Attribute

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Hier werden die benutzerdefinierten Dokument-Attribute erstellt und verwaltet.

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Wiederherstellen

Die Schaltfläche  steht nur zur Verfügung, wenn ein gelöschter Listeneintrag ausgewählt wurde.

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Eigenschaften

Allgemein

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Name

Name des Attributes

ID

Interne ID des Attributs

Tab Eigenschaften

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Datentyp

Mit dem Datentyp wird festgelegt, ob der Wert z.B. als Text, Zahl, Datum oder Ja/Nein-Kennzeichen gespeichert wird.

In Abhängigkeit des Datentyps können weitere Felder konfiguriert werden. Diese werden weiter unten beschrieben.

Sichtbar

Ein Attribut, das die Option Sichtbar hat, ist für den Benutzer sichtbar.

Wenn die Option deaktiviert wurde, steht dieses Attribut nicht zur Auswahl und kann auch nicht bei einem Dokument bearbeitet werden.

Pflichtfeld

Mit dieser Option wird das Attribut farblich hervorgehoben. Wenn das Attribut nicht befüllt wurde, wird ein Hinweis ausgegeben.

Eine Archivierung eines Dokuments ist nur möglich, wenn das Attribut befüllt wurde.

Einmal beschreibbar

Sobald die Option Einmal beschreibbar gesetzt wurde, kann das Attribut nur einmal befüllt werden, danach wird das Feld zur Bearbeitung deaktiviert.

Standardwert

Ein Wert, welcher immer automatisch bei neuen Dokumenten vorbelegt wird.

Auswahlliste

Kennzeichen, ob der zu speichernde Wert aus einer Liste ausgewählt werden muss.

Wenn der Wert eines Listeneintrags geändert wird, hat dies keine Auswirkung auf den beim Dokument gespeicherten Wert.

Wird eine Mehrfachauswahlliste benötigt oder sollen die Listeneinträge in mehreren Sprachen bereitgestellt werden, ist dies nur mit dem Datentyp Auswahlliste möglich.

 

Datentyp Text

Der Datentyp Text lässt alle Zeichen zu (Buchstaben, Zahlen, Sonderzeichen, etc.)

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Länge

Maximale Länge der eingegebenen Zeichenfolge.

Wenn keine Länge angegeben wird, dass kann eine unbegrenzt lange Zeichenfolge angegeben werden.

Höhe

Höhe des Attibut-Feldes in Zeilen.

Eingabeformat

Hier kann ein Eingabeformat angegeben werden, sofern der angegebene Text nur ein bestimmtes Format haben darf.

Das Eingabeformat ist als regulärer Ausdruck anzugeben (z.B. “^\d{5}$“ für eine Postleitzahl). Weitere Beispiele für reguläre Ausdrücke finden Sie hier.

Fehlermeldung für die Formatvalidierung

Sprechende Fehlermeldung für den Fall, dass ein Eingabeformat angegeben wurde und der eingegebene Wert nicht dem Eingabeformat entspricht.

Inhalt als Link anzeigen

Durch diese Option, können Links zu anderen Systemen oder Webseiten als Link dargestellt und geöffnet werden.

 

Datentyp Ganzzahl / Kommazahl

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Min

Minimaler Wert

Wenn angegeben, dann kann beim Dokument kein Wert eingegeben werden, welcher kleiner ist.

Max

Maximaler Wert

Wenn angegeben, dann kann beim Dokument kein Wert eingegeben werden, welcher größer ist.

Ausgabeformat

Mit dem Ausgabeformat kann angegeben werden, ob bei Zahlen > 1.000 ein Tausender-Trennzeichen verwendet werden soll.

Anzahl der Dezimalstellen

Angabe der Anzahl der Dezimalstellen

Datentyp Ja/Nein

Für den Datentyp Ja/Nein gibt es keine spezifischen Felder

Datentyp Guid

Ein Attribut vom Typ Guid ist immer in einem gleichbleibenden Muster aufgebaut. Nur Werte, die genau diesem Muster entsprechen, sind zulässig (Beispiel: 1a2a3b45-678c-90d1-2a34-bd56ea13b7c1)

Für den Datentyp Guid gibt es keine spezifischen Felder

 

Datentyp Auswahlliste

Für den Datentyp Auswahlliste gelten folgende Merkmale:

  • Die Listeneinträge können mehrsprachig angegeben werden

  • Es kann eine Mehrfachauswahl aktiviert werden

  • Es kann kein Standardwert vordefiniert werden

  • Wird der Wert eines Listeneintrags geändert, dann wird die Änderung für alle Dokumente wirksam.
    Deshalb sollte bei einer notwendigen Änderung (Rechtschreibfehler mal ausgenommen) der bestehende Eintrag gelöscht und ein neuer Eintrag hinzugefügt werden.

  • Die Listeneinträge können mit dem [accantum] Workflow Management System (WMS) synchronisiert werden: Aktivität "Attributliste synchronisieren"

Einschränkungen und Performance

Viele Einträge in einer Auswahlliste können zu längeren Ladezeiten beim Öffnen eines Dokuments führen. Wie empfehlen ein Maximum an 20.000 Einträge, um die Auswahlliste gut handhaben und filtern zu können. Die Ladezeiten sind auch abhängig von der Netzwerkverbindung.

Feld / Schaltfläche

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Neuen Listeneintrag hinzufügen

Ausgewählten Listeneintrag löschen

Gelöschten Listeneintrag wiederherstellen

Gelöschte Elemente anzeigen

Kennzeichen, ob in der Liste auch bereits gelöschte Einträge angezeigt werden sollen (z.B. um diese wiederherzustellen)

Sprache

Auswahl der zu bearbeitenden Sprache

 

Tab Zuordnungen

Im Tab Zuordnungen wird das Attribut verschiedenen Dokumenttypen bzw. Kategorien zugeordnet. Es macht z.B. nur Sinn, ein Attribut “E-Mail-Absender” beim Dokumenttyp E-Mails anzuzeigen. Ebenso wird ein Attribut “Gesamtpreis” vermutlich nur bei einer Dokument-Kategorie “Rechnung” benötigt.

Ein neues Attribut ist automatisch immer allen Kategorien zugewiesen.

Tab Berechtigungen

Es ist möglich, bestimmten Gruppen bzw. Benutzern den Zugriff auf ein Attribut zu gewähren oder zu verweigern. Wir empfehlen, Berechtigungen auf Gruppen zu vergeben.

Berechtigungen:

  • Attribut lesen

  • Attribute bearbeiten

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