Dokumente suchen (DMS)

Erweiterte Suche
Suche mit Vorlage aus dem DMS

Sucht im [accantum] DMS nach Dokumenten mit den angegebenen Attributen oder dem angegebenen Suchtext und liefert die IDs der gefundenen Dokumente zurück.

Für die Auflistung an Attributen bei einer Attributsuche sind die Attribute aus den Zuordnungen nötig. Wird eine Variable mit einer Attribut-Zuordnung entfernt, wird das Attribut auch aus der Suche entfernt.

Die Aktivität greift bereits zur Designzeit auf die eingestellte DMS-Verbindung zu, um die Zuweisungen zu den Attributen zu prüfen.

Wms 1.1.3 Wenn ein Ablageort angegeben wird, dann wird ein Fehler geworfen, sofern dieser nicht existiert. Wird eine Liste von Ablageorten angegeben, dann wird ein Fehler nur dann geworfen, wenn keiner der Ablageorte existiert. Ansonsten wird nur in den vorhandenen Ablageorten gesucht, die nicht vorhandenen Ablageorte werden ignoriert.

Eigenschaften

Eingabe

Name

Beschreibung

Datentyp

Erforderlich

Name

Beschreibung

Datentyp

Erforderlich

Ablageort

Vollständiger Pfad eines Ablageorts im DMS

String

 

Ablageorte (Liste) 

Alternativ zu einem Ablageort kann auch eine Liste mehrerer Ablageorte (jeweils der komplette Pfad) angegeben werden.

Ab WMS 1.1.3: Wenn keiner der angegeben Ablageorte gefunden wird, endet die Aktivität mit einem Fehler.
Solange mind. ein Ablageort vorhanden ist, wird die Suche ausgeführt.

List of string 

 

Unterordner durchsuchen
ab DMS (7.0.2)

Kennzeichen, ob auch in allen Unterordnern nach Dokumenten gesucht werden soll.

Das Kennzeichen steht nur bei der erweiterten Suche und Attributsuche zur Verfügung. Bei Verwendung einer Suchvorlage muss dies in der Suchvorlage selbst konfiguriert werden. (Vor der DMS Version 7.0.2 ist die Suche nicht rekursiv.)

Bool



Max. Suchtreffer

Maximale Anzahl der Suchtreffer (Standardwert: 100)

Int32

 

Art der Suche

Wählen Sie hier, welche Suche Sie ausführen wollen. Zur Wahl stehen die Attributsuche, die erweiterte Suche und eine Suche mit einer Suchvorlage

Auswahlliste

 

Index-Suche

Kennzeichen, ob es sich um eine Volltextsuche handelt. Wenn false, dann wird eine "LIKE-Suche" ausgeführt (für erweiterte Suche und Attributsuche).

Bool



Exakter Vergleich

Wird diese Option gewählt, werden nur Suchergebnisse angezeigt, die exakt den gleichen Wortlaut enthalten und genauso geschrieben sind (Groß- und Kleinschreibung) (nur für erweiterte Suche und Attributsuche)

Bool



Suchtext

Text, nach dem gesucht werden soll (nur für erweiterte Suche)

String

Sucheinstellungen

Filtereinstellungen für die erweiterte Suche bzw. Attribute für die Attributsuche

Auswahlliste

 

Suchvorlage

Optionale Suchvorlage. Der Zugriff auf eine Suchvorlage erfolgt über die Zuordnungen zum [accantum] DMS

Für die Suche per Suchvorlage können nur Vorlagen für die erweiterte Suche verwendet werden. Entsprechend werden bei den Zuordnungen keine Vorlagen der Attributsuche gelistet.

Guid

 

Ausgabe

Name

Beschreibung

Datentyp

Name

Beschreibung

Datentyp

Gefundene Dokumente

Auflistung der IDs aller gefundenen Dokumente.

List of Guid

Variablen

Name

Beschreibung

Datentyp

Name

Beschreibung

Datentyp

agAccDocIdSearchResult

Variable, die das Ergebnis beinhaltet, um damit weiterarbeiten zu können.

List of Guid

Beispiele

Suchergebnis weiter verwenden

Als Ergebnis liefert die Aktivität eine Liste an Dokument-IDs (Typ List (of Guid)).

Diese IDs können Sie mit einem For Each durchlaufen und einzeln z.B. herunterladen oder einer einer Aufgabe für das WMS Portal zur Verfügung stellen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Konfigurieren Sie zunächst die “Dokument suchen” Aktivität

  • Fügen Sie eine ForEach-Aktivität ein

  • Legen Sie das “TypeArgument” für das Foreach auf Guid fest.

    • Eigenschaftenfenster öffnen

    • Auswahliste zu TypeArgument öffnen: “System.Guid” auswählen oder

    • “Nach Typ suchen…” und im Typenfenster nach “Guid” suchen und auswählen

  • Tragen Sie das Ergebnis der Suche in das Foreach ein

  • In der Foreach-Aktivität können Sie jetzt weitere Aktivitäten einfügen oder auch WMS Workflow starten und die ID als Parameter übergeben

 

 

 


Erweiterte Suche

Sie können die erweiterte Suche mit einem Suchtext und zusätzlichen Filtern verwenden. Es muss mindestens ein Filter (Suchtext, Ablageort, Filter auf Dokumenteigenschaften, z.B. Archiviert am).

Details zur Accantum-Suche und ihre Einstellungen können Sie im im DMS Wiki unter "Erweiterte Suche" nachlesen.

Zur Verfügung stehen folgende Filter:

Filter-Attribut

Datentyp

Anmerkung

Filter-Attribut

Datentyp

Anmerkung

Ablauf der Aufbewahrungsfrist

DateTime

Das DMS filtert nach dem Datum, die Zeitangabe wird ignoriert.

Analysestatus

EAnalysisState

EAnalysisState.NotAnalyzed, InProcess, Success, AnalysisError

Archiviert am

DateTime

Das DMS filtert nach dem Datum, die Zeitangabe wird ignoriert.

Datenschutz nach DSGVO

EDataProtectionLevel

EDataProtectionLevel.Undefined, None, PersonalData, SensitiveData

Dokumentart

EDocType

z.B: EDocType.PDFOrPDFA, Xml, Image

Dokumentdatum

DateTime

Das DMS filtert nach dem Datum, die Zeitangabe wird ignoriert.

Dokumentstatus

EDocState

z.B. EDocState.Complete, Pending, Archived

Einkommensteuerrelevant

bool

 

E-Mail-Datum

DateTime

Das DMS filtert nach dem Datum, die Zeitangabe wird ignoriert.

Erstellt am

DateTime

Das DMS filtert nach dem Datum, die Zeitangabe wird ignoriert.

Geändert am

DateTime

Das DMS filtert nach dem Datum, die Zeitangabe wird ignoriert.

Kategorie

Guid

hier können Sie eine Variable aus den DMS-Zuordnungen verwenden

Sozialversicherungsrelevant

bool

 

Umsatzsteuerrelevant

bool

 


Attributsuche

Um eine Attributsuche auszuführen gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Wählen Sie aus den DMS-Zuordnungen die gewünschten Attribute

  • Jetzt können Sie in der Aktivität unter “Attribute konfigurieren” die Attribute hinzufügen:

    • Wählen Sie aus der Auswahlliste ein Attribut

    • AB WMS 1.1.3 Wählen Sie einen Suchoperator aus (z.B. ist gleich, größer als , nicht gleich)

    • Geben Sie einen Wert dazu an (je nach Attributtyp ist hier auch der Werttyp zu beachten)

    • Klicken Sie “+”, um das Attribut der Liste hinzuzufügen

 

Hinweise

  • Alle angegeben Sucheinstellungen sind mit “Und” verknüpft, d.h. auf das Dokument müssen alle von Ihnen eingetragenen Attributfilter zutreffen.

  • Eine Suche nach “nichts” ermöglicht das DMS nicht. Attribute ohne Wert werden daher ignoriert.

  • Um nach Auswahllisteneinträge zu suchen müssen Sie ebenfalls eine Zuordnung für den Auswahllisteneintrag anlegen (die Aktivität erfordert hier ist eine Guid)

  • Wenn Sie Zuordnungsvariablen zu Attributen entfernen oder ändern (z.B. nach einer Neuzuordnung über Namensabgleich nach einem Import), dann passt das WMS automatisch die Variablen in dieser Aktivität an bzw. entfernt sie. WMS 1.1.3

Operatoren WMS 1.1.3DMS 7.0.4

Je nach Attributtyp stehen Ihnen unterschiedliche Operatoren zur Verfügung (siehe Tabelle).

  • Für die Operatoren “Zwischen” und “nicht zwischen” müssen zwei Werte angegeben werden. Sollte einer der Werte nicht befüllt oder leer sein, dann espricht es eine Sicher mit “größer gleich” bzw. “kleiner gleich”

  • Als Standard werden (in alles WMS und DMS Versionen) folgende Operatoren verwendet

    • “=” für Text, Ja/Nein, Guid, Auswahlliste (einfach)

    • “zwischen” für datum und Zahlen

    • “In” für Mehrfachauswahllisten

"

Operator

Bedeutung

Operator

Bedeutung

=

ist genau gleich dem Suchttext

Text, Datum, Ja/Nein, Zahlen, Guid, Auswahlliste (einfach)

<>

nicht gleich dem Suchttext

Text, Datum, Ja/Nein, Zahlen, Guid, Auswahlliste (einfach)

>, >=

größer, größer gleich

Datum, Zahlen

<, <=

kleiner, kleiner gleich

Datum, Zahlen

Zwischen

zwischen zwei Werten

Datum, Zahlen

Nicht zwischen

außerhalb zweier Werte

Datum, Zahlen

Like

Muss den Suchttext enthalten

Text

Not Like

Darf den Suchttext nicht enthalten

Text

In

Einer der angegeben Werte ist enthalten

Auswahlliste (mehrfach)

Nicht in

Keiner der angegeben Werte ist enthalten

Auswahlliste (mehrfach)


Suche in mehreren Ablageorten

Mit dem Haken “An mehreren Orten suchen” können Sie in Form einer Liste mehrere Ablageort angeben, in denen gesucht werden soll. Legen Sie sich dazu eine Liste mit string-Werten an:

Wichtig: Die Liste muss initialisiert werden: Setzen Sie dazu in der Spalte “Standard” den Wert auf “new List (Of String)”.

Mit der "Add to collection" - Aktivität fügen Sie die gewünschten Ablageorder hinzu.

Zuletzt müssen Sie die Listen-Variable in die Suchen-Aktivität unter “Ablageorte (Liste)“ eintragen:

 

Kürzere Variante:

Wenn Bereits alle Ablageorte bekannt sind, können Sie alternativ zum Anlegen der Variable und den Collection-Aktivitäten, die Liste mit Ablageorten gleich in der Aktivität angeben.

new List (of string) from { “Ablageorte\Contopor“, “Ablageorte\Accantum“ }“

 

 


Suchvorlage verwenden

Mit der Aktivität können Sie auch eine bereits konfigurierte Suchvorlage aus dem DMS verwenden. Es werden allerdings nur Vorlagen für die erweiterte Suche unterstützt. Entsprechend werden bei den Zuordnungen keine Vorlagen der Attributsuche gelistet.


Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Wählen Sie aus den DMS-Zuordnungen die gewünschte Suchvorlage

  • Tragen Sie die Zuordnungs-Variable in das Feld "Suchvorlage" ein.

  • Geben Sie einen Suchtext ein

 

 

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