Über die Export- bzw. Import Routine von Aufgaben können Sie augewählte Aufgaben-Definitionen und deren Abhängigkeiten als Datei exportieren und (in einem anderen System/Mandanten) wieder importieren.

Export

Gehen Sie wie folgt vor, um Aufgaben-Definitionen zu exportieren:

• Wählen Sie im Menü “Portal Designer / Aufgaben” die Aufgaben-Definitionen, die sie exportieren möchten.

• Klicken Sie die “Export”-Schaltfläche: Es öffnet sich ein Fenster, der Sie durch den Export führt.

Auswahl der zu exportierenden Daten

Schaltflächen

In der Liste sehen Sie alle Schaltflächen der ausgewählten Aufgaben. Es sind alle Schaltflächen vorausgewählt. Schaltflächen, die Sie nicht benötigen, können Sie abwählen. Beachten Sie allerdings, dass beim Export Import mind. eine Schaltfläche zur Aufgabe vorhanden sein muss.

Klassifizierungen

In der Liste sehen Sie alle Klassifizierungen der ausgewählten Aufgaben. Es sind alle Klassifizierungen vorausgewählt. Klassifizierungen, die sie nicht benötigen, können Sie abwählen.

Felder

In der Liste sehen Sie die Felder der der ausgewählten Aufgaben und der im vorherigen Schritt ausgewählten Klassifizierungen. Es sind alle Felder vorausgewählt. Felder, die sie nicht benötigen, können Sie abwählen.

Zu (Mehrfach-)Auswahllisten werden immer die Datenquellen (ID und Name) exportiert. Es ist einstellbar, ob auch alle (oder keine) Einträge der Datenquelle exportiert werden sollen.

Tabellen

In der Liste sehen Sie die Tabelle der der ausgewählten Aufgaben. Es sind alle Tabellen vorausgewählt. Tabellen, die sie nicht benötigen, können Sie abwählen.

Zu jeder Tabelle werden alle Spaltene exportiert.

Gruppen

In der Liste sehen Sie alle Gruppen des Mandaten. Es sind die Gruppen vorbelegt, zu denen explizite Berechtigungen gesetzt sind. Sie können auch weitere Gruppen für den Export auswählen oder alle abwählen.

Export abschließen

Sind alle zur Aufgabe gehörenden Daten ausgewählt, können diese als Datei abgelegt werden. Sie haben die Möglichkeit, eine zip-Datei oder einzelne XML-Dateien pro Aufgabe abzuspeichern.

Wählen Sie unter “Speichern unter” das Verzeichnis aus, in dem Sie den Export speichern möchten. Bei Klick auf “Exportieren” öffnet sich das Speichernfenster, falls noch kein Verzeichnis ausgewählt wurde. Der Export-Wizard schließt sich und eine Meldung erscheint, sobald die Datei erfolgreich gespeichert wirdder Export abgeschlossen ist.

Import

Datei(en) auswählen

Beim Start der Import-Routine öffnet sich zuerst das Datei-Auswahlfenster. Dort können Sie ein oder mehrere zip und/oder xml-Dateien auswählen. Sollte das zip oder die xml-Datei keine gültigen Aufgabendaten enthalten erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Sobald eine gültige Datei ausgewählt ist, werden die darin enthaltenen Aufgaben angezeigt. Sollten Aufgaben enthalten sein, die Sie nicht importieren möchten, können Sie sie abwählen.

Mit Klick auf “Weiter“ startet die Prüfroutine. Es werden Ihnen auf der nächsten Seite alle Probleme und Konflikte angzeigt, die für einen erfolgreichen Import behoben werden müssen.

Konflikte lösen

Auf der Seite werden Ihnen alle Konflikte angezeigt. Sie müssen behoben werden, um den Import starten zu können. Wählen Sie in der Spalte “Aktion” die gewünschte Möglichkeit aus, um den Konflikt zu beheben.
Folgende Konflikte können auftreten:

Bei Klick auf “Import” werden die Konflikte erneut geprüft. Sind alle Konflikte gelöst, startet der Import.

Import ausführen und Protokoll

Der Import legt nun die Aufgaben und die dazugehörigen Daten nach und nach an. Sobald der Import abgeschlossen ist, wird Ihnen das Protokoll angezeigt. Dort sehen Sie, welche Datensätze angelegt, geändert oder übersprungen wurden.