StepOver: Dokument zum Unterschreiben hochladen

WMS 2021 (1.1.2) 

Hier finden Sie eine detaillierte Beschreibung der StepOver Anwendung: 
StepOver - webSignatureOffice Benutzerhandbuch

Inhalt

Lädt ein Dokument zur Unterschrift an den StepOver-Server hoch. Die Unterschriftenfelder werden dabei automatisch aus den entsprechenden Feldern des hochgeladenen PDFs erstellt.

PDF Signaturfelder

Alle bereits auf dem dem PDF-Dokument existierenden Signaturfelder (die z.B. mit Adobe Acrobat aufgebracht wurden) können ohne zusätzliche Konfiguration unterschrieben werden. 
Wenn keine Signaturfelder auf dem PDF vorhanden sind, können Sie mit der Aktivität Signaturfelder aufbringen.

Eigenschaften

Eingabe

NameBeschreibungDatentypErforderlich
Datei

Datei, die hochgeladen werden soll. Es ist entweder eine Ressource anzugeben oder ein Verzeichnis + Dateiname


(Warnung)
RessourceZuordnung einer RessourceWmsResourceMapping
VerzeichnisVerzeichnis, in dem die PDF-Datei liegtString
DateinameName der DateiString
NameName des Dokuments auf dem StepOver-Server. Wenn leer, wird automatisch der Name der angegebenen Datei verwendetString
Passwort (optional)

Eingabe eines Passworts für das Dokument. Wir empfehlen, ein Passwort zu vergeben, um unbefugten Zugriff auf das Dokument zu erschweren.

Bitte beachten Sie: Das Passwort gilt für alle Zugriffe auf das Dokument über das Workflow-Portal und die webSignatureOffice-Oberfläche (z.B. beim Öffnen eines Links zum Unterschreiben des Dokuments).

WmsPassword
Signaturfelder automatisch erkennen

Wenn diese Option ausgewählt ist, werden Signaturfelder, die bereits auf dem PDF-Dokument existieren, automatisch erkannt und zusätzlich zu selbst konfigurierten Signaturfeldern zum Unterschreiben zur Verfügung gestellt.

Wenn die Option nicht ausgewählt ist, werden nur selbst konfigurierte Signaturfelder verwendet. Dann muss mindestens ein Signaturfeld konfiguriert werden.

PDF Signaturfelder teilweise verwenden

Vorgehen, um nur einen Teil der bereits auf dem PDF existierenden Signaturfelder zu verwenden:

  1. Deaktivieren der Option "Signaturfelder automatisch erkennen"
  2. Im Dialog "Signaturfelder konfigurieren" die gewünschten Signaturfelder im Reiter "Bereits vorhanden" hinzufügen
Boolean
Signaturfelder konfigurierenSignaturfelder, die Sie aufbringen können, wenn keine Signaturfelder auf dem Dokumentvorhanden sind oder wenn Sie zusätzliche wünschen.
Die Felder werden ausgebracht, sobald die Aktivität ausgeführt wird.
Konfigurierbar im Dialog

Ausgabe

NameBeschreibungDatentypErforderlich
StepOver DokumentDokument vom Typ WmsSignDocument mit ID und Status des hochgeladenen Dokuments bei StepOverWmsSignDocument(Warnung)

Variablen

NameBeschreibungDatentyp
wmsSignDocDas Dokument, das hochgeladen wurde. Es enthält den Namen, den Status (new) und eine eindeutige Id, die in anderen StepOver-Aktivitäten angegeben werden muss.WmsSignDocument

Fehlermeldungen

BeschreibungFehlercodeDatentyp
Die Datei existiert nicht.11101: EActivityMsgCode.File_NotExists
Bei der angegebenen Datei handelt es sich um kein gültiges PDF-Dokument (Datei beginnt nicht mit '%PDF-').14013: EActivityMsgCode.Pdf_Err_NoPdf
Auf dem PDF sind keine Signaturfelder vorhanden.



Signaturfelder aufbringen

Mit der Schaltfläche "Signaturfelder hinzufügen..." öffnet sich ein Fenster, in dem Sie über das "+" neue Signaturfelder hinzufügen können.

Sie haben die Möglichkeit ein Signaturfeld absolut (mit Koordinaten) oder relativ (über einen Suchtext) zu positionieren. Außerdem können alle selbst platzierten oder bereits vorhandene Signaturfelder um die E-Mail-Adresse des Unterzeichners ergänzt werden, um eine automatische Signatureinladung zu versenden.

Je Art der Positionierung stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung:

PositionierungNameBeschreibung
-NameName für das Signaturfeld (hat keine Bedeutung im Unterschriftenvorgang)
E-Mail

(optional) E-Mail des Unterzeichners. An die angegebene Adresse wird von StepOver automatisch eine E-Mail mit einer Signatureinladung geschickt. Der Unterzeichner kann dann nur das ihm zugeordnete Feld unterschreiben.

E-Mail-Versand

Falls dieselbe E-Mail-Adresse für mehrere Unterschriftenfelder verwendet wird, erhält der Unterzeichner nur eine E-Mail - nicht mehrere. Über den Link in dieser E-Mail können alle Unterschriftenfelder, die der E-Mail-Adresse zugeordnet sind, unterzeichnet werden.

BreiteBreite des Feldes in mm (Standard: 50 mm) - bei absolut oder relativ positionierten Feldern
HöheHöhe des Feldes in mm (Standard: 20 mm) - bei absolut oder relativ positionierten Feldern
RelativSuchtext

Text, nach dem gesucht wird, um relativ dazu Signaturfelder aufzubringen.

Mehrere Suchtreffer

Es wird für jeden Suchtreffer ein Feld aufgebracht.

Position links [mm]Abstand des Feldes zur linken Seite des gefundenen Textes in mm.
Wollen Sie das Feld recht des Textes platzieren, geben sie eine negative Zahl ein.
Position oben [mm]Abstand des Feldes zum gefundenen Textes in mm
Wollen Sie das Feld über dem Textes platzieren, geben sie eine negative Zahl ein.
AbsolutSeiteSeite, auf der das Feld aufgebracht werden soll. Mit -1 können Sie die letzte, mit -2 die vorletzte Seite usw. auswählen.
Position links [mm]Abstand des Feldes zur linken Seite des PDF-Dokuments in mm
Position oben [mm]Abstand des Feldes zur oberen Seite des PDF-Dokuments in mm
Bereits vorhandenFeldname

Vollständiger Name des bereits vorhandenen Signaturfelds im PDF. 

Der Feldname muss genau mit dem Namen des Signaturfeldes im PDF übereinstimmen!

PDF Forumularfelder

Wenn auf dem PDF bereits Formularfelder vom Typ "Signatur" vorhanden sind, müssen Sie keine zusätzlichen Felder aufbringen.

Übersicht der Signaturfelder


Absolute Position

Relative Position

Relative Position


Beispiel

Das PDF-Dokument "Antrag stellen" besitzt keine Signatur-Formularfelder. Um das Dokument online unterschreiben zu können, fügen wir über die relative Positionierung 3 Signaturfelder an den vorgesehenen Stellen ein.

Die Signaturfelder werden jeweils unter dem Text aufgebracht. Hier reicht ein Abstand von 2mm zum Text (angegeben über "Position oben").



Best Practice

Passwortgeschützte Dokumente

Wenn Sie einen Link z.B. per E-Mail versenden (über die URL erstellen-Aktivität oder Angabe einer E-Mail-Adresse bei einem Signaturfeld), ist es ratsam, das Dokument mit einem Passwort zu versehen.
Wichtig dabei ist es, das Passwort nicht in derselben E-Mail mit zu senden, sondern den Benutzern das Passwort auf anderem Wege zu kommen zu lassen (z.B. eine zweite E-Mail, eine SMS, ...).

So ist sichergestellt, dass Angreifer, die die E-Mail abfangen, keinen Zugriff auf das Dokument haben.



Siehe auch