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Inhalt
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Über die Export- bzw. Import Routine von Aufgaben können Sie augewählte ausgewählte Aufgaben-Definitionen und deren Abhängigkeiten als Datei exportieren und (in einem anderen System/Mandanten) wieder importieren.
Export
Gehen Sie wie folgt vor, um Aufgaben-Definitionen zu exportieren:
Wählen Sie im Menü “Portal Designer / Aufgaben” die Aufgaben-Definitionen, die sie exportieren möchten.
Klicken Sie die “Export”-Schaltfläche: Es öffnet sich ein Fenster, der Sie durch den Export führt.
Tipps für den Export
| Info |
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Fügen Sie Ihren Aufgaben, Feldern, Tabellen, Workflows, etc. ein Prefix im Namen hinzu. Das Prefix soll zusammengehörende Datensätze kennzeichnen. Dann kommt es beim Import in ein anderes System nicht zu Konflikten mit anderen Import-Pakete/Lösungen. |
Auswahl der zu exportierenden Daten
Schaltflächen
In der Liste sehen Sie alle Schaltflächen der ausgewählten Aufgaben. Es sind alle Schaltflächen vorausgewählt. Schaltflächen, die Sie nicht benötigen, können Sie abwählen. Beachten Sie allerdings, dass beim Import mind. eine Schaltfläche zur Aufgabe vorhanden sein muss.
Über das Blitz-Symbol sehen Sie, ob bei einer Schaltfläche ein Ereignis-Workflow hinterlegt ist. Diesen müssen Sie falls notwendig über den Workflow-Export separat exportieren. Im Tooltip der Spalte sind die Workflows mit Namen aufgelistet.
Klassifizierungen
In der Liste sehen Sie alle Klassifizierungen der ausgewählten Aufgaben. Es sind alle Klassifizierungen vorausgewählt. Klassifizierungen, die sie nicht benötigen, können Sie abwählen.
Felder und Datenquellen
In der Liste sehen Sie die Felder der der ausgewählten Aufgaben und der im vorherigen Schritt ausgewählten Klassifizierungen. Es sind alle Felder vorausgewählt. Felder, die sie nicht benötigen, können Sie abwählen.
Zu (Mehrfach-)Auswahllisten werden immer die Datenquellen (ID und Name) exportiert. Es ist einstellbar, ob auch alle (oder keine) Einträge der Datenquelle exportiert werden sollen.
Über das Blitz-Symbol sehen Sie, ob bei einem Feld ein Ereignis-Workflow hinterlegt ist. Diesen müssen Sie falls notwendig über den Workflow-Export separat exportieren. Im Tooltip der Spalte sind die Workflows mit Namen aufgelistet.
| Info |
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Wir empfehlen große Datenquellen (z.B. 200.000 Einträge) nicht mit dem Export/Import zu synchronisieren, sondern direkt aus den Drittsystemen mit der Aktivität Datenquelle synchronisieren. |
Tabellen
In der Liste sehen Sie die Tabelle der der ausgewählten Aufgaben. Es sind alle Tabellen vorausgewählt. Tabellen, die sie nicht benötigen, können Sie abwählen.
Zu jeder Tabelle werden alle Spaltene Spalten exportiert.
Stempel
In der Liste sehen Sie alle Stempel. Es sind keine Stempel vorausgewählt. Wählen Sie hier die Stempel aus, die Teil Ihres Prozesses sind.
Notizen
In der Liste sehen Sie alle Notiz-Vorlagen. Es sind keine Notizen vorausgewählt. Wählen Sie hier die Notizen aus, die Teil Ihres Prozesses sind.
Gruppen
In der Liste sehen Sie alle Gruppen des Mandaten. Es sind die Gruppen vorbelegt, zu denen explizite Berechtigungen gesetzt sind. Sie können auch weitere Gruppen für den Export auswählen oder alle abwählenkeine Gruppen vorausgewählt. Wenn Sie Gruppen auswählen, dann werden diese inklusive der Berechtigungen (für Aufgaben und Stempel) importiert.
Export abschließen
Sind alle zur Aufgabe gehörenden Daten ausgewählt, können diese als Datei abgelegt werden. Sie haben die Möglichkeit, eine zip-Datei oder einzelne XML-Dateien pro Aufgabe abzuspeichern.
Bei Klick auf “Exportieren” öffnet sich das SpeichernfensterSpeichern-Fenster, falls noch kein Verzeichnis ausgewählt wurde. Der Export-Wizard schließt sich und eine Meldung erscheint, sobald der Export abgeschlossen ist.
Import
| Panel | ||||||
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Erst Workflows dann Aufgaben importieren: |
Datei(en) auswählen
Beim Start der Import-Routine öffnet sich zuerst das Datei-Auswahlfenster. Dort können Sie ein oder mehrere zip und/oder xml-Dateien auswählen. Sollte das zip oder die xml-Datei keine gültigen Aufgabendaten enthalten erhalten Sie eine Fehlermeldung.
Sobald eine gültige Datei ausgewählt ist, werden die darin enthaltenen Aufgaben angezeigt. Sollten Aufgaben enthalten sein, die Sie nicht importieren möchten, können Sie sie abwählen.
Mit Klick auf “Weiter“ startet die Prüfroutine. Es werden Ihnen auf der nächsten Seite alle Probleme und Konflikte angzeigtangezeigt, die für einen erfolgreichen Import behoben werden müssen.
Konflikte lösen
Auf der Seite werden Ihnen alle Konflikte angezeigt. Sie müssen behoben werden, um den Import starten zu können. Wählen Sie in der Spalte “Aktion” die gewünschte Möglichkeit aus, um den Konflikt zu beheben.
Bei Klick auf “Import” werden die Konflikte erneut geprüft. Erst wenn alle Konflikte gelöst sind, startet der Import.
Einträge umbenennen / Präfix hinzufügen
In der Spalte “umbenennen” können Sie einen neuen Namen für den Datensatz eintragen. Um schnell alle Einträge umbenennen zu können, können Sie ein Präfix angeben. Geben Sie dazu über der Auflistung im Feld “Präfix für alle Konflikte” ein Kürzel ein. Mit Enter, Tab oder dem Klick auf die nebenstehende Schaltfläche werden alle Konfliktdatensetze mit diesem Kürzel umbenannt.
Konfliktarten
Folgende Konflikte können auftreten (Die fett dargestellten Aktionen sind als Standard vorbelegt):
Konflikt | Wann tritt er auf? | Mögliche Aktionen |
|---|---|---|
Ein Datensatz mit der ID existiert bereits | Wenn eine Aufgabe/Feld/Tabelle/… schon einmal importiert wurde. Hinweis: Auch wenn die Aufgabe in einem anderen Mandanten importiert wurde tritt dieser Konflikt auf, da die ID mandantenübergreifend eindeutig sein muss. | Überschreiben |
Ein Datensatz mit diesem Namen existiert bereits | Wenn eine Aufgabe/Feld/Tabelle/… mit dem Namen schon vorhanden und nicht gelöscht ist. | Überspringen |
Neu erstellen | ||
Der Datensatz existiert bereits, ist aber gelöscht | Wenn die ID überstimmt, der Datensatz im Zielsystem aber gelöscht ist. | Überspringen |
Der Typ des Feldes ist nicht kompatibel
Wenn bei einem Feld zwar Name oder ID übereinstimmen, der Typ aber ein anderer ist.
z.B. Datum → Ja/Nein
Neu erstellen
Der Typ der Aufgabe ist nicht kompatibel
Wenn bei einem Feld zwar Name oder ID übereinstimmen, der Typ aber ein anderer ist.
z.B. Rechungsaufgabe → Standard-Aufgabe
und Überschreiben |
Aktionen, um Konflikte zu beheben
Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:
Aktion | Was passiert? |
|---|---|
Überschreiben |
Der Datensatz wird |
mit den neuen Daten aus dem Import aktualisiert. |
Datensatzen wird geändert, |
falls ein neuer angegeben ist. | |
Überspringen | Der Datensatz wird nicht importiert und auch nicht umbenannt. |
Neu erstellen | Es wird ein neuer Datensatz (mit neuem Namen und neuer ID) angelegt. Geben Sie ggf. in der Spalte “Umbenennen” einen neuen Namen an |
Neue Version erstellen | (nur bei Aufgaben) Es wird eine neue Version der Aufgabe erstellt. |
Aufgabenversionen laufen unverändert weiter. |
Wiederherstellen
Falls der Datensatz |
logisch gelöscht |
war, wird sie wiederhergestellt. |
| Info |
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Um Namenskonflikten vorzubeugen können Sie ein Prefix angeben. Dann werden automatisch alle Konflikt-Datensätze mit dem Prefix benannt. So müssen Sie nicht jeden Datensatz einzeln bearbeiten. |
Import Protokoll
Nach abgeschlossenen Import wird Ihnen das Protokoll angezeigt. Dort sehen Sie alle importierten, welche Datensätze angelegt, geändert oder übersprungen wurden.umbenannten und übersprungenen Datensätze. Außerdem stehen im Protokoll Fehler, sollte das Speichern einer Aufgabe nicht möglich sein, und Warnungen.
Sie können das Protokoll sortieren, filtern, nach Spalten gruppieren und als Excel-Datei abspeichern.
Mögliche Meldungen :
Meldung | Wann tritt sie auf? | ToDo |
|---|---|---|
Warnung: Die ID des Datensatzes wurde geändert | Wenn eine Aufgabe/Feld/Tabelle/… schon einmal in einem anderen Mandanten importiert wurde. | Öffnen Sie Workflows, die mit diesen Aufgaben/Feldern arbeiten und prüfen Sie die Zuordnungen zu Aufgaben. |
Der Datensatz wurde umbenannt | Wenn für einen Datensatz während des Imports ein neuer Name vergeben wurde. | - |
Der Datensatz wurde übersprungen | Wenn in der Konfliktlösung “Überspringen” ausgewählt wurde oder | - |
Nach dem Import zu prüfen
| Hinweis |
|---|
Prüfen Sie nach dem Import die importierten Datensätze und Workflows. Inbesondere die aufgetrenenen Warnungen. |
Aufgaben: Prüfen Sie ob mit importierte Ereignis-Workflows korrekt hinterlegt wurden.
Workflows: Öffnen Sie ggf. Workflows, die auf Stammdaten zugreifen (z.B. Aufgabe starten).
Gruppen: Prüfen Sie die Benutzerzuordnungen, da Benutzer nicht importiert werden
Verwandte Themen
Stammdaten zu Aufgaben
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| Hinweis |
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Encoding |