Einleitung

Dokumentenkategorien strukturieren Ihr DMS und definieren, welche Metadaten für verschiedene Dokumenttypen erfasst werden. Diese Dokumentation richtet sich an Administratoren und erklärt, wie Sie Kategorien optimal konfigurieren.

Was sind Dokumentenkategorien?

Dokumentenkategorien definieren:

Welche Metadatenfelder erfasst werden
Welche Felder Pflichtfelder sind
Welche Benachrichtigungen versendet werden
Welche Berechtigungen gelten
Die Datenschutzstufe des Dokuments

Beispiele für Kategorien:

Eingangsrechnungen
Ausgangsrechnungen
Verträge
Personalakten
Korrespondenz

Kategorien anlegen

So erstellen Sie eine neue Kategorie:

Öffnen Sie die Administration
Navigieren Sie zu "Kategorien"
Klicken Sie auf "Neue Kategorie"
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein
Speichern Sie die Kategorie

Namenskonvention:

Verwenden Sie eindeutige, beschreibende Namen
Nutzen Sie eine einheitliche Struktur
Vermeiden Sie Sonderzeichen

Attribute definieren

Jede Kategorie hat ihre eigenen Metadatenfelder:

Attribute hinzufügen

Öffnen Sie die Kategorie
Klicken Sie auf "Attribut hinzufügen"
Wählen Sie den Datentyp (Text, Datum, Zahl, etc.)
Legen Sie fest, ob das Feld ein Pflichtfeld ist
Speichern Sie die Änderungen

Verfügbare Datentypen

Text: Freitext-Eingabe
Datum: Datumsauswahl
Zahl: Numerische Werte
Auswahlliste: Vordefinierte Optionen
Währung: Geldbeträge
Ja/Nein: Boolean-Werte

Benachrichtigungen konfigurieren

Sie legen fest, welche Systeme bei Dokumentereignissen benachrichtigt werden:

Öffnen Sie die Kategorie
Wechseln Sie zum Reiter "Benachrichtigungen"
Klicken Sie auf "Benachrichtigung hinzufügen"
Wählen Sie das Ereignis (z. B. "Dokument fertiggestellt")
Wählen Sie die Zielsysteme
Legen Sie die Priorität fest
Speichern Sie die Konfiguration

Häufige Benachrichtigungen:

Bei Fertigstellung: Analyse-System benachrichtigen
Bei Ablage: Workflow-System benachrichtigen
Bei Archivierung: Archiv-System benachrichtigen

Weitere Informationen: Siehe "DMS-Warteschlange – Benachrichtigungen und Verarbeitung"

Datenschutzstufen festlegen

Sie können für jede Kategorie eine Datenschutzstufe definieren:

Öffentlich: Keine besonderen Anforderungen
Intern: Nur für interne Nutzung
Vertraulich: Eingeschränkter Zugriff
Streng vertraulich: Höchste Sicherheitsstufe

Die Datenschutzstufe beeinflusst:

Zugriffsberechtigungen
Protokollierung
Aufbewahrungsfristen
Löschkonzepte

Berechtigungen pro Kategorie

Sie können Berechtigungen auf Kategorieebene vergeben:

Öffnen Sie die Kategorie
Wechseln Sie zum Reiter "Berechtigungen"
Fügen Sie Benutzer oder Gruppen hinzu
Legen Sie die Rechte fest (Lesen, Schreiben, Löschen)
Speichern Sie die Änderungen

Vererbung:

Dokumente erben die Berechtigungen der Kategorie
Sie können Berechtigungen auf Dokumentebene überschreiben

Kategorien bearbeiten

Bestehende Kategorien können Sie anpassen:

Öffnen Sie die Kategorie
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor
Speichern Sie die Kategorie

Wichtig:

Änderungen betreffen nur neue Dokumente
Bestehende Dokumente behalten ihre Metadaten
Neue Pflichtfelder führen bei alten Dokumenten nicht zu Fehlern

Kategorien löschen

Kategorien können nur gelöscht werden, wenn:

Keine Dokumente dieser Kategorie existieren
Keine Vorlagen die Kategorie verwenden

Alternativ: Deaktivieren Sie die Kategorie statt sie zu löschen.

DMS-Dokumentenkategorien – Konfiguration und Verwaltung