Mehrere Dokumente bearbeiten
Über die Schaltfläche „Mehrere Dokumente bearbeiten“ können mehrere Dokumente gleichzeitig abgelegt oder Aufgaben gestartet werden.
Bei „Ablagevorlagen“ kann eine vorhandene Ablagevorlage gewählt werden. Persönliche Ablagevorlagen sind daran zu erkennen, dass im Anschluss nicht „(global)“ steht.
Ablagevorlagen: Tab "Eigenschaften"
Mit „Workflow starten“ kann ein Workflow ausgewählt werden, der mit der „Ablagevorlage“ gestartet wird.
„Existierende Links entfernen“: Mit dieser Option werden bereits vorhandene Links entfernt und nur die konfigurierten erstellt.
„Ablage“: Hier wird gesteuert, wo das Dokument durch die Ablagevorlage abgelegt werden soll.
Ein Dokument, das bereits im Archiv ist, kann nicht wieder in den Posteingang verschoben werden.
Beim „Ablageziel“ kann der Pfad in dem ein Dokument abgelegt werden soll, hinterlegt werden.
Mit der Schaltfläche “Favoriten” ist es möglich, die zuletzt besuchten Ablageorte aufzurufen.
Wenn ein „Ablageort“ gewählt wurde, kann dahinter eine dynamische Pfadangabe per manueller Eingabe oder Eingabe von Attribut-Platzhaltern erfolgen. „Platzhalter“ werden automatisch vom System mit den jeweiligen Inhalten der angegebenen „Attribute“ ersetzt.
Wenn ein dynamischer Pfad noch nicht vorhanden ist, wird dieser im Archiv angelegt.
Weitere Details zu den Platzhaltern, können hier nachgelesen werden: Generelles: Platzhalter Übersicht.
Ablagevorlagen: Tab "Attribute"
Unter dem Reiter Attribute können „Attribute“ von der Ablagevorlage befüllt werden.
Wenn an dieser Stelle eine Kategorie ausgewählt wird, werden beim „Hinzufügen / Entfernen von Attributen“ nur die zur Kategorie dazugehörigen „Attribute“ sowie die „System-Attribute“ angezeigt.
Die Option „Überschreiben“ wird dann verwendet, wenn bereits vorhandene Inhalte im jeweiligen Bereich hinterlegt sind und diese Werte ersetzt werden sollen.
In der „Attributliste“ werden die Attribute ausgewählt, die mit der Ablage verändert werden sollen.
Wenn ein Attribut ausgewählt wurde, kann in das jeweilige Feld manuell ein Inhalt geschrieben oder mit Platzhaltern ein neuer Inhalt definiert werden. Die Platzhalter werden automatisch vom System mit den Inhalten der angegebenen Attribute ersetzt. Weitere Details zu den Platzhaltern, können hier nachgelesen werden: Generelles: Platzhalter Übersicht.
Nach erfolgreicher Ablage wird eine Meldung angezeigt, wie viele Dokumente abgelegt wurden.