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Über die Export- bzw. Import Routine von Aufgaben können Sie augewählte ausgewählte Aufgaben-Definitionen und deren Abhängigkeiten als Datei exportieren und (in einem anderen System/Mandanten) wieder importieren.

Export

Gehen Sie wie folgt vor, um Aufgaben-Definitionen zu exportieren:

Wählen Sie im Menü “Portal Designer / Aufgaben” die Aufgaben-Definitionen, die sie exportieren möchten.
Klicken Sie die “Export”-Schaltfläche: Es öffnet sich ein Fenster, der Sie durch den Export führt.

Tipps für den Export

Info
Fügen Sie Ihren Aufgaben, Feldern, Tabellen, Workflows, etc. ein Prefix im Namen hinzu. Das Prefix soll zusammengehörende Datensätze kennzeichnen. Dann kommt es beim Import in ein anderes System nicht zu Konflikten mit anderer anderen Import-Pakete/Lösungen.

Auswahl der zu exportierenden Daten

Schaltflächen
In der Liste sehen Sie alle Schaltflächen der ausgewählten Aufgaben. Es sind alle Schaltflächen vorausgewählt. Schaltflächen, die Sie nicht benötigen, können Sie abwählen. Beachten Sie allerdings, dass beim Import mind. eine Schaltfläche zur Aufgabe vorhanden sein muss.

Über das Blitz-Symbol sehen Sie, ob bei einer Schaltfläche ein Ereignis-Workflow hinterlegt ist. Diesen müssen Sie falls notwendig über den Workflow-Export separat exportieren. Im Tooltip der Spalte sind die Workflows mit Namen aufgelistet.

Klassifizierungen
In der Liste sehen Sie alle Klassifizierungen der ausgewählten Aufgaben. Es sind alle Klassifizierungen vorausgewählt. Klassifizierungen, die sie nicht benötigen, können Sie abwählen.

Felder und Datenquellen
In der Liste sehen Sie die Felder der der ausgewählten Aufgaben und der im vorherigen Schritt ausgewählten Klassifizierungen. Es sind alle Felder vorausgewählt. Felder, die sie nicht benötigen, können Sie abwählen.
Zu (Mehrfach-)Auswahllisten werden immer die Datenquellen (ID und Name) exportiert. Es ist einstellbar, ob auch alle (oder keine) Einträge der Datenquelle exportiert werden sollen.
Über das Blitz-Symbol sehen Sie, ob bei einem Feld ein Ereignis-Workflow hinterlegt ist. Diesen müssen Sie falls notwendig über den Workflow-Export separat exportieren. Im Tooltip der Spalte sind die Workflows mit Namen aufgelistet.

Info
Wir empfehlen große Datenquellen (z.B. 200.000 Einträge) nicht mit dem Export/Import zu synchronisieren, sondern direkt aus den Drittsystemen mit der Aktivität Datenquelle synchronisieren.

Tabellen
In der Liste sehen Sie die Tabelle der der ausgewählten Aufgaben. Es sind alle Tabellen vorausgewählt. Tabellen, die sie nicht benötigen, können Sie abwählen.
Zu jeder Tabelle werden alle Spaltene Spalten exportiert.

Stempel
In der Liste sehen Sie alle Stempel. Es sind keine Stempel vorausgewählt. Wählen Sie hier die Stempel aus, die Teil Ihres Prozesses sind.

Notizen
In der Liste sehen Sie alle Notiz-Vorlagen. Es sind keine Notizen vorausgewählt. Wählen Sie hier die Notizen aus, die Teil Ihres Prozesses sind.

Gruppen
In der Liste sehen Sie alle Gruppen des Mandaten. Es sind die Gruppen vorbelegt, zu denen explizite Berechtigungen gesetzt sind. Sie können auch weitere Gruppen für den Export auswählen oder alle abwählenkeine Gruppen vorausgewählt. Wenn Sie Gruppen auswählen, dann werden diese inklusive der Berechtigungen (für Aufgaben und Stempel) importiert.

Export abschließen

Sind alle zur Aufgabe gehörenden Daten ausgewählt, können diese als Datei abgelegt werden. Sie haben die Möglichkeit, eine zip-Datei oder einzelne XML-Dateien pro Aufgabe abzuspeichern.

Bei Klick auf “Exportieren” öffnet sich das SpeichernfensterSpeichern-Fenster, falls noch kein Verzeichnis ausgewählt wurde. Der Export-Wizard schließt sich und eine Meldung erscheint, sobald der Export abgeschlossen ist.

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Import

InfoWorkflows

Panel
panelIconId atlassian-warning
panelIcon :warning:
bgColor #FFFAE6
Erst Workflows dann Aufgaben importieren:
Es ist sinnvoll, vor VOR dem Import der Aufgaben die notwendigen Workflows zu importieren. Nur dann Dann können ggf. Ereignis-Workflows bei Schaltflächen und Feldern korrekt gesetzt werden.

Datei(en) auswählen

Beim Start der Import-Routine öffnet sich zuerst das Datei-Auswahlfenster. Dort können Sie ein oder mehrere zip und/oder xml-Dateien auswählen. Sollte das zip oder die xml-Datei keine gültigen Aufgabendaten enthalten erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Sobald eine gültige Datei ausgewählt ist, werden die darin enthaltenen Aufgaben angezeigt. Sollten Aufgaben enthalten sein, die Sie nicht importieren möchten, können Sie sie abwählen.

Mit Klick auf “Weiter“ startet die Prüfroutine. Es werden Ihnen auf der nächsten Seite alle Probleme und Konflikte angzeigtangezeigt, die für einen erfolgreichen Import behoben werden müssen.

Konflikte lösen

Auf der Seite werden Ihnen alle Konflikte angezeigt. Sie müssen behoben werden, um den Import starten zu können. Wählen Sie in der Spalte “Aktion” die gewünschte Möglichkeit aus, um den Konflikt zu beheben.

Bei Klick auf “Import” werden die Konflikte erneut geprüft. Erst wenn alle Konflikte gelöst sind, startet der Import.

Einträge umbenennen / Präfix hinzufügen

In der Spalte “umbenennen” können Sie einen neuen Namen für den Datensatz eintragen. Um schnell alle Einträge umbenennen zu können, können Sie ein Präfix angeben. Geben Sie dazu über der Auflistung im Feld “Präfix für alle Konflikte” ein Kürzel ein. Mit Enter, Tab oder dem Klick auf die nebenstehende Schaltfläche werden alle Konfliktdatensetze mit diesem Kürzel umbenannt.

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Konfliktarten

Folgende Konflikte können auftreten (Die fett dargestellten Aktionen sind als Standard vorbelegt):

Konflikt	Wann tritt er auf?	Mögliche Aktionen
Ein Datensatz mit der ID existiert bereits	Wenn eine Aufgabe/Feld/Tabelle/… schon einmal importiert wurde.

Überschreiben
Überspringen
Neu erstellen

Hinweis: Auch wenn die Aufgabe in einem anderen Mandanten importiert wurde tritt dieser Konflikt auf, da die ID mandantenübergreifend eindeutig sein muss.	Überschreiben Neue Version (bei Aufgaben) Überspringen Neu erstellen
Ein Datensatz mit diesem Namen existiert bereits	Wenn eine Aufgabe/Feld/Tabelle/… mit dem Namen schon vorhanden und nicht gelöscht ist.

Überschreiben

Überspringen
Neu erstellen

Neue Version (bei Aufgaben)

Der Datensatz existiert bereits, ist aber gelöscht

Wenn die ID überstimmt, der Datensatz im Zielsystem aber gelöscht ist.

Überspringen
Wiederherstellen und Überschreiben
Wiederherstellen und Neue Version

Der Typ des Feldes ist nicht kompatibel

Wenn bei einem Feld zwar Name oder ID übereinstimmen, der Typ aber ein anderer ist.

z.B. Datum → Ja/Nein

Überspringen
Neu erstellen

Der Typ der Aufgabe ist nicht kompatibel

Wenn bei einem Feld zwar Name oder ID übereinstimmen, der Typ aber ein anderer ist.
z.B. Rechungsaufgabe → Standard-Aufgabe

Überspringen
Neu erstellen

(bei Aufgaben)

Aktionen, um Konflikte zu beheben

Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:

Aktion	Was passiert?
Überschreiben	Der Datensatz wird mit den neuen Daten aus dem Import aktualisiert. Falls der Datensatz logisch gelöscht war, wird er wiederhergestellt. Der Name des

Datenstatzen

Datensatzen wird geändert, falls

einer

ein neuer angegeben ist.
Überspringen	Der Datensatz wird nicht importiert und auch nicht umbenannt.
Neu erstellen	Es wird ein neuer Datensatz (mit neuem Namen und neuer ID) angelegt. Geben Sie ggf. in der Spalte “Umbenennen” einen neuen Namen an
Neue Version erstellen	(nur bei Aufgaben) Es wird eine neue Version der Aufgabe erstellt. D.h. bestehende Workflows und alte

Aufgabenverisonen

Aufgabenversionen laufen unverändert weiter.
Falls

die Aufgabe

der Datensatz logisch gelöscht war, wird sie wiederhergestellt.

info

Info
Bei Um Namenskonflikten vorzubeugen können Sie ein Prefix angeben. Dann werden automatisch alle Konflikt-Datensätze mit dem Prefix benannt. So müssen Sie nicht jeden Datensatz einzeln bearbeiten.

Im Kontextmenü haben Sie die Möglichkeit, die Aktion für alle Datensätze (vom gleichen Typ) zu übernehmen, dann müssen Sie nicht jede Zeile einzeln ändern.

Bei Klick auf “Import” werden die Konflikte erneut geprüft. Sind alle Konflikte gelöst, startet der

.Import und Protokoll welche Datensätze angelegt, geändert oder übersprungen wurden.

umbenannten und übersprungenen Datensätze. Außerdem stehen im Protokoll Fehler, sollte das Speichern einer Aufgabe nicht möglich sein, und Warnungen.

Sie können das Protokoll sortieren, filtern, nach Spalten gruppieren und als Excel-Datei abspeichern.

Mögliche Meldungen :

Meldung	Wann tritt sie auf?	ToDo
Warnung: Die ID des Datensatzes wurde geändert	Wenn eine Aufgabe/Feld/Tabelle/… schon einmal in einem anderen Mandanten importiert wurde.	Öffnen Sie Workflows, die mit diesen Aufgaben/Feldern arbeiten und prüfen Sie die Zuordnungen zu Aufgaben.
Der Datensatz wurde umbenannt	Wenn für einen Datensatz während des Imports ein neuer Name vergeben wurde.	-
Der Datensatz wurde übersprungen	Wenn in der Konfliktlösung “Überspringen” ausgewählt wurde oder wenn keine Änderungen vorhanden waren.	-

Nach dem Import zu prüfen

Hinweis
Prüfen Sie nach dem Import die importierten Datensätze und Workflows. Inbesondere die aufgetrenenen Warnungen.

Aufgaben: Prüfen Sie ob mit importierte Ereignis-Workflows korrekt hinterlegt wurden.
Workflows: Öffnen Sie ggf. Workflows, die auf Stammdaten zugreifen (z.B. Aufgabe starten).
Gruppen: Prüfen Sie die Benutzerzuordnungen, da Benutzer nicht importiert werden

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Versionen im Vergleich

Alte Version 7

Neue Version Aktuell

Schlüssel

Export

Tipps für den Export

Auswahl der zu exportierenden Daten

Export abschließen

Import

Datei(en) auswählen