Suchvorlagen: Attributsuche
- Heinz Zimmermann
Beschreibung
Hier kann eine Attributsuche konfiguriert werden.
kann bei der Attributsuche in mehreren Attributen gezielt nach unterschiedlichen Begriffen gesucht werden. So ist es z.B. möglich, im Attribut Projektnummer eine Projektnummer anzugeben und beim Attribut Kundennummer eine Kundennummer. Die Verwendung der Attributsuche setzt voraus, dass bei den Dokumenten die Metadaten (z.B. Projektnummer, Kundennummer) sauber gepflegt und lückenlos vorhanden sind. Ist das gewährleistet, dann kann damit eine zielgerichtete und sehr exakte Suche durchgeführt werden.
Suchvorlagen, die in der Administration erstellt wurden, stehen allen Benutzern des Archivs zur Verfügung. Die unter Optionen > Persönliche Suchvorlagen erstellte Suchvorlagen stehen nur dem aktuellen Benutzer zur Verfügung.
Inhalt |
|---|
Toolbar
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
 | Wiederherstellen Die Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn ein gelöschter Listeneintrag ausgewählt wurde. |
Speichern | |
Hilfe > Hier wird automatisch auf die Wiki-Seite verlinkt |
Eigenschaften
Allgemein
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Name | Name der Suchvorlage |
ID | Interne ID der Suchvorlage |
Suche in … | Bei einer Suche muss immer angegeben werden, in welchem Ablage-Pfad nach den Dokumenten gesucht werden soll. Hierfür bieten sich zwei Möglichkeiten:
|
Unterordner durchsuchen | Durch die Aktivierung dieser Option werden auch alle Unterordner des gewählten Pfades durchsucht. |
Dokumente nur einmal anzeigen | Wenn für Dokumente mehrere Verknüpfungen im Suchergebnis vorhanden sind, wird nur jeweils die erste Verknüpfung angezeigt. Befehle wie z.B. Verschieben oder Löschen wirken sich nur auf diese Verknüpfung aus. |
Index-Suche | Hierbei handelt es sich um die Volltextsuche, es wird nach dem eingegebenen Wort gesucht. Für die Index-Suche wird aktuell die Lucene-Suchmaschine verwendet. Mit der zusätzlichen Option Nur exakte Vergleich der Wörter wird eine exakte Übereinstimmung mit dem Suchbegriff erzwungen. |
LIKE-Suche | Wird diese Suchmethode gewählt, wird eine Teilwort-Suche ausgeführt, es wird nach jedem Dokument gesucht, in dem das eingegebene Teilwort enthalten ist. (Es wird der SQL Server zur Suche verwendet) Diese Suchmethode kann nur bei sehr kleinen Archiven bzw. starken Filter-Einschränkungen verwendet werden, da hier bei jeder Suche alle Datensätze durchsucht werden müssen. Bei vielen Dokumenten kann die Suche zu Timeouts führen. |
Beispiel für die Verwendung der Index- bzw. LIKE-Suche
Bei einer Suche nach dem Begriff “Eingang” würden je nach Sucheinstellung unterschiedliche Ergebnisse gefunden werden. Der Suchbegriff ist in den Suchtreffern farblich markiert.
Suchbereich | Suchergebnis |
|---|---|
Index-Suche | Eingang Eingangsrechnung Eingangstor |
Index-Suche + Nur exakte Vergleich der Wörter | Eingang |
LIKE-Suche | Eingang Eingangsrechnung Eingangstor Rechnungseingang Haupteingang |
Tab Attribute
Hier können die für die Suche erforderlichen Attribute festgelegt werden
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
Attributliste konfigurieren |
|
Bei der Attributsuche kann jetzt auch im OCR-Text gesucht werden (Attribut „Inhalt (Volltext)“).
Dialog Attributliste konfigurieren
Feld / Schaltfläche | Beschreibung |
|---|---|
DropDown-Liste | Hier kann eine Kategorie als Filter ausgewählt werden. Damit werden in der Attributliste nur noch diejenigen Attribute aufgelistet, die der ausgewählten Kategorie zugeordnet sind. |
Gelöschte Elemente anzeigen | Kennzeichen, ob in der Attributliste auch gelöschte Aufgaben angezeigt werden sollen. |
Attributliste | In der Liste werden alle verfügbaren Attribute angezeigt (ggf. durch eine ausgewählte Kategorie gefiltert). |
Wenn die Attributliste mit der Schaltfläche OK bestätigt wurde, können in der Suchmaske die entsprechenden Suchwerte eingetragen oder leer gelassen werden. |
Tab Gruppenzuordnung
Mit der Zuordnung von Gruppen und Suchvorlagen ist es (seit Version 7.0.2) möglich, Suchvorlagen nur für bestimmte Abteilung freizugeben. Damit lassen sich auch technische Suchvorlagen für Drittsysteme (z.B. WMS) definieren, welche dann für Benutzer im DMS nicht sichtbar sind. Die Zuordnung von Gruppen und Suchvorlagen kann sowohl bei der Gruppen- als auch bei der Suchvorlagen-Verwaltung erfolgen.