WMS 1.1.4
Inhalt
Über die Export- bzw. Import Routine von Aufgaben können Sie augewählte Aufgaben-Definitionen und deren Abhängigkeiten als Datei exportieren und (in einem anderen System/Mandanten) wieder importieren.
Export
Gehen Sie wie folgt vor, um Aufgaben-Definitionen zu exportieren:
Wählen Sie im Menü “Portal Designer / Aufgaben” die Aufgaben-Definitionen, die sie exportieren möchten.
Klicken Sie die “Export”-Schaltfläche: Es öffnet sich ein Fenster, der Sie durch den Export führt.
Tipps für den Export
Fügen Sie Ihren Aufgaben, Feldern, Tabellen, Workflows, etc. ein Prefix im Namen hinzu. Das Prefix soll zusammengehörende Datensätze kennzeichnen. Dann kommt es beim Import in ein anderes System nicht zu Konflikten mit anderen Import-Pakete/Lösungen.
Auswahl der zu exportierenden Daten
Schaltflächen
In der Liste sehen Sie alle Schaltflächen der ausgewählten Aufgaben. Es sind alle Schaltflächen vorausgewählt. Schaltflächen, die Sie nicht benötigen, können Sie abwählen. Beachten Sie allerdings, dass beim Import mind. eine Schaltfläche zur Aufgabe vorhanden sein muss.
Über das Blitz-Symbol sehen Sie, ob bei einer Schaltfläche ein Ereignis-Workflow hinterlegt ist. Diesen müssen Sie falls notwendig über den Workflow-Export separat exportieren. Im Tooltip der Spalte sind die Workflows mit Namen aufgelistet.
Klassifizierungen
In der Liste sehen Sie alle Klassifizierungen der ausgewählten Aufgaben. Es sind alle Klassifizierungen vorausgewählt. Klassifizierungen, die sie nicht benötigen, können Sie abwählen.
Felder
In der Liste sehen Sie die Felder der der ausgewählten Aufgaben und der im vorherigen Schritt ausgewählten Klassifizierungen. Es sind alle Felder vorausgewählt. Felder, die sie nicht benötigen, können Sie abwählen.
Zu (Mehrfach-)Auswahllisten werden immer die Datenquellen (ID und Name) exportiert. Es ist einstellbar, ob auch alle (oder keine) Einträge der Datenquelle exportiert werden sollen.
Über das Blitz-Symbol sehen Sie, ob bei einem Feld ein Ereignis-Workflow hinterlegt ist. Diesen müssen Sie falls notwendig über den Workflow-Export separat exportieren. Im Tooltip der Spalte sind die Workflows mit Namen aufgelistet.
Tabellen
In der Liste sehen Sie die Tabelle der der ausgewählten Aufgaben. Es sind alle Tabellen vorausgewählt. Tabellen, die sie nicht benötigen, können Sie abwählen.
Zu jeder Tabelle werden alle Spaltene exportiert.
Stempel
In der Liste sehen Sie alle Stempel. Es sind keine Stempel vorausgewählt. Wählen Sie hier die Stempel aus, die Teil Ihres Prozesses sind.
Notizen
In der Liste sehen Sie alle Notiz-Vorlagen. Es sind keine Notizen vorausgewählt. Wählen Sie hier die Notizen aus, die Teil Ihres Prozesses sind.
Gruppen
In der Liste sehen Sie alle Gruppen des Mandaten. Es sind keine Gruppen vorausgewählt.
Export abschließen
Sind alle zur Aufgabe gehörenden Daten ausgewählt, können diese als Datei abgelegt werden. Sie haben die Möglichkeit, eine zip-Datei oder einzelne XML-Dateien pro Aufgabe abzuspeichern.
Bei Klick auf “Exportieren” öffnet sich das Speichernfenster, falls noch kein Verzeichnis ausgewählt wurde. Der Export-Wizard schließt sich und eine Meldung erscheint, sobald der Export abgeschlossen ist.
Konfliktarten
Folgende Konflikte können auftreten (Die fett dargestellten Aktionen sind als Standard vorbelegt):
Konflikt | Wann tritt er auf? | Mögliche Aktionen |
|---|---|---|
Ein Datensatz mit der ID existiert bereits | Wenn eine Aufgabe/Feld/Tabelle/… schon einmal importiert wurde. | Überschreiben |
Ein Datensatz mit diesem Namen existiert bereits | Wenn eine Aufgabe/Feld/Tabelle/… mit dem Namen schon vorhanden und nicht gelöscht ist. | Überschreiben |
Der Datensatz existiert bereits, ist aber gelöscht | Wenn die ID überstimmt, der Datensatz im Zielsystem aber gelöscht ist. | Überspringen |
Der Typ des Feldes ist nicht kompatibel | Wenn bei einem Feld zwar Name oder ID übereinstimmen, der Typ aber ein anderer ist. z.B. Datum → Ja/Nein | Überspringen |
Der Typ der Aufgabe ist nicht kompatibel | Wenn bei einem Feld zwar Name oder ID übereinstimmen, der Typ aber ein anderer ist. | Überspringen |
Aktionen, um Konflikte zu beheben
Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:
Aktion | Was passiert? |
|---|---|
Überschreiben | Der Datensatz wird mit den neuen Daten aus dem Import aktualisiert. |
Überspringen | Der Datensatz wird nicht importiert. |
Neu erstellen | Es wird ein neuer Datensatz (mit neuem Namen und neuer ID) angelegt. |
Neue Version erstellen | (nur bei Aufgaben) Es wird eine neue Version der Aufgabe erstellt. |
Bei Namenskonflikten können Sie ein Prefix angeben. Dann werden automatisch alle Datensätze mit dem Prefix benannt. So müssen Sie nicht jeden Datensatz einzeln bearbeiten.
Im Kontextmenü haben Sie die Möglichkeit, die Aktion für alle Datensätze (vom gleichen Typ) zu übernehmen, dann müssen Sie nicht jede Zeile einzeln ändern.
Bei Klick auf “Import” werden die Konflikte erneut geprüft. Sind alle Konflikte gelöst, startet der Import.
Import ausführen und Protokoll
Der Import legt nun die Aufgaben und die dazugehörigen Daten nach und nach an. Sobald der Import abgeschlossen ist, wird Ihnen das Protokoll angezeigt. Dort sehen Sie, welche Datensätze angelegt, geändert oder übersprungen wurden.