Dokumente suchen (DMS)
Inhalt
Sucht im [accantum] DMS nach Dokumenten mit den angegebenen Attributen oder dem angegebenen Suchtext und liefert die IDs der gefundenen Dokumente zurück.
Für die Auflistung an Attributen bei einer Attributsuche sind die Attribute aus den Zuordnungen nötig. Wird eine Variable mit einer Attribut-Zuordnung entfernt, wird das Attribut auch aus der Suche entfernt.
Die Aktivität greift bereits zur Designzeit auf die eingestellte DMS-Verbindung zu, um die Zuweisungen zu den Attributen zu prüfen.
Wms 1.1.3 Wenn ein Ablageort angegeben wird, dann wird ein Fehler geworfen, sofern dieser nicht existiert. Wird eine Liste von Ablageorten angegeben, dann wird ein Fehler nur dann geworfen, wenn keiner der Ablageorte existiert. Ansonsten wird nur in den vorhandenen Ablageorten gesucht, die nicht vorhandenen Ablageorte werden ignoriert.
Eigenschaften
Eingabe
Name | Beschreibung | Datentyp | Erforderlich |
|---|---|---|---|
Ablageort | Vollständiger Pfad eines Ablageorts im DMS | String |
|
Ablageorte (Liste) | Alternativ zu einem Ablageort kann auch eine Liste mehrerer Ablageorte (jeweils der komplette Pfad) angegeben werden. Ab WMS 1.1.3: Wenn keiner der angegeben Ablageorte gefunden wird, endet die Aktivität mit einem Fehler. | List of string |
|
Unterordner durchsuchen | Kennzeichen, ob auch in allen Unterordnern nach Dokumenten gesucht werden soll. Das Kennzeichen steht nur bei der erweiterten Suche und Attributsuche zur Verfügung. Bei Verwendung einer Suchvorlage muss dies in der Suchvorlage selbst konfiguriert werden. (Vor der DMS Version 7.0.2 ist die Suche nicht rekursiv.) | Bool | |
Max. Suchtreffer | Maximale Anzahl der Suchtreffer (Standardwert: 100) | Int32 |
|
Art der Suche | Wählen Sie hier, welche Suche Sie ausführen wollen. Zur Wahl stehen die Attributsuche, die erweiterte Suche und eine Suche mit einer Suchvorlage | Auswahlliste |
|
Index-Suche | Kennzeichen, ob es sich um eine Volltextsuche handelt. Wenn false, dann wird eine "LIKE-Suche" ausgeführt (für erweiterte Suche und Attributsuche). | Bool | |
Exakter Vergleich | Wird diese Option gewählt, werden nur Suchergebnisse angezeigt, die exakt den gleichen Wortlaut enthalten und genauso geschrieben sind (Groß- und Kleinschreibung) (nur für erweiterte Suche und Attributsuche) | Bool | |
Suchtext | Text, nach dem gesucht werden soll (nur für erweiterte Suche) | String | |
Sucheinstellungen | Filtereinstellungen für die erweiterte Suche bzw. Attribute für die Attributsuche | Auswahlliste |
|
Suchvorlage | Optionale Suchvorlage. Der Zugriff auf eine Suchvorlage erfolgt über die Zuordnungen zum [accantum] DMS Für die Suche per Suchvorlage können nur Vorlagen für die erweiterte Suche verwendet werden. Entsprechend werden bei den Zuordnungen keine Vorlagen der Attributsuche gelistet. | Guid |
|
Ausgabe
Name | Beschreibung | Datentyp |
|---|---|---|
Gefundene Dokumente | Auflistung der IDs aller gefundenen Dokumente. | List of Guid |
Variablen
Name | Beschreibung | Datentyp |
|---|---|---|
agAccDocIdSearchResult | Variable, die das Ergebnis beinhaltet, um damit weiterarbeiten zu können. | List of Guid |
Beispiele
Suchergebnis weiter verwenden
Als Ergebnis liefert die Aktivität eine Liste an Dokument-IDs (Typ List (of Guid)).
Diese IDs können Sie mit einem For Each durchlaufen und einzeln z.B. herunterladen oder einer einer Aufgabe für das WMS Portal zur Verfügung stellen.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Konfigurieren Sie zunächst die “Dokument suchen” Aktivität
Fügen Sie eine ForEach-Aktivität ein
Legen Sie das “TypeArgument” für das Foreach auf Guid fest.
Eigenschaftenfenster öffnen
Auswahliste zu TypeArgument öffnen: “System.Guid” auswählen oder
“Nach Typ suchen…” und im Typenfenster nach “Guid” suchen und auswählen
Tragen Sie das Ergebnis der Suche in das Foreach ein
In der Foreach-Aktivität können Sie jetzt weitere Aktivitäten einfügen oder auch WMS Workflow starten und die ID als Parameter übergeben
Erweiterte Suche
Sie können die erweiterte Suche mit einem Suchtext und zusätzlichen Filtern verwenden. Es muss mindestens ein Filter (Suchtext, Ablageort, Filter auf Dokumenteigenschaften, z.B. Archiviert am).
Details zur Accantum-Suche und ihre Einstellungen können Sie im im DMS Wiki unter "Erweiterte Suche" nachlesen.
Zur Verfügung stehen folgende Filter:
Filter-Attribut | Datentyp | Anmerkung |
|---|---|---|
Ablauf der Aufbewahrungsfrist | DateTime | Das DMS filtert nach dem Datum, die Zeitangabe wird ignoriert. |
Analysestatus | EAnalysisState | EAnalysisState.NotAnalyzed, InProcess, Success, AnalysisError |
Archiviert am | DateTime | Das DMS filtert nach dem Datum, die Zeitangabe wird ignoriert. |
Datenschutz nach DSGVO | EDataProtectionLevel | EDataProtectionLevel.Undefined, None, PersonalData, SensitiveData |
Dokumentart | EDocType | z.B: EDocType.PDFOrPDFA, Xml, Image |
Dokumentdatum | DateTime | Das DMS filtert nach dem Datum, die Zeitangabe wird ignoriert. |
Dokumentstatus | EDocState | z.B. EDocState.Complete, Pending, Archived |
Einkommensteuerrelevant | bool |
|
E-Mail-Datum | DateTime | Das DMS filtert nach dem Datum, die Zeitangabe wird ignoriert. |
Erstellt am | DateTime | Das DMS filtert nach dem Datum, die Zeitangabe wird ignoriert. |
Geändert am | DateTime | Das DMS filtert nach dem Datum, die Zeitangabe wird ignoriert. |
Kategorie | Guid | hier können Sie eine Variable aus den DMS-Zuordnungen verwenden |
Sozialversicherungsrelevant | bool |
|
Umsatzsteuerrelevant | bool |
|
Attributsuche
Um eine Attributsuche auszuführen gehen Sie bitte wie folgt vor:
Wählen Sie aus den DMS-Zuordnungen die gewünschten Attribute
Jetzt können Sie in der Aktivität unter “Attribute konfigurieren” die Attribute hinzufügen:
Wählen Sie aus der Auswahlliste ein Attribut
AB WMS 1.1.3 Wählen Sie einen Suchoperator aus (z.B. ist gleich, größer als , nicht gleich)
Geben Sie einen Wert dazu an (je nach Attributtyp ist hier auch der Werttyp zu beachten)
Klicken Sie “+”, um das Attribut der Liste hinzuzufügen
Hinweise
Alle angegeben Sucheinstellungen sind mit “Und” verknüpft, d.h. auf das Dokument müssen alle von Ihnen eingetragenen Attributfilter zutreffen.
Eine Suche nach “nichts” ermöglicht das DMS nicht. Attribute ohne Wert werden daher ignoriert.
Um nach Auswahllisteneinträge zu suchen müssen Sie ebenfalls eine Zuordnung für den Auswahllisteneintrag anlegen (die Aktivität erfordert hier ist eine Guid)
Wenn Sie Zuordnungsvariablen zu Attributen entfernen oder ändern (z.B. nach einer Neuzuordnung über Namensabgleich nach einem Import), dann passt das WMS automatisch die Variablen in dieser Aktivität an bzw. entfernt sie. WMS 1.1.3
Operatoren WMS 1.1.3DMS 7.0.4
Je nach Attributtyp stehen Ihnen unterschiedliche Operatoren zur Verfügung (siehe Tabelle).
Für die Operatoren “Zwischen” und “nicht zwischen” müssen zwei Werte angegeben werden. Sollte einer der Werte nicht befüllt oder leer sein, dann espricht es eine Sicher mit “größer gleich” bzw. “kleiner gleich”
Als Standard werden (in alles WMS und DMS Versionen) folgende Operatoren verwendet
“=” für Text, Ja/Nein, Guid, Auswahlliste (einfach)
“zwischen” für datum und Zahlen
“In” für Mehrfachauswahllisten
"
Operator | Bedeutung | |
|---|---|---|
= | ist genau gleich dem Suchttext | Text, Datum, Ja/Nein, Zahlen, Guid, Auswahlliste (einfach) |
<> | nicht gleich dem Suchttext | Text, Datum, Ja/Nein, Zahlen, Guid, Auswahlliste (einfach) |
>, >= | größer, größer gleich | Datum, Zahlen |
<, <= | kleiner, kleiner gleich | Datum, Zahlen |
Zwischen | zwischen zwei Werten | Datum, Zahlen |
Nicht zwischen | außerhalb zweier Werte | Datum, Zahlen |
Like | Muss den Suchttext enthalten | Text |
Not Like | Darf den Suchttext nicht enthalten | Text |
In | Einer der angegeben Werte ist enthalten | Auswahlliste (mehrfach) |
Nicht in | Keiner der angegeben Werte ist enthalten | Auswahlliste (mehrfach) |
Suche in mehreren Ablageorten
Mit dem Haken “An mehreren Orten suchen” können Sie in Form einer Liste mehrere Ablageort angeben, in denen gesucht werden soll. Legen Sie sich dazu eine Liste mit string-Werten an:
Wichtig: Die Liste muss initialisiert werden: Setzen Sie dazu in der Spalte “Standard” den Wert auf “new List (Of String)”.
Mit der "Add to collection" - Aktivität fügen Sie die gewünschten Ablageorder hinzu.
Zuletzt müssen Sie die Listen-Variable in die Suchen-Aktivität unter “Ablageorte (Liste)“ eintragen:
Kürzere Variante:
Wenn Bereits alle Ablageorte bekannt sind, können Sie alternativ zum Anlegen der Variable und den Collection-Aktivitäten, die Liste mit Ablageorten gleich in der Aktivität angeben.
new List (of string) from { “Ablageorte\Contopor“, “Ablageorte\Accantum“ }“
Suchvorlage verwenden
Mit der Aktivität können Sie auch eine bereits konfigurierte Suchvorlage aus dem DMS verwenden. Es werden allerdings nur Vorlagen für die erweiterte Suche unterstützt. Entsprechend werden bei den Zuordnungen keine Vorlagen der Attributsuche gelistet.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Wählen Sie aus den DMS-Zuordnungen die gewünschte Suchvorlage
Tragen Sie die Zuordnungs-Variable in das Feld "Suchvorlage" ein.
Geben Sie einen Suchtext ein
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