WMS 1.1.4

Export

Gehen Sie wie folgt vor, um Aufgaben-Definitionen zu exportieren:

Wählen Sie im Menü “Portal Designer / Aufgaben” die Aufgaben-Definitionen, die sie exportieren möchten.
Klicken Sie die “Export”-Schaltfläche: Es öffnet sich ein Fenster, der Sie durch den Export führt.

Tipps für den Export

Fügen Sie Ihren Aufgaben, Feldern, Tabellen, Workflows, etc. ein Prefix im Namen hinzu. Das Prefix soll zusammengehörende Datensätze kennzeichnen. Dann kommt es beim Import in ein anderes System nicht zu Konflikten mit anderer Import-Pakete/Lösungen.

Auswahl der zu exportierenden Daten

Schaltflächen

In der Liste sehen Sie alle Schaltflächen der ausgewählten Aufgaben. Es sind alle Schaltflächen vorausgewählt. Schaltflächen, die Sie nicht benötigen, können Sie abwählen. Beachten Sie allerdings, dass beim Import mind. eine Schaltfläche zur Aufgabe vorhanden sein muss.

Klassifizierungen

In der Liste sehen Sie alle Klassifizierungen der ausgewählten Aufgaben. Es sind alle Klassifizierungen vorausgewählt. Klassifizierungen, die sie nicht benötigen, können Sie abwählen.

Felder

In der Liste sehen Sie die Felder der der ausgewählten Aufgaben und der im vorherigen Schritt ausgewählten Klassifizierungen. Es sind alle Felder vorausgewählt. Felder, die sie nicht benötigen, können Sie abwählen.

Zu (Mehrfach-)Auswahllisten werden immer die Datenquellen (ID und Name) exportiert. Es ist einstellbar, ob auch alle (oder keine) Einträge der Datenquelle exportiert werden sollen.

Tabellen

In der Liste sehen Sie die Tabelle der der ausgewählten Aufgaben. Es sind alle Tabellen vorausgewählt. Tabellen, die sie nicht benötigen, können Sie abwählen.

Zu jeder Tabelle werden alle Spaltene exportiert.

Gruppen

In der Liste sehen Sie alle Gruppen des Mandaten. Es sind die Gruppen vorbelegt, zu denen explizite Berechtigungen gesetzt sind. Sie können auch weitere Gruppen für den Export auswählen oder alle abwählen.

Export abschließen

Sind alle zur Aufgabe gehörenden Daten ausgewählt, können diese als Datei abgelegt werden. Sie haben die Möglichkeit, eine zip-Datei oder einzelne XML-Dateien pro Aufgabe abzuspeichern.

Bei Klick auf “Exportieren” öffnet sich das Speichernfenster, falls noch kein Verzeichnis ausgewählt wurde. Der Export-Wizard schließt sich und eine Meldung erscheint, sobald der Export abgeschlossen ist.

Import

Workflows importieren:
Es ist sinnvoll, vor dem Import der Aufgaben die notwendigen Workflows zu importieren. Nur dann können ggf. Ereignis-Workflows bei Schaltflächen und Feldern korrekt gesetzt werden.

Datei(en) auswählen

Beim Start der Import-Routine öffnet sich zuerst das Datei-Auswahlfenster. Dort können Sie ein oder mehrere zip und/oder xml-Dateien auswählen. Sollte das zip oder die xml-Datei keine gültigen Aufgabendaten enthalten erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Sobald eine gültige Datei ausgewählt ist, werden die darin enthaltenen Aufgaben angezeigt. Sollten Aufgaben enthalten sein, die Sie nicht importieren möchten, können Sie sie abwählen.

Mit Klick auf “Weiter“ startet die Prüfroutine. Es werden Ihnen auf der nächsten Seite alle Probleme und Konflikte angzeigt, die für einen erfolgreichen Import behoben werden müssen.

Konflikte lösen

Auf der Seite werden Ihnen alle Konflikte angezeigt. Sie müssen behoben werden, um den Import starten zu können. Wählen Sie in der Spalte “Aktion” die gewünschte Möglichkeit aus, um den Konflikt zu beheben.

Konfliktarten

Folgende Konflikte können auftreten (Die fett dargestellten Aktionen sind als Standard vorbelegt):

Konflikt	Wann tritt er auf?	Mögliche Aktionen
Ein Datensatz mit der ID existiert bereits	Wenn eine Aufgabe/Feld/Tabelle/… schon einmal importiert wurde.	Überschreiben Überspringen Neu erstellen Neue Version (bei Aufgaben)
Ein Datensatz mit diesem Namen existiert bereits	Wenn eine Aufgabe/Feld/Tabelle/… mit dem Namen schon vorhanden und nicht gelöscht ist.	Überschreiben Überspringen Neu erstellen Neue Version (bei Aufgaben)
Der Datensatz existiert bereits, ist aber gelöscht	Wenn die ID überstimmt, der Datensatz im Zielsystem aber gelöscht ist.	Überspringen Wiederherstellen und Überschreiben Wiederherstellen und Neue Version
Der Typ des Feldes ist nicht kompatibel	Wenn bei einem Feld zwar Name oder ID übereinstimmen, der Typ aber ein anderer ist. z.B. Datum → Ja/Nein	Überspringen Neu erstellen
Der Typ der Aufgabe ist nicht kompatibel	Wenn bei einem Feld zwar Name oder ID übereinstimmen, der Typ aber ein anderer ist. z.B. Rechungsaufgabe → Standard-Aufgabe	Überspringen Neu erstellen

Aktionen, um Konflikte zu beheben

Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:

Aktion	Was passiert?
Überschreiben	Der Datensatz wird mit den neuen Daten aus dem Import aktualisiert. Falls der Datensatz logisch gelöscht war, wird er wiederhergestellt. Der Name des Datenstatzen wird geändert, falls einer angegeben ist
Überspringen	Der Datensatz wird nicht importiert.
Neu erstellen	Es wird ein neuer Datensatz (mit neuem Namen und neuer ID) angelegt.
Neue Version erstellen	(nur bei Aufgaben) Es wird eine neue Version der Aufgabe erstellt. D.h. bestehende Workflows und alte Aufgabenverisonen laufen unverändert weiter. Falls die Aufgabe logisch gelöscht war, wird sie wiederhergestellt.

Bei Namenskonflikten können Sie ein Prefix angeben. Dann werden automatisch alle Datensätze mit dem Prefix benannt. So müssen Sie nicht jeden Datensatz einzeln bearbeiten.

Im Kontextmenü haben Sie die Möglichkeit, die Aktion für alle Datensätze (vom gleichen Typ) zu übernehmen, dann müssen Sie nicht jede Zeile einzeln ändern.

Bei Klick auf “Import” werden die Konflikte erneut geprüft. Sind alle Konflikte gelöst, startet der Import.

Import ausführen und Protokoll

Der Import legt nun die Aufgaben und die dazugehörigen Daten nach und nach an. Sobald der Import abgeschlossen ist, wird Ihnen das Protokoll angezeigt. Dort sehen Sie, welche Datensätze angelegt, geändert oder übersprungen wurden.

Aufgaben - Export / Import