Einleitung

Jedes Dokument durchläuft im DMS verschiedene Phasen – vom ersten Hochladen bis zur finalen Archivierung. Diese Dokumentation erklärt den Lebenszyklus eines Dokuments und hilft Ihnen, die verschiedenen Status zu verstehen.

Dokumentstatus verstehen

Jedes Dokument im DMS hat einen Status, der seinen aktuellen Zustand anzeigt:

Unvollständig: Das Dokument wurde erstellt, aber noch nicht alle Pflichtfelder sind ausgefüllt
Vollständig: Alle Pflichtfelder sind ausgefüllt, das Dokument kann weiterverarbeitet werden
Abgelegt: Das Dokument wurde im Archiv abgelegt und ist für Benutzer verfügbar
Archiviert: Das Dokument wurde final archiviert und kann nicht mehr geändert werden

Dokumente hochladen

Der erste Schritt ist das Hochladen eines neuen Dokuments:

Navigieren Sie zum Posteingang
Klicken Sie auf "Neues Dokument" oder ziehen Sie eine Datei per Drag & Drop
Das Dokument erhält automatisch den Status "Unvollständig"

Hinweis: Sie können mehrere Dateien gleichzeitig hochladen.

Dokumente vervollständigen

Nach dem Hochladen müssen Sie die Metadaten vervollständigen:

Wählen Sie die Dokumentkategorie aus
Füllen Sie alle Pflichtfelder aus (z. B. Datum, Betrag, Lieferant)
Fügen Sie optionale Informationen hinzu
Klicken Sie auf "Speichern"

Dokumente ablegen

Vollständige Dokumente können im Archiv abgelegt werden:

Öffnen Sie das Dokument im Posteingang
Prüfen Sie alle Metadaten auf Richtigkeit
Klicken Sie auf "Ablegen"
Das Dokument wird ins Archiv verschoben

Nach der Ablage:

Das Dokument ist für alle berechtigten Benutzer sichtbar
Externe Systeme werden benachrichtigt (siehe DMS-Warteschlange – Benachrichtigungen und Verarbeitung )
Sie können das Dokument weiterhin bearbeiten

Dokumente archivieren

Die Archivierung ist der finale Schritt:

Öffnen Sie das abgelegte Dokument
Klicken Sie auf "Archivieren"
Bestätigen Sie den Vorgang

Nach der Archivierung:

Das Dokument ist schreibgeschützt
Änderungen sind nicht mehr möglich
Das Dokument bleibt dauerhaft im System

Versionierung von Dokumenten

Sie können neue Versionen eines Dokuments erstellen:

Öffnen Sie das Dokument
Klicken Sie auf "Neue Version"
Laden Sie die neue Datei hoch
Die vorherige Version bleibt erhalten

Versionshistorie:

Alle Versionen werden gespeichert
Sie können jederzeit auf ältere Versionen zugreifen

Dokumentbeziehungen

Sie können Dokumente miteinander verknüpfen:

Beziehungen erstellen:

Öffnen Sie das erste Dokument
Klicken Sie auf "Beziehung hinzufügen"
Suchen und wählen Sie das zweite Dokument
Speichern Sie die Verknüpfung

Anwendungsfälle:

Rechnungen mit Bestellungen verknüpfen
Verträge mit Anlagen verbinden
Zusammenhängende Korrespondenz gruppieren

Anhänge hinzufügen

Sie können zusätzliche Dateien als Anhang hinzufügen:

Öffnen Sie das Dokument
Klicken Sie auf "Anhang hinzufügen"
Wählen Sie die Datei aus
Der Anhang wird mit dem Dokument gespeichert

Unterschied zur Beziehung:

Anhänge sind Teil des Dokuments
Beziehungen verbinden eigenständige Dokumente

Dokumente löschen

Dokumente können logisch gelöscht werden:

Wählen Sie das Dokument aus
Klicken Sie auf "Löschen"
Bestätigen Sie den Vorgang

Nach dem Löschen:

Das Dokument wird als "gelöscht" markiert
Es ist nicht mehr sichtbar für normale Benutzer
Administratoren können gelöschte Dokumente wiederherstellen

Hinweis: Physisches Löschen erfolgt nur durch Administratoren gemäß Aufbewahrungsfristen.

DMS-Dokumentenlebenszyklus – Vom Posteingang bis zum Archiv