzelnen Bereichen:
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