Workflows
Inhalt
- 1 Menü
- 2 Übersicht
- 3 Eigenschaften zu den Workflows
- 4 Workflow starten
- 4.1 Argumente
- 4.2 Mit Anmerkung starten
- 5 Import von Workflow-Definitionen
- 6 Export von Workflow Definitionen
- 7 Workflows aktualisieren
- 8 Benutzer- und Gruppenzuordnung
- 9 Protokoll-Einstellungen
- 10 Einstellungen
- 10.1 [accantum] DMS
- 10.2 Weitere Einstellungen
- 11 Verwandte Themen
Im Workflows Menü sehen Sie Ihre vorhandenen Workflow-Definitionen. Gelöschte Definitionen sind zunächst ausgeblendet und können über den Filter in der Liste eingeblendet werden.
Hier können Sie Workflow-Definitionen importieren, exportieren, löschen, wiederherstellen, Benutzern/Gruppen zuordnen und ihre Metadaten bearbeiten und starten. Wie in den anderen Listen steht Ihnen die Funktionalität auch über ein Kontext-Menü zur Verfügung. Über das Kontext-Menü in der Liste lassen sich auch mehrere Workflows gleichzeitig anpassen (z.B. Setzen des Inaktiv- bzw. System-Workflow-Kennzeichens).
Über die ,,Play"-Schaltfläche können Sie Ihre Workflows starten.
Die geänderten Einträge werden in der Übersicht hervorgehoben. Sobald Sie das Menü verlassen oder das Workflow Studio schließen und noch ungespeicherte Änderungen vorhanden sind, werden Sie aufgefordert diese zu speichern oder zu verwerfen.
Menü
 | Aktualisiert die Übersicht. Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, werden Sie aufgefordert, diese zu speichern oder zu verwerfen |
Speichert alle geänderten Workflows (fett hervorgehoben) | |
Löscht alle markierten Workflows. Bereits gelöscht werden übersprungen | |
Stellt alle markierten gelöschten Workflows wieder her. Nicht gelöschte Workflows werden übersprungen | |
WMS 1.1.4 Öffnet die ausgewählten Workflows im Designer | |
Öffnet das Fenster zum Importieren einer oder mehrerer Workflows | |
Öffnet das Fenster, um die markierten Workflows zu exportieren | |
Zählt die Aktivitäten, die in den Workflows verwendet werden und für die Lizenz relevant sind und aktualisiert die Spalte "Aktivitäten" in der Übersicht. | |
WMS 2.0.1 Öffnet einen Assistenten, um die Aktivitäten in den ausgewählten Workflows automatisch zu aktualisieren, sofern Aktivitäten einer älteren Version verwendet werden. |
Übersicht
Spalte | Beschreibung |
|---|---|
ID | Die eindeutige ID der Workflow-Definition |
Version | Bezeichnung der aktuellsten Version des Workflows |
Aktivitäten | Anzahl der Aktivitäten, die für die Lizenz bzw. die Mandanteneinstellung relevant ist. In der Fußzeile wird die Summe der Aktivitäten aller sichtbaren Workflows angezeigt (auch die der deaktivierten, so können Sie sich je nach Filtereinstellungen die Aktivitäten zählen lassen).
|
Gelöscht | Anzeige, ob de Workflow gelöscht ist. Um die gelöschten anzuzeigen, muss der Filter in der Kopfzeile angepasst werden. |
DMS Version WMS 1.1.3 | Zeigt an, welche Version der [accantum] DMS - Aktivitäten der Workflow verwendet. Wenn keine DMS-aktivitäten verwendet werden ist die Spalte leer. |
Eigenschaften zu den Workflows
Name | Beschreibung |
|---|---|
Name | Name des Workflows |
Anzeigename | Anzeigename des Workflows im Workflow-Portal |
Beschreibung | Beschreibung des Workflows |
Version | Versionsnummer des Workflows |
Inaktiv | Wenn gesetzt, verbraucht der Workflow keine Lizenzen. |
System-Workflow | Festlegung, ob der Workflow nur intern durch das System gestartet werden kann. |
Farbe | Farbe, mit der der Workflow im Portal dargestellt wird. U. a. nützlich um Workflows einer Kategorie zuzuordnen. |
PositionWMS 1.1.2 | Mit der Position können Sie die Reihenfolge der Workflows im Portal festlegen. Positionsnummern müssen nicht eindeutig sein. Workflows mit Position "0" werden zuerst angezeigt. |
Unter "Wird verwendet in ..." sehen Sie, in welchen Aufgaben dieser Workflow als Ereignis verwendet wird.
Workflow starten
Mit dem Play-Symbol oder aus dem Kontextmenü können Sie den ausgewählten Workflow starten.
Argumente
Beim Starten des Workflows erscheint ein Fenster, sofern der Workflow über Argumente verfügt. In diesem Fenster können Sie Werte für die eingehenden Argumente festlegen (Details zu Argumenten).
Die mit * markierten Argumente müssen befüllt werden.
Mit Anmerkung starten
Wenn Sie den Workflow mit einer Anmerkung starten, erscheint ein Dialog zur Eingabe eines Textes. Dieser Text wird im Monitor angezeigt.
Import von Workflow-Definitionen
Über die Import- Schaltfläche können sie existierende Workflows von außerhalb in das System importieren. Um Ihre Workflows zu importieren, wählen sie zunächst über die Schaltfläche die .zip Datei aus, die Ihre Workflows enthält. Wenn Sie eine .zip Datei ausgewählt haben, werden Ihnen die zu importierenden Workflows angezeigt.
Zusätzlich können Sie festlegen, ob alle oder nur die aktuellsten Versionen importiert werden sollen. Außerdem können Sie festlegen, ob Kommentare zu den Workflow-Definitionen importiert werden sollen. Legen Sie zudem fest, was mit Workflow-Definitionen geschehen soll, deren Name bereits in Ihrem System vorhanden ist.
Folgende Möglichkeiten gibt es:
Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
Unter neuem Namen anlegen | Die Workflow-Definition wird unter einem neuen Namen in Ihrem System gespeichert. (Standard-Einstellung) |
Als neue Version speichern | Die Workflow-Definition wird als neue Version zu der existierenden Workflow-Definition angelegt. |
Überspringen | Die Workflow-Definition wird nicht importiert. |
Encoding
Die zip-Datei des Exports ist UTF-8 encodiert. Falls Sie ein eigenes zip erstellen achten Sie auf das Encoding, da es sonst zu Problemen mit Umlauten oder Sonderzeichen führen kann.
Export von Workflow Definitionen
Über die Schaltfläche können Sie ausgewählte Workflows exportieren, um Sie u.a. in ein anderes System zu importieren. Die ausgewählten Workflow-Definitionen werden Ihnen angezeigt.
Legen Sie fest, ob sie nur die aktuellsten oder alle Versionen exportieren wollen. Legen sie außerdem fest, ob Kommentare zu den Workflow-Definitionen exportiert werden sollen.
Wählen Sie einen Speicherort und einen Namen für die entstehende .zip Datei mit Ihren Workflow-Definitionen und klicken Sie auf "Ok".
Workflows aktualisieren
WMS 2.0.1
Mit diesem Assistenten werden Aktivitäten automatisch auf die aktuelle Version aktualisiert. Dabei wird eine neue Version der betroffenen Workflows erstellt.
Mit der aktuellen WMS Version wird die Aktivität “Workflow starten” aktualisiert. Alle Workflows bleiben lauffähig und müssen nicht weiter angepasst werden.
Benutzer- und Gruppenzuordnung
Um Workflows im Portal sehen und starten zu können, muss der entsprechende Workflow dem Benutzer oder einer seiner Gruppen zugewiesen werden. Diese Zuweisung nehmen Sie hier vor.
Auf der linken Seite sehen Sie, welche Gruppen den Workflow starten dürfen. Auf der rechten sehen Sie die verfügbaren Gruppen. Mit Doppelklick oder Drag&Drop können Sie ein oder mehrere Benutzer / Gruppen zuweisen bzw. wieder entfernen.
Protokoll-Einstellungen
Hier können sie einstellen, welche Aktivitäten eines Workflows protokolliert werden.
Protokoll-Einstellungen für einen Workflow sind nützlich, um Fehler besser nachvollziehen zu können. Um einem hohen Protokoll-Aufkommen beim Ausführen (und mehrfachen Ausführen z.B. durch einen Ausführungsplan) entgegenzuwirken empfehlen wir nur die notwendigsten Aktivitäten zu protokollieren.
Unabhängig der Einstellungen werden Fehler die zum Abbruch des Workflows führen immer protokolliert.
Zur besseren Fehlerbehandlung ist es ratsam, die Status "Fehlerhaft" und "Abgebrochen" immer zu protokollieren. Denn dann wird der Fehler auch zu der betroffenen Aktivität protokolliert. Details zu den Protokolleinstellungen finden Sie auch hier: Protokolleinstellungen zu einem Workflow.
Einstellungen
Für jede Einstellung (siehe auch "Globale Einstellungen" und "System Administration - Zusätzliche Aktivitäten") haben Sie in dieser Ansicht einen Reiter.
[accantum] DMS
Hier kann zu einem Workflow eine [accantum] DMS Verbindung angegeben werden. Standardmäßig wird die globale [accantum] DMS Einstellung verwendet. Wenn der Workflow auf ein anderes Archiv zugreifen muss, tragen Sie hier die Verbindungsdaten ein.
Weitere Einstellungen
Weitere Einstellungen ergeben sich aus den zusätzlichen Aktivitäten, die Sie bei sich installiert haben. Eine Übersicht der zusätzlichen Aktivitäten finden Sie in unserem Partner-Portal.